В процессе хозяйственной деятельности с целью повышения эффективности труда, производительности и рентабельности, снижения убытков иногда может возникнуть необходимость в объединении структурных подразделений (отделов, участков, секторов и т.п.).
В статье рассмотрим, какие действия и документы необходимо выполнить и подготовить, чтобы объединить 2 необособленных структурных подразделения в одно.
1. Приказ (распоряжение) об объединении
Решение об объединении структурных подразделений принимается в зависимости от организационно-правовой формы организации учредителем организации, руководителем или иным лицом, которым в соответствии с уставом, контрактом предоставлено такое право. К примеру, в наиболее распространенных формах организации ОАО и ООО решение оформляется протоколом наблюдательного совета или протоколом собрания учредителей. В данных протоколах учредители, акционеры излагают сроки и формы объединения таких структурных подразделений.
Справочно: ОАО – открытое акционерное общество.
Справочно: ООО – общество с ограниченной ответственностью.
На основании оформленного решения учредителей, акционеров руководителем организации должен быть издан приказ (распоряжение) об объединении либо упразднении отделов, секторов, участков.
Пример приказа об объединении структурных подразделений:
2. Разработка новой организационной структуры и нового штатного расписания
Организационная структура – это внутренний документ, который, как правило, составляется в виде схемы, на которой можно определить подчиненность структурных подразделений.
Организационная структура может утверждаться двумя способами:
‒ посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи;
‒ издания распорядительного документа, приказа.
Оба способа имеют одинаковую юридическую силу (часть третья п. 52 Инструкции по делопроизводству). Наниматель вправе самостоятельно выбрать одну из предложенных форм утверждения документов.
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Пример организационной структуры:
УТВЕРЖДЕНО
приказ директора
от 01.07.2022 № 03-1/201
Организационная структура ООО «Солнышко»
При утверждении штатного расписания наниматель должен определиться с численным составом созданного отдела, штатными единицами, начальником вновь созданного структурного подразделения.
Аналогичным образом вносятся изменения в штатное расписание организации.
Пример приказа о внесении изменений в организационную структуру и утверждении нового штатного расписания:
3. Разработка положения о новом структурном подразделении
При разработке организационной структуры организации параллельно желательно разработать положение о созданном отделе, в котором отражаются:
1) структура отдела и подчиненности;
2) задачи и функции отдела;
3) права и обязанности отдела;
4) взаимосвязи отдела с другими структурными подразделениями;
5) ответственность отдела;
6) иные вопросы созданного отдела;
7) перемещения и переводы работников.
Если у работников изменяется только структурное подразделение без изменения прежней работы и ее условий (например, юрисконсульт сектора правовой работы переходит юрисконсультом в отдел правовой и кадровой работы) и не меняется местность, имеет место перемещение (часть первая ст. 31 ТК), которое оформляется соответствующим приказом о перемещении.
Пример приказа о перемещении:
Запись о перемещении работника на другое рабочее место может вноситься в его трудовую книжку в случае принятия нанимателем такого решения (п. 20 Инструкции по ведению трудовых книжек).
Документ: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция по ведению трудовых книжек).
Согласия работника, если не изменяются существенные условия труда, не требуется. Изменение структурного подразделения в трудовом договоре (контракте) оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору (контракту).
Важно: Если перемещение предполагает изменение режима рабочего времени и времени отдыха, размера заработной платы в сторону ее уменьшения и др., имеет место изменение существенных условий труда (ст. 32 ТК). При изменении существенных условий труда (к примеру, объема выполняемых работ либо направления деятельности, размера заработной платы в сторону уменьшения и т.п.) работник должен быть уведомлен как минимум за 1 месяц. При этом оформляется дополнительное соглашение к действующему трудовому договору (контракту), в котором отражаются новые условия труда. В случае отказа от работы в связи с изменением существенных условий труда работники подлежат увольнению (п. 5 части второй ст. 35 ТК) с выплатой выходного пособия в размере не менее 2-недельного среднего заработка (часть четвертая ст. 48 ТК).
Если же при объединении структурных подразделений для отдельных работников изменяется местность, например объединяются 2 участка, один из которых находится в г. Молодечно, в один, находящийся в г. Минске, то необходимо оформить перевод с письменного согласия работника.
Справочно: переводом признается поручение нанимателем работнику работы по другой квалификации, должности служащего (профессии рабочего) (за исключением изменения в соответствии с законодательством наименования должности служащего (профессии рабочего)) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя (ст. 321 ТК) либо в другой местности (за исключением служебной командировки) (часть первая ст. 30 ТК).
В случае если при изменении местности работник отказывается продолжать работу, должна быть начата процедура увольнения работника по сокращению численности (п. 1 ст. 42 ТК).
В случае если не меняется должность, трудовой договор (контракт) с работником ни при переводе, ни при перемещении не перезаключается, а вносятся только необходимые изменения в действующий трудовой договор (контракт) дополнительным соглашением.
5. Назначение руководителя нового структурного подразделения
При объединении структурных подразделений в основном возникает проблема с назначением начальника нового структурного подразделения. При этом необходимо обратить внимание, что обоим начальникам ранее действовавших структурных подразделений (в нашем случае – сектора кадровой работы и сектора правовой работы) необходимо выдать уведомление о сокращении должности, в котором одному из них предложить оформление на должность начальника вновь созданного отдела.
Важно: Если до создания нового отдела осталось менее 2 месяцев, необходимых для уведомления работника о сокращении в соответствии с частью третьей ст. 43 ТК, наниматель может воспользоваться нормой части пятой ст. 43 ТК. При расторжении трудового договора в соответствии с п. 1 ст. 42 ТК наниматель вправе с согласия работника заменить предупреждение о предстоящем увольнении выплатой компенсации в размере 2-месячного среднего заработка. При этом, если инициатива в достижении такого соглашения исходит от нанимателя после предупреждения работника о предстоящем увольнении, компенсация выплачивается пропорционально времени, оставшемуся до окончания 2-месячного срока предупреждения (часть пятая ст. 43 ТК).
При выборе нового начальника вновь созданного отдела наниматель должен руководствоваться нормами ст. 45 ТК о преимущественном праве на оставление на работе в случае сокращения численности или штата работников, отдавая в первую очередь преимущество работнику с более высокой квалификацией, опытом и производительностью.
Определившись с начальником, при наличии согласия работника необходимо оформить перевод на новую должность работнику с перезаключением трудового договора (контракта) (часть шестая ст. 30 ТК).
Второму работнику при наличии вакантной должности предлагается перевод на нее, а при отсутствии вакансии или отказе от перевода он подлежит увольнению по п. 1 ст. 42 ТК с выплатой выходного пособия в размере не менее 3-кратного среднемесячного заработка (часть третья ст. 48 ТК).
Должностные инструкции на работников нового структурного подразделения, создаваемого путем объединения других структурных подразделений, разрабатываются и утверждаются лишь в случае, если в созданном отделе предусмотрены новые должности. В должностные инструкции работников, продолжающих трудовую деятельность в объединенном отделе, наниматель вносит изменения, а именно: указывает структурное подразделение, к которому относится соответствующая должность, а также вопрос подчиненности (указание на взаимосвязи и взаимоотношения по должности).
.png)
