Выявляем потери рабочего времени с помощью самофотографии рабочего дня

Содержание:

·

• Этапы проведения самофотографии
• Методы фиксации данных самофотографии
• Что делать с результатами наблюдений?
• Плюсы и минусы метода самофотографии рабочего дня

Описание затрат рабочего времени в течение рабочей смены путем наблюдения и последовательной фиксации всех данных в рабочих листах называют фотографией рабочего времени. Считается, что фотография рабочего времени, выполняемая сторонним наблюдателем (нормировщиком), является более объективной, чем та, которую составляет сам работник (самофотография). Однако лучше знает проблемы рабочего места именно сам сотрудник, который на нем работает. Поэтому самофотография, при условии честного исследования, позволяет вскрыть то, что недоступно взгляду стороннего наблюдателя.

Справочно:
самофотография – метод изучения трудовых процессов, при котором сами исполнители кроме полезных затрат рабочего времени регистрируют также продолжительность и причины потерь рабочего времени на специальных бланках.

Основная цель проведения самофотографии сводится к оптимизации трудовой деятельности работников. С ее помощью происходят выявление и устранение потерь рабочего времени. К данным потерям относятся все затраты рабочего времени, которые не направлены на решение производственных задач. Это могут быть объективные причины, к примеру простой из-за не зависящих от сторон обстоятельств. Однако чаще всего потери происходят именно из-за нерационального использования рабочего времени.

Используя данные самофотографии сотрудника, руководитель получает подробную информацию о его загрузке, ритме работы и начинает лучше понимать, на какие задачи уходит время сотрудника. Также на основе полученных данных руководитель может получить общее представление о том, какой период, к примеру, нужен на выполнение взятого заказа.

В свою очередь, сотрудники, анализируя данные собственных наблюдений, учатся тайм-менеджменту и стараются правильно расставлять приоритеты по задачам, чтобы быть продуктивными.

Справочно:
составление карт самофотографии может осуществляться сотрудником на основе собственной инициативы или по назначению руководителя структурного подразделения.

Этапы проведения самофотографии

Этап 1. Определение целей самофотографии и согласование действий с руководством. Сюда входит в т.ч. и назначение ответственного в коллективе за проект «Самофотография рабочего времени», который будет помогать участникам, контролировать процесс, собирать бланки и потом их анализировать.

Этап 2. Формирование перечня видов работ для проведения исследования. Каждому виду работ присваивается индекс или номер для того, чтобы стандартизировать обозначения и упростить обработку результатов. При этом важно помнить, что учету, кроме затрат на выполнение производственных заданий, подлежат также различные перерывы в работе, подготовительно-заключительная работа и т.д.

Этап 3. Определение временного промежутка наблюдения. Отзывы экспертов и личный опыт автора говорят о том, что в среднем на данное исследование должно приходиться не менее 1 месяца. Это время необходимо, чтобы отдельные виды работ, характеризующиеся не частой повторяемостью, могли быть выполнены 12–15 раз для обеспечения репрезентативности исследования.

Этап 4. Формирование группы сотрудников, которые участвуют в исследовании. Подготовка приказа и ознакомление с ним персонала.

Этап 5. Подготовка бланков «самофотографии рабочего дня».

Этап 6. Инструктаж сотрудников по методике проведения. Особое внимание следует уделить психологической подготовке сотрудников. Важно провести воспитательную и мотивационную работу по объяснению целей и задач данного проекта, подробно показать технику заполнения бланков.

Например, можно подготовить и раздать участникам исследования вот такие инструкции-памятки:

Инструкция по заполнению бланков самофотографии рабочего времени

Дата_________________________________________________
Структурное подразделение_____________________________
Фамилия, имя, должность_______________________________

1. Самофотографию рабочего времени необходимо проводить в период

с _______по________

2. Следует фиксировать все выполняемые в течение рабочего дня виды работ.
3. Время начала выполнения следующей операции является временем окончания предыдущей.

  Скачать инструкцию здесь >>>

Этап 7. Проведение исследования.

Сюда входит:

– заполнение бланков «самофотографии» в режиме текущего времени;

– ежедневная сдача заполненных бланков;

– предварительный просмотр заполненных бланков ответственным лицом с целью выявления неточностей и ошибок и оперативного внесения изменений.

Этап 8. Обработка результатов исследования. Она включает в себя подсчет данных в разрезе, необходимом исследованию: по работникам, по видам работ, по отделам, по времени, по категориям и т.д. В обработку результатов также входят интерпретация данных и подготовка рекомендаций по управленческим решениям. Итоговые данные можно оформить в виде диаграмм, таблиц.

Методы фиксации данных самофотографии

Можно выделить 2 способа фиксации времени при самофотографии рабочего дня:

1) графический – потраченное время сотрудника на работу или отдых фиксируется в виде отрезка прямой линии, расположенного на временной сетке;

2) табличный – по текущему времени сотрудник фиксирует в таблице время начала и окончания выполнения рабочих заданий.

Чтобы руководство могло проанализировать данные, сотрудники должны фиксировать:

– все этапы выполнения задачи: подготовка к заданию, выполнение, завершающий этап;

– временные потери: обед, кофе-брейк и др.;

– время, которое сотрудник тратит на выполнение каждого задания.

Скачать пример карты самофотографии рабочего дня >>>

Что делать с результатами наблюдений?

Получив данные из самофотографий сотрудников, руководитель сможет:

– определить реальную загруженность специалистов. Данная информация необходима для оптимизации численности;

– понять, почему срывается план выполнения заданий, и определить сотрудников, которые в этом виновны;

– пересмотреть режим рабочего времени. Например, выделить достаточное количество времени на обед, кофе-брейки, другие перерывы;

– разработать стратегию повышения производительности труда сотрудников и помочь им научиться рационально использовать рабочее время.

Руководство компании будет иметь подробное представление о том, на какие задачи уходит рабочее время сотрудников, чтобы впоследствии внести необходимые корректировки в процесс управления. Благодаря этому повысится не только производительность работников, но и успешность компании.

Плюсы и минусы метода самофотографии рабочего дня

Преимущества самофотографии

Основным преимуществом метода самофотографии в сравнении с другими методами является простота его проведения. Данная процедура не требует много лишних затрат, проводится собственными силами компании без привлечения сторонних экспертов.

Справочно:
учет и обработка данных самофотографии может осуществляться как в ручном режиме, так и посредством компьютера.

Также к плюсам метода можно отнести следующие факторы:

– благодаря самофотографии руководитель может оперативно отслеживать ошибки или неправильно распределенное время сотрудников и быстро принимать меры по устранению проблем;

– метод самофотографии подходит для применения в самых разных индустриях: IT, производственные объекты, бюджетные организации, логистические центры и т.д.;

– для самого сотрудника информация карты самофотографии является возможностью наглядно оценить, на что уходит его рабочее время. Это позволяет улучшить собственную производительность и пересмотреть те аспекты, которые требует неоправданно высоких временных затрат.

Недостатки самофотографии

1. Сотрудники тратят много времени на заполнение отчетности в рабочее время. Из-за этого могут страдать их продуктивность и скорость выполнения задач.

2. Руководитель не может быть полностью уверен в том, что сотрудник представляет достоверную информацию. Метод самофотографии подходит для ответственных и мотивированных людей, которые хотят повысить продуктивность не только для работодателя, но и для себя самого.

К недостаткам такого учета относят и следующие аспекты:

– частое недовольство коллектива проведением исследования, особенно при формальном подходе и отсутствии объяснений и мотивации со стороны службы персонала;

– не всегда потери и временные рамки производства могут быть зафиксированы максимально точно;

– без обратной связи и последующих управленческих решений не даст изменений в области повышения результативности.

Светлана Матылевич, заместитель начальника службы по работе с персоналом розничной торговой сети