Фотография рабочего дня офисных сотрудников

В этой статье я постараюсь подробно рассказать вам о таком инструменте нормирования труда, как фотография рабочего дня. Это один из самых почитаемых мною методов нормирования. Несмотря на всю свою трудоемкость и психологическую (со стороны наблюдаемого) напряженность, этот метод дает огромное количество информации для анализа трудовых и технологических процессов. На основании полученных данных можно оптимизировать не только численность, но и, что является самым интересным, производственные процессы. Многие из вас наверняка использовали данный инструмент, и достаточно успешно. Но тем, кому предстоит изучать этот метод, думаю, будет очень интересно. Хотя и профессионалы тоже найдут для себя что-то новое!

С уважением, Александр Кокоткин

Теоретическая подготовка

Наверно, ознакомление с методами нормирования труда нужно начать с изучения процессов. На первый взгляд кажется, что изучение данного раздела не стоит затраченного времени, но в нем заложены основы нормирования труда. Изучая виды процессов, вы поймете, что и как нужно описывать при подготовке к проведению фотографии рабочего дня. Да и объяснять наблюдаемым сотрудникам, что вы не надсмотрщик, а исследователь, вам станет легче.

Досье:
Александр Кокоткин является опытнейшим специалистом-практиком в области нормирования труда.

Свою трудовую деятельность он начинал в 1999 г. на Новолипецком металлургическом комбинате (г. Липецк, Россия). Затем в разные годы работал в пищевой промышленно­сти (производство мясных продуктов, кондитерская фабрика) и телекоммуникациях; в настоящее время – эксперт в одном из крупнейших банков России ОАО «Банк Москвы».

Везде и во всех компаниях протекают производственные процессы. Если рассматривать работника, средство труда и предмет труда как целостную систему, то производственным процессом будет являться совокупность действий работника и средств труда, в результате которой предмет труда превращается в готовую продукцию или услугу в определенные сроки. Любой производственный процесс имеет 2 стороны: труд и технологию. Технологический процесс – это взаимодействие средства труда с предметом труда, т.е. непосредственное изменение формы или свойств предмета труда. Трудовой процесс – это взаимодействие работника со средствами труда для выполнения технологического процесса (см. рис. 1).

Каждый процесс, в свою очередь, делится на мелкие составляющие. Я за основу обычно беру принцип последовательного деления: функция делится на работу, работа делится на трудовые операции, далее на трудовое действие и в конце на трудовое движение (см. схему). Для офисных сотрудников, как правило, хватает деления до трудовой операции. Дальше делить бессмысленно.

Для рабочих профессий, вернее для описания более сложных процессов и разработки более точных норм, детализация процессов должна быть более высокой. Перечитав много разнообразной литературы, я подобрал определения для функции, работы и операции. Делюсь своими наработками с вами.

Трудовая операция – это единица трудовой деятельности сотрудника, часть работы, осуществляемая непрерывно одним сотрудником (или группой) на одном рабочем месте. Трудовая операция характеризуется постоянством предмета труда, рабочего места и исполнителя. При изменении двух последних условий работа над одним предметом труда делится на отдельные операции.

Работа – законченная совокупность трудовых операций, производимых последовательно и связанных между собой единым целевым назначением. Обычно работу можно измерить по результату труда, т.е. деятельность сотрудника имеет ярко выраженный результат в виде конкретного продукта.

Функция – часть трудового процесса, состоящая из отдельных этапов или серии этапов, каждый из которых считается отдельной работой.

Непосредственно из опыта работы

Из всего этого следует, что предметом изучения всех исследований является не сам работник, а труд, который он выполняет! О, сколько раз меня выручало вышесказанное определение. В дополнение к этому достаточно кратко изучить функционал наблюдаемого сотрудника и можно смело идти наблюдать. Работник через полчаса успокаивается и начинает общаться с тобой как с равным, а то и как наставник. Вот тут-то не теряй времени, выведывай все!

Теперь, зная виды процессов и их деление, вернемся к нашей основной теме.

Каковы основные цели проведения фотографии?

Фотография рабочего дня – вид изучения рабочего времени наблюдением и измерением всех без исключения затрат на протяжении рабочего дня или отдельной его части. Поэтому основной целью являются:

– выявление потерь рабочего времени, установления их причин и разработка мероприятий по совершенствованию организации труда за счет устранения потерь и нерациональных затрат времени;

– получение исходных данных для разработки нормативов подготовительно-заключительного времени, времени на отдых и личные надобности, нормативов обслуживания;

– получение исходных материалов с целью установления наиболее рациональной организации рабочих мест и их обслуживания.

Методика проведения фотографии

Собственно методика проведения фотографии рабочего включает в себя несколько этапов, выполнение которых позволит прове­сти исследования на должном уровне. Названия этих этапов самые обыкновенные: подготовительный, проведение наблюдений, обработка полученных результатов, анализ результатов наблюдений и отчет о проведенных наблюдениях.

Далее постараюсь описать все этапы подробнее, описывая каждый этап отдельно и выделяя важные моменты.

Подготовительный этап

Чем лучше подготовишься, тем легче, быстрее и плодотворнее пройдут наблюдения.

Соответственно и обработать полученную информацию будет проще.

Сначала определяем цель наблюдений. Она может быть разной: анализ загруженности, расчет норм труда, определение зоны обслуживания и т.д. После определения цели собираем первичную информацию о производственном процессе:

– описание и состав процесса;

– результат процесса;

– оборудование, на котором происходит процесс;

– количество исполнителей процесса;

– распределение этапов процесса по конкретным исполнителям;

– документы, регламентирующие трудовую деятельность и технологию процесса, определение основных показателей;

– определение фиксажных точек начала и окончания операций процесса, т.е. резко выраженных моментов начала и конца выполнения операций или категорий затрат времени;

– определение количества дней наблюдений.

Описание трудовых процессов начинается с определения функций сотрудника.

Непосредственно из опыта работы

Функции сотрудника можно брать из должностных инструкций. Но, как показывает практика, должностные инструкции разрабатываются только для галочки и не несут в себе серьезной информации. Тогда нужно договариваться о встрече с руководителем исследуемого подразделения и описывать совместно с ним и его сотрудниками всю выполняемую ими работу. Этот случай хорош тем, что позволяет провести «разведку без боя». Вы непосредственно увидите рабочие места, познакомитесь с сотрудниками и, самое главное, сможете привлечь наблюдаемых сотрудников к описанию их работы. Это важный момент при исследованиях офисных сотрудников. Тем самым вы подчеркиваете их статус!

При описании трудовых процессов можно использовать схему. Определяем функцию, далее разбиваем каждую функцию на отдельные работы. При определении наименований работ рекомендую учитывать единицы измерения работы, т.е. по смыслу эти наименования должны прямо или косвенно указывать на конечный результат, например «подготовка документов для приостановления оказания услуг» и т.д. Работа является той минимальной мерой, на которую можно разрабатывать нормативы. Функция – очень крупная мера, а трудовая операция – мелкая, хотя разработка нормативов на трудовые операции применяется в автомобилестроении. Для разработки норматива нам потребуется критерий, к которому будут приводиться трудозатраты. Назовем его единица измерения работы, или результат выполнения работы. При определении единиц измерения работ следует понимать, из каких источников будут получены данные по объемам единиц измерения работы за определенные периоды времени.

Определяем трудовые операции

Следующий шаг – это разбивка всех работ на трудовые операции. Для этого описываем конкретные трудовые действия исполнителя, направленные на достижения результата работ. Когда я объясняю людям, что такое трудовая операция, то применяю словосочетание «то, что сотрудники делают ручками». Как правило, меня понимают!

Выполнение трудовых операций сотрудником должно быть по­следовательным. Начало и окончание трудовых операций будут являться фиксажными точками для проведения исследований. При описании трудовых операций следует пользоваться такими существительными, как «выполнение», «подготовка», «расчет», «упаковка», и не следует употреблять такие слова, как «контроль», «участие», «взаимодействие», «мониторинг».

Практические рекомендации

При исследованиях офисного персонала, когда высокая точность не требуется, допускается объединение трудовых операций в комплекс или группу операций в случае однородности операций, их малой длительности (менее 1 мин) или невозможности расчленения работы.

Определяем количество наблюдений

И последнее – это количество наблюдений. Количество наблюдений выбирается исходя из поставленной цели, а также специфики работы исследуемого подразделения. Основной критерий для определения достаточного количества наблюдений – наличие исчерпывающей информации об объекте исследования. Если цель исследований – показать загруженность рабочего дня и выявить ярко выраженные потери рабочего времени, то достаточно 1–3 дней наблюдений за 1 сотрудником. Если цель – расчет технически обоснованных норм труда и численности сотрудников, то количество дней наблюдений планируется исходя из длительности производ­ственного цикла. Важно, чтобы наблюдениями была охвачена вся выполняемая работа, и количество наблюдений по каждой производственной операции составляло хотя бы 10–15 замеров. Таким образом, точность рассчитанных норм времени и предложений по изменению организации труда прямо пропорционально зависит от количества дней проведенных исследований.

Вот мы и закончили подготовку к исследованиям. Этап достаточно большой, но, как гласит древняя мудрость, «медленное рождает быстрое». Поэтому чем лучше подготовка, тем качественнее результат.

Итак, мы подготовились к проведению исследований, изучили функционал наблюдаемых сотрудников, определили фиксажные точки и единицы измерения каждой работы и познакомились с сотрудниками.

Этап проведения исследований

В первую очередь выбираем место для наблюдений.

Практические рекомендации

Перед началом наблюдений выбирается место, с которого будет удобно наблюдать за работником, не мешая ему. Я обычно нахожусь за спиной сотрудника, наблюдая при этом монитор. Наблюдения начинаются с момента начала рабочего дня, поэтому наблюдатель должен прийти на рабочее место заранее.

Во время проведения наблюдений последовательно фиксируются все без исключения затраты рабочего времени работника: наименование затрат времени, время окончания наблюдаемых затрат времени, объем работы.

Записи производятся в карточку фотоучета. Карточки могут быть двух видов: табличная и графическая. Соответственно, если наблюдения проводятся за 1 сотрудником, то вся информация заносится в табличную карточку, а если за группой – то удобнее заносить всю информацию в графическую карточку фотоучета. Хотя никто не мешает вам их поменять.

Графическая карточка фотоучета имеет свои особенности. Заполнение карточки выполняется следующим образом: каждая строка в составе текущего часа соответствует одному наименованию затрат времени. Поле для графического изображения длительности затрат времени (между столбцами «Время» и «Сумма») состоит из 60 делений (одно деление соответствует одной минуте текущего времени). В процессе проведения наблюдений затраты времени исполнителей работ отмечаются наблюдателем в поле для графического изображения в виде горизонтальных линий, длина которых соответствует длительности фиксируемых затрат. Над каждой линией сверху указывается количество человек, участвующих в данном наименовании затрат времени (проставляется цифра) (см. рис. 2).

Практические рекомендации

Во время наблюдений я стараюсь записать всю информацию, полученную от сотрудника, так как при обработке и последующем анализе она может пригодиться. Очень важно фиксировать окончание операций ровно в определенных точках (фиксажные точки). Выберите для себя определенный момент в действиях сотрудника и по ним определяйте начало и окончание операции. Еще один важный момент – объем работы. Обязательно отмечайте объемы выполняемых работ. Очень часто сотрудники офисов сначала выполняют одну операцию с несколькими документами, потом другую операцию с тем же или иным объемом документов. И если не отмечать объемы, то данные наблюдения подойдут только для определения загруженности, а для расчета нормативов – нет.

После окончания наблюдений можно провести конечную сверку данных по объемам выполненной работы, расспросить сотрудника(-ов) обо всех непонятных ситуациях, возникших в процессе наблюдения.

Этап обработки полученных результатов

Обработку карточек фотоучета лучше всего выполнять на следующий день после завершения наблюдений (пока ничего не забыли!).

Начинается обработка с вычисления продолжительности элементов затрат времени. Для этого из показателя текущего времени вычитают показатель времени предыдущих затрат. Если же используется графическая карточка фотоучета, то длительность работ по каждой строке умножается на количество исполнителей работ, участвующих в этих затратах. Проверка данных заключается в том, чтобы сумма всех затрат по каждой операции была равна продолжительности рабочего дня всех исполнителей. Бывают отдельные случаи, когда один из работников является «приходяще-уходящим» по мере надобности. Такие случаи оговариваются и учитываются при расчете отдельно.

После обработки карточки фотоучета составляется выборка наблюдений. Я использую такой бланк выборки.

Порядок составления выборки следующий: все наименования затрат рабочего времени, зафиксированные во время наблюдений и отмеченные в фотографии, группируются по видам затрат (согласно существующей классификации) и вписываются в гр. 2 выборки наблюдений. Затем в столбец 3 выборки наблюдений из столбца «Сумма затрат времени» графической фотографии или столбца «Продолжительность» обычной фотографии рабочего дня вносятся значения величин затрат времени по каждому их наименованию. Если затраты времени по одному наименованию отмечены в фотографии несколько раз, в столбец 3 выборки величины этих затрат вносятся через запятую, а в столбце 4 проставляется их суммарное значение. В столбце 5 выборки наблюдений для всех наименований затрат времени указываются их доли в процентах от общей величины зафиксированных затрат времени. Сумма всех затрат времени должна равняться продолжительности смены, а сумма процентного выражения составляет 100 %.

После этого группирую все затраты в последовательности трудового процесса. Выборка готова! На основании выборки я делаю анализ загруженности рабочего дня и беру данные для расчета норм времени.

Структура отчета о проведении ФРД

Результатом проведенных исследований является отчет. Я для себя выработал следующую структуру отчета:

1. Цель отчета.

2. Описание существующей организации труда (в данном пунк­те следует указать существующую штатную и фактическую численность, описать все производственные процессы и результаты работы сотрудников).

3. Анализ наблюдений (здесь описывается загруженность рабочего дня наблюдаемых сотрудников согласно классификации затрат рабочего времени; потери рабочего времени описываются с указанием конкретных причин, а также всех несоответствий производственных циклов принятым правилам).

4. Расчет технически обоснованных норм труда или расчет численности необходимого персонала (в зависимости от цели).

5. Выводы и предложения (здесь делаю окончательные выводы, перечисляю все рекомендации по улучшению организации труда в подразделении, привожу численные показатели рассчитанных норм, а также рекомендации по численности персонала).