Практика расчета оптимального количества работников финансового отдела

В целях предотвращения кадровых проблем финансовый директор либо руководитель организации должен грамотно составить штатное расписание. Для того чтобы оптимизировать штат финансового отдела, необходимо проанализировать объем работ и функциональную загруженность его работников, определить количество затрачиваемого времени для выполнения рабочих вопросов.

В связи с неоднозначностью определения стандартного набора функций финансового отдела в различных организациях отсутствует и какой-то шаблон соотношения количества сотрудников компании к числу штатных финансистов. Кроме того, штатное расписание финансового отдела внешне схожих организаций может сильно отличаться, что может быть связано в т.ч. с количеством функций контроля: чем больше контроля, тем больше трудозатраты.

Важно!
Знание времени, затрачиваемого на выполнение определенных работ, позволяет оценить эффективность работы сотрудников и помогает более рационально распределять нагрузку между ними.

Выбираем подход к определению трудозатрат

Существует несколько подходов к определению трудозатрат выполняемых операций, к которым прибегают в коммерческих организациях. Рассмотрим их кратко.

Первый подход. Можно найти необходимый норматив времени на интересующие нас операции в открытых источниках информации, результатах научных исследований, публикациях соответствующих институтов и т.д. Отрицательным фактором данного подхода является тот факт, что эти исследования зачастую проводятся на примере крупных организаций и соответственно далеко не всегда применимы к конкретной организации.

Второй подход. При помощи анализа производительности само­стоятельно разработать норматив, проведя необходимые измерения. Для этого можно воспользоваться:

– специальными программами наблюдения (когда работник не знает о проведении исследования, компьютерная программа отслеживает выполняемую работу и фиксирует трудозатраты);

– хронометражом с помощью секундомера;

– самофотографией – учет рабочего времени выполняет сам сотрудник путем представления информации о затратах времени на ту или иную операцию.

Третий подход – опытно-статистический метод – норматив устанавливается исходя из личного опыта и здравого смысла разработчика.

Первых два подхода применяют для часто повторяющихся операций, например сканирование, акты сверки и обработка вводимых документов.

Важно!
Важными в расчете оптимального количества сотрудников являются:
– уровень мотивации сотрудников;
– автоматизация процессов;
– дисциплина в организации;
– количество затрачиваемого времени сотрудником на выполнение рутинных работ.

Расчет трудозатрат на выполнение часто повторяющихся операций

В целях проведения нормирования труда первостепенной задачей является определение самого трудозатратного процесса. Нет смысла пытаться нормировать все функции и операции. Поэтому сначала необходимо выделить в работе сотрудников финансового отдела постоянно повторяющиеся рутинные операции, которые не требуют творческого решения и которые можно оценить количественно, а также ту часть работ, которая не подлежит автоматизации и требует высокой компетенции при принятии решений. Для этих операций разрабатываются нормативы.

Предположим, что в организации приняли решение разработать нормативы самостоятельно при помощи хронометражных наблюдений. Тогда суммарный объем трудозатрат на проведение постоянно повторяющихся рутинных операций сотрудниками финансового отдела можно рассчитать в таблице (см. табл. 1).

Таблица 1

Расчет суммарных затрат времени на выполнение рутинных, ежемесячно повторяющихся операций

Непосредственно из практики работы

Не всегда изменение финансово-экономических результатов работы организации влияет на объем работ сотрудников. Так, например, численность финансового отдела не всегда будет меняться от варьирования выручки.

Пример. В двух рассматриваемых организациях выручка выросла с 10 тыс. руб. в день до 100 тыс. руб. Однако увеличение выручки необязательно будет означать увеличение объема работ сотрудников.

Так, в первой организации сотрудник первоначально выставлял лишь один счет на 10 тыс. руб. Поэтому вполне возможно, что покупатель на прежних условиях просто увеличил объем закупок. В этом случае сотрудник по-прежнему будет выставлять лишь 1 счет в день на 100 тыс. руб., что никак не отразится на его трудозатратах.

Во второй организации для того, чтобы получить выручку в 10 тыс. руб., необходимо было выставить 1 000 счетов по 10 руб. Соответственно при увеличении выручки до 100 тыс. руб. количество счетов может увеличиться до 10 000. При таком положении дел количество штатных работников второй организации необходимо пересмотреть.

Расчет трудозатрат на выполнение периодически повторяющихся операций

Итак, мы определили трудоемкость часто повторяющихся операций, которые занимают бóльшую часть рабочего времени работников. Остались периодически повторяющиеся операции, которые также необходимо определить для расчета численности.

Периодически повторяющиеся операции могут быть запланированными и незапланированными. Незапланированные операции сложно оценить по времени. Например, внеплановая налоговая проверка, запросы со стороны органов государственного управления. В связи с этим необходимо планировать резервное время на такие непредвиденные работы.

Запланированные периодически повторяющиеся операции могут быть ежемесячные, полугодовые и т.д.

После того как составлен список таких операций и периодичность их выполнения, необходимо также составить на них норматив времени одним из указанных выше подходов.

Пример такого норматива с расчетом суммарных затрат времени с учетом периодичности выполняемых операций приведен в табл. 2.

Таблица 2

Расчет затрат времени с учетом периодичности выполняемых функций

Руслан Веко, директор РЦПИ г. Минска, канд. экон. наук, DipIAS