Экономисту в помощь: порядок заполнения формы 12-т «отчет по труду»

Кто должен представлять отчет?

Согласно Указаниям № 163 отчет обязаны представлять следующие коммерческие организации:

– юридические лица со средней численностью работников за календарный год свыше 100 человек, их обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс;

– малые организации со средней численностью работников за календарный год 16–100 человек, подчиненные государственным органам, а также организации, акции которых находятся в государственной собственности и переданы в управление государственным органам; их обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс.

Документ:
Указания по заполнению формы государственной статистической отчетности 12-т «Отчет по труду», утвержденные постановлением Белстата от 19.08.2013 № 163 (далее – Указания № 163).

Каковы сроки представления отчета?

Отчет является ежемесячным и представляется в орган государственной статистики в виде электронного документа или на бумажном носителе (по почте или нарочным).

Срок представления отчета – 12-е число после отчетного периода. Если последний день срока представления отчета приходится на субботу, воскресенье, государственные праздники и праздничные (нерабочие) дни, то днем окончания этого срока считается следующий за ними рабочий день.

Справочно:
отчет считается непредставленным в случае отсутствия подписи лица, ответственного за его составление и представление.

Правила составления отчета

Юридические лица, их обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс, составляют отчет, включая данные по входящим в их структуру подразделениям, не имеющим отдельного баланса, расположенным на одной с ними территории (район области, город областного подчинения, г. Минск).

Юридические лица, их обособленные подразделения, имеющие отдельный баланс, в структуре которых есть подразделения, не имеющие отдельного баланса, расположенные на другой территории (район области, город областного подчинения, г. Минск), составляют отдельный отчет по всем структурным подразделениям, не имеющим отдельного баланса, находящимся в пределах одной территории. При этом в реквизите «Сведения о респонденте» по строке «Территория нахождения структурного подразделения» указывается фактическое место нахождения данных подразделений (наименование района, города областного подчинения, г. Минск).

Справочно:
данные по обособленным подразделениям, находящимся за пределами территории Республики Беларусь, в отчете не отражаются.

Какие документы нужны для заполнения отчета?

Отчет составляется на основании:

– приказов (распоряжений) нанимателя (например, о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении трудового и социального отпусков, о дисциплинарном взыскании и др.);

– табелей или других документов учета использования рабочего времени работников;

– ведомостей по начислению заработной платы;

– листков нетрудоспособности и справок о временной нетрудоспособности;

– других первичных учетных и иных документов.

Как заполняются разделы отчета?

Отчет состоит из 5 разделов, которые заполняются в соответствии с Указаниями № 163. При этом следует руководствоваться Указаниями по труду.

Порядок заполнения разд. I «Численность работников, заработная плата и отработанное время»

Раздел I отчета по труду состоит из 2 таблиц.

В табл. 1 отражаются следующие показатели:

• стр. 01 – среднесписочная численность работников, которая определяется на основании численности работников списочного состава (без внешних совместителей и граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам).

В среднесписочную численность не включаются работники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет; не явившиеся на работу, неявки которых оформлены листками нетрудоспособности или справками о временной нетрудоспособности; находящиеся в отпусках без сохранения заработной платы, кроме находящихся в отпусках, предоставляемых по инициативе нанимателя, и др. (подп. 10.1 п. 10 Указаний по труду);

Важно!
Лица, принятые на работу на условиях неполного рабочего времени или переведенные по письменному заявлению работника на условия работы с неполным рабочим временем, отражаются пропорцио­нально отработанному времени (подп. 10.4 п. 10 Указаний по труду).

Лица, переведенные на работу на условиях с неполным рабочим временем по инициативе нанимателя, в среднесписочной численности работников отражаются как целые единицы (подп. 10.5 п. 10 Указаний по труду).

• фонд заработной платы работников:

– стр. 02 – списочного состава;

– стр. 03 – внешних совместителей;

– стр. 04 – несписочного состава, включая граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам.

Состав выплат, включаемых в фонд заработной платы, отражен в пп. 48–50 Указаний по труду.

Необходимо учесть следующие особенности:

– начисленные и зарезервированные суммы премий отражаются в фонде по мере их фактической выплаты;

– суммы, начисленные за трудовые и социальные отпуска, включаются в фонд заработной платы отчетного месяца только в сумме, приходящейся на дни отпуска отчетного месяца. Суммы, причитающиеся за дни отпуска в следующем месяце, включаются в фонд заработной платы следующего месяца;

– премия, компенсация за неиспользованный трудовой отпуск, материальная помощь и другие выплаты работникам, находящимся в отпуске по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им 3 лет и не включенным в среднесписочную численность, не отражаются в фонде заработной платы;

• стр. 05 – среднемесячная заработная плата;

• стр. 06 – число отработанных человеко-часов. Отражаются данные обо всех фактически отработанных работниками человекочасах, включая сверхурочные и отработанные в государственные праздники, нерабочие праздничные и выходные дни, как по основной работе, так и по работе по совместительству в этой же организации, включая часы работы в служебных командировках (кроме человеко-часов, отработанных внешними совместителями и гражданами, выполнявшими работу по гражданско-правовым договорам);

Важно!
Также в стр. 06 отражаются человеко-часы, отработанные работниками, состоящими в списочном составе как по основному трудовому договору, так и по договору на выполнение работ по совместительству или гражданскоправовому договору в этом же юридическом лице.

• стр. 07 – размер тарифной ставки 1-го разряда, фактически сложившийся в организации для всего персонала.

Справочно:
показатели «число отработанных человеко-часов» и «размер тарифной ставки 1-го разряда» заполняются в отчетах за январь – март, январь – июнь, январь – сентябрь, январь – декабрь.

При наличии в организации нескольких тарифных ставок 1-го разряда отражается средневзвешенный размер тарифной ставки 1-го разряда по организации в целом. Для исчисления средневзвешенного размера тарифной ставки 1-го разряда используется среднесписочная численность работников.

В табл. 1 отчета все вышеперечисленные показатели, за исключением размера тарифной ставки, заполняются по графам за последний месяц отчетного периода, за отчетный период и за аналогичные периоды прошлого года, размер тарифной ставки 1-го разряда – за последний месяц отчетного периода.

Таблица 2 отчета содержит справочную информацию.

Данные по стр. 11–12, 16–18 – показатели из табл. 2 «Справочная информация» заполняются в отчете за январь – декабрь. Строка 15 – показатель «Задолженность по кредитам и займам на выплату заработной платы по состоянию на 1-е число месяца, следующего за отчетным периодом».

Порядок заполнения разд. II «Списочная численность работников в среднем за период, средняя численность граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам, и внешних совместителей»

В табл. 3 отчета по графам и строкам отражаются следующие показатели:

• в гр. 1 – списочная численность работников в среднем за последний месяц отчетного периода (среднемесячная численность). Она исчисляется путем суммирования численности работников списочного состава за каждый календарный день последнего месяца отчетного периода, включая государственные праздники, нерабочие праздничные и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней в месяце.

В списочную численность работников в среднем за период не включаются работники, находящиеся в отпусках по беременности и родам, по уходу за ребенком до достижения им 3 лет, внешние совместители и граждане, выполнявшие работу по гражданско-правовым договорам;

• в гр. 2 – списочная численность работников в среднем за отчетный период. Она определяется путем суммирования среднемесячной численности работников за все месяцы, истекшие за отчетный период, и деления полученной суммы на число месяцев в отчетном периоде (п. 8 Указаний по труду);

• в гр. 3 и 4 – средняя численность граждан, выполнявших работу по гражданско-правовым договорам, которая определяется исходя из учета этих лиц за каждый календарный день как целых единиц в течение всего срока действия этого договора (п. 12 Указаний по труду);

Важно!
Не отражаются в гр. 3 и 4 данные о работниках списочного состава, заключивших гражданско-правовые договоры с этой же организацией.

• в гр. 5 и 6 – средняя численность внешних совместителей, которая исчисляется пропорционально фактически отработанному времени (п. 11 Указаний по труду).

Вышеперечисленные показатели распределяются по структурным подразделениям организации и отражаются в целом по подраз­делениям:

– находящимся на территории каждого города областного подчинения;

– находящимся на территории каждого района.

Данные по структурным подразделениям, по которым представляется отдельный отчет, в разд. II не отражаются.

В табл. 3 отчета все вышеперечисленные показатели заполняются по графам за последний месяц отчетного периода и за отчетный период.

Важно!
Работник, оформленный в пределах одной организации (включая обособленные подразделения) как внутренний совместитель, не включается в среднюю численность внешних совместителей.

Порядок заполнения разд. III «Работа в режиме вынужденной неполной занятости и движение работников списочного состава (без внешних совместителей)»

Раздел III представлен табл. 5, показатели в которой заполняются по гр. 1 (за отчетный месяц) и гр. 2 (за отчетный период).

В разд. III данные о работнике, который в течение отчетного периода несколько раз переводился на работу с неполным рабочим временем, имел более одного отпуска по инициативе нанимателя или несколько раз находился в целодневном простое, отражаются только один раз. Если работнику в отчетном периоде предоставлялся отпуск или он переводился на работу на условиях неполного рабочего време­ни (по инициативе нанимателя), или находился в целодневном простое, то данные об этом работнике отражаются по стр. 100, 102 или 106.

В табл. 5 отражаются:

– по стр. 104, 105 и 107 – данные в человеко-днях, приходящиеся на рабочие дни;

Важно!
По стр. 100–107 не отражаются данные о внутри­сменных простоях.

– стр. 110 – численность работников, с которыми в отчетном периоде заключен трудовой договор и прием на работу которых оформлен приказом нанимателя;

– стр. 111 – численность работников, принятых на дополнительно введенные рабочие места в результате реконструкции, расширения производства, увеличения сменности;

– стр. 116 – в гр. 2 – численность работников, принятых на высокопроизводительные рабочие места из числа принятых в отчетном периоде на дополнительно введенные рабочие места в результате реконструкции, расширения производства, увеличения сменности;

– стр. 112 – численность уволенных из организации работников независимо от оснований прекращения трудового договора, увольнение которых оформлено приказом;

– стр. 114 – численность работников, уволенных за прогул и другие нарушения исполнительской и трудовой дисциплины;

– стр. 115 – численность уволенных (переведенных, пере­мещенных) работников из числа ранее принятых в отчетном периоде на дополнительно введенные рабочие места в результате реконструкции, расширения производства, увеличения сменности в случае исключения из штатного расписания соответствующих штатных единиц.

Порядок заполнения разд. IV «Численность и фонд заработной платы отдельных категорий работников»

В разд. IV заполняется табл. 6 отчета, в которой отражаются следующие данные:

– в стр. 120–122 – о педагогических работниках всех учреж­дений образования, иных организаций, осуществляющих образовательную деятельность;

– в стр. 123–124 – о медицинских работниках.

Порядок заполнения разд. V «Численность и фонд заработной платы работников по видам экономической деятельности»

В разд. V отражаются:

– среднесписочная численность работников;

– фонд заработной платы работников списочного состава и внешних совместителей;

– списочная численность работников в среднем за период;

– средняя численность граждан, выполнявших работу по граж­данско-правовым договорам;

– средняя численность внешних совместителей по видам экономической деятельности, осуществляемым в организации.

В графе А по свободным строкам 131 указывается наименование осуществляемых организацией видов экономической деятельности, в графе Б по данным строкам – их коды в соответствии с ОКРБ 005-2011.

Практический пример по заполнению отчетности 12-т «Отчет по труду» за январь – июнь 2020 года

На примере рассмотрим порядок заполнения отчетности, рассчитаем показатели, заполним отчет по труду.

Шаг 1. Рассчитываем показатели численности.

Показатели среднесписочной и списочной численности будем рассчитывать на основании табеля учета использования рабочего времени за июнь 2020 г. (см. табл. 1 на с. 34–35). Для удобства и наглядности в табеле указаны сведения о размере тарифной ставки 1-го разряда.

Все работники нашей организации, которые работают неполное рабочее время, или приняты на неполное рабочее время, или пере­ведены по собственной инициативе, в расчете среднесписочной чис­ленности отражаются пропорционально отработанному времени.

Таблица 1

Табель учета использования рабочего времени за июнь 2020 года

На основании табеля учета использования рабочего времени составим вспомогательную таблицу расчета среднесписочной и списочной численности за июнь (см. табл. 2).

Таблица 2

Расчет среднесписочной и списочной численности

Кроме того, заключен гражданско-правовой договор на выполнение работ с 1 по 19 июня. Средняя численность за июнь – 0,6.

Внешний совместитель отработал 72 ч. Средняя численность равна 0,4.

Рассчитаем в табл. 3 показатели численности работающих с начала года.

Таблица 3

Расчет показателей численности с начала года

Шаг 2. Рассчитываем фонд заработной платы.

Согласно сводной ведомости по начислению заработной платы за июнь (см. табл. 4) работникам начислены следующие суммы. Для наглядности в табл. 4 указано, включается ли в фонд оплаты труда данный вид начислений, а в комментарии сделана ссылка на пункт в Указаниях по труду.

Важно!
При заполнении форм отчета показатели численности работающих в формах государственных статистических наблюдений нужно отражать в целых числах (п. 3 Указаний по труду).

Таблица 4

Сводная ведомость начислений за июнь

Итого фонд оплаты труда за июнь равен 39,5 тыс. руб., с начала года (суммируем с данными учета 5 месяцев) – 225,8 тыс. руб.

При заполнении статистических показателей по труду, начиная с отчетов за февраль 2020 г., необходимо учитывать изменения, произошедшие в связи с введением в действие Указаний по труду, и особое внимание уделить выплатам, которые ранее относились к фонду заработной платы.

Точно так же просчитываем фонд оплаты труда за аналогичные периоды прошлого года. У нас за июнь 2019 г. фонд оплаты труда равен 36,2 тыс. руб., с начала года – 213,0 руб.

Аналогично рассчитываем фонд оплаты труда граждан, выполняющих работу по гражданско-правовым договорам, и внешних совместителей.

Важно!
Если в отчетном периоде имело место изменение методологии расчета статистических показателей по труду, то данные за отчетный период и за соответствующий отчетный период прошлого года приводятся исходя из методологии, принятой в отчетном периоде (п. 8 Указаний № 163).

Шаг 3. Рассчитываем среднемесячную заработную плату.

Среднемесячная заработная плата рассчитывается по формуле, указанной в табл. 1 отчета по труду.

Шаг 4. Рассчитываем количество отработанных человеко-часов.

Информацию о количестве отработанных человеко-часов (кроме отработанных внешними совместителями и гражданами, выполнявшими работу по гражданско-правовым договорам) берем из табеля учета использования рабочего времени. В нашем случае – 5 620 чел.-ч за июнь, с начала года – 32 089 чел.-ч.

Аналогично рассчитываем данные за прошлый год.

Шаг 5. Рассчитываем размер тарифной ставки 1-го разряда, фактически сложившейся в организации для всего персонала.

В организации действуют две тарифные ставки 1-го разряда, поэтому отражается средневзвешенный размер тарифной ставки 1-го разряда по организации в целом. Для исчисления средневзвешенного размера тарифной ставки 1-го разряда используется среднесписочная численность работников.

Среднесписочная численность работников за июнь составила 34 человека, в т.ч. для 31 человека тарифная ставка 1-го разряда установлена в размере 55 руб., для 3 человек – 70 руб.

Средневзвешенный размер тарифной ставки 1-го разряда, установленный для всего персонала, составит 56,3 руб. ((55,0 руб. × × 31 чел. + 70 руб. × 3 чел.) / 34 чел.).

Шаг 6. Рассчитываем показатели движения работников списочного состава и работу в режиме неполной занятости.

На основании приказов по личному составу заполняем разд. III отчета по труду.

Шаг 7. Распределение работников и фонда заработной платы по видам экономической деятельности.

Организация осуществляла один вид экономической деятельности по ОКРБ 005-2011: переработка молока – 10511.

Шаг 8. Заполняем таблицы отчета 12-т.

Полученные показатели отражаем в разделах отчета.

Шаг 9. Подписываем статистическую отчетность и представляем в орган государственной статистики.

Представление отчета в виде электронного документа осуществляется с использованием специализированного программного обеспечения, которое размещается на официальном сайте Белстата: http://www.belstat.gov.by.

Отчет в виде электронного документа подписывается электронной цифровой подписью, сертификат открытого ключа проверки которой издан в Государственной системе управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь.

К сведению!

Белстат имеет право:

– проверять достоверность первичных статистических данных путем сопоставления их с данными первичных учетных и иных документов;

– получать от респондентов необходимые разъяснения и материалы в случае выявления искажений в данных государственной статистической отчетности;

– давать респонденту обязательные для исполнения указания об устранении выявленных искажений в данных государственной статистической отчетности.

Представление искаженных данных государственной статистической отчетности, несвоевременное представление (непредставление) такой отчетности влекут применение мер административной или уголовной ответст­венности в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь.

Внимание! Образцы заполнения разделов I-V отчета 12-т скачивайте в разделе «Документы».

Виктория Соколова, ведущий экономист по труду