Где определяются и как изменяются должностные обязанности работника?

В процессе работы у нанимателя иногда возникает необходимость поручить работнику, занимающему определенную должность, выполнение совершенно новых задач, которые отличаются от установленных его трудовой функцией, а иногда требуется усложнить процесс выполнения работы или расширить трудовые функции.

В статье рассмотрены способы изменения должностных обязанностей работника, определен их порядок и документальное оформление.

Определяем должностные обязанности

Требования к конкретному работнику, занимающему определенную должность, определяет его должностная инструкция.

Должностная инструкция является ЛНПА организации, который наниматель разрабатывает и утверждает самостоятельно (часть вторая п. 10 Общих положений ЕКСД).

Справочно:
ЛНПА – локальный нормативный правовой акт.

Документ:
Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее – ЕКСД), утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).

Наличие в организации должностной инструкции регламентировано:

– ст. 19 ТК, согласно которой трудовой договор должен содержать в качестве одного из обязательных условий трудовую функцию работника в соответствии с должностной инструкцией;

– ст. 194 ТК, согласно которой один из ЛНПА, определяющих трудовой распорядок, – должностная инструкция работника.

Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Обратите внимание!

Отсутствие разработанных должностных инструкций в организации может помешать нанимателю:

– обоснованно отказать в приеме на работу;

– равномерно распределить трудовые обязанности между работниками;

– объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;

– временно перевести работника на другую работу;

– оценить качество выполнения работником трудовых обязанностей.

В должностной инструкции устанавливается конкретная трудовая функция (должностные обязанности) служащего, а также его права и ответственность.

При этом наименование должности служащего может отражать:

– характер выполняемой им работы независимо от вида деятельности организации или подразделения, в котором он работает (например, специалист по таможенному оформлению, инженер по научно-технической информации, ветеринарный врач);

– сведения, содержащие указание специальности работника (например, врач-терапевт, специалист по маркетингу, инженер по организации труда);

– сферу его деятельности (например, мастер производственного обучения, горный мастер, агент торговый);

– режим работы (например, сменный мастер);

– место работы (например, мастер участка, энергетик цеха).

Справочно:

под должностью понимается служебное положение работника, обусловленное кругом его должностных обязанностей, правами и характером ответственности (п. 4 Общих положений ЕКСД).

Базовое наименование должности представляет собой основное наименование должности служащего, которое содержится в ОКПД и определяется в соответствующей квалификационной характеристике.

Полное наименование должности – это конкретное наименование должности служащего, уточняющее, например, характер выполняемой им трудовой функции, специальность, сферу деятельности, режим и (или) место работы.

При определении служащему трудовой функции по двум или нескольким должностям наименование его должности может быть установлено:

1) по одной из должностей с учетом наибольшего удельного веса выполняемых работ;

2) как двойное наименование должности.

Условием установления двойного наименования должности является наличие составляющих этого наименования (производного наименования) должности в ОКПД (например, заместитель начальника управления – начальник отдела). При этом поручаемые работнику обязанности по каждой из должностей должны быть родственными по содержанию, равными по сложности и по уровню квалификации работника. Код указанной должности определяется по первому ее наименованию.

Документ:
общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих», утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125 (далее – ОКПД).

Как устанавливаются должностные обязанности руководителя?

На руководителей организаций (структурных (обособленных) подразделений) должностные инструкции, как правило, не разрабатываются.

Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений – в положениях об этих подразделениях.

Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей организации (структурных (обособленных) подразделений) определяются на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей.

На заместителя руководителя организации (структурного (обособленного) подразделения) возлагаются:

– должностные обязанности по руководству и управлению определенным направлением (видом) деятельности организации (структурного (обособленного) подразделения);

– выполнение обязанностей руководителя при его отсутствии в случаях, предусмотренных законодательством (трудовой отпуск, болезнь, командировка и др.).

Должностные обязанности между заместителями руководителя организации, как правило, распределяются на основании приказа (распоряжения) нанимателя.

Образец приказа о распределении обязанностей между заместителями руководителя организации см. в приложении 1 к статье на с. 49–50.

При создании структурных подразделений наниматель вправе устанавливать нормы управляемости исходя из части десятой п.10 Общих положений ЕКСД.

Как составляется должностная инструкция?

Должностные инструкции оформляются в соответствии с Инструкцией № 4.

Документ:
Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Форма должностной инструкции (код по ОКУД 0212300001) включена в УСОРД.

Документ:
общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы», утвержденный постановлением Комстандарта Минобразования Республики Беларусь от 29.09.1995 № 10 (далее – ОКУД).

Документ:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации, утвержденная приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25 «Об утверждении документов» (далее – УСОРД).

Заголовок должностной инструкции должен грамматически согласовываться с названием документа: должностная инструкция кому?

Структура текста должностной инструкции, установленная в УСОРД, содержит 5 разделов:

1. Общие положения – определяются основные задачи работника, порядок его назначения на должность, квалификационные требования, подчиненность, а также перечисляются нормативные правовые акты, которыми он должен руководствоваться в работе.

2. Должностные обязанности – структурированно и детально излагаются обязанности работника.

3. Права – работнику предоставляются права для надлежащего исполнения своих обязанностей.

4. Взаимоотношения (связи по должности) – оговаривается взаимосвязь работника внутри структурного подразделения, с другими структурными подразделениями, а также со сторонними организациями в процессе выполнения возложенных на него обязанностей.

5. Оценка работы и ответственность – определяются результаты работы и ответственность работника за неисполнение или не-надлежащее исполнение обязанностей.

Справочно:

срок хранения в организации должностных инструкций работникам – 50 лет после замены новыми.

Типовые должностные инструкции работникам хранятся постоянно по месту утверждения (п. 30 перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140).

В организации может быть самостоятельно разработан документ с описанием процедуры составления и изменения должностной инструкции, например регламент по составлению и оформлению должностных инструкций.

Как вносятся изменения в должностные обязанности работника?

Порядок внесения изменений в должностные обязанности работников зависит от причин и характера изменений, их влияния на трудовую функцию работника, определенную сторонами в трудовом договоре.

Можно выделить 2 способа изменения должностных обязанностей работника:

1) посредством внесения изменений в должностную инструкцию;

2) поручения дополнительной работы.

Рассмотрим каждый из них.

Способ 1. Внесение изменений в должностную инструкцию

При изменении должностных обязанностей путем внесения изменений в должностную инструкцию изменяется трудовая функция работника. При этом включенные обязанности должны быть близкими по содержанию, равны по сложности и не должны требовать изменения квалификации работника. Поскольку наименование должности остается неизменным, то оплата труда работника производится на прежних условиях, определенных трудовым договором.

Изменения в должностную инструкцию целесообразно вносить при корректировке объема должностных обязанностей работника. Это может быть вызвано, например, изменением организационных и (или) технологических условий труда, недостаточной загруженностью работника.

Вместе с тем дополнительно вменяемые обязанности не должны превышать предельные объемы работ, которые может выполнить работник в установленное законодательством время.

Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и внесение в нее изменений не влечет за собой изменений существенных условий труда, то удобнее утвердить должностную инструкцию в новой редакции.

Если должностная инструкция – приложение к трудовому договору, необходимо внести изменения в трудовой договор путем оформления дополнительного соглашения. Это может быть сделано как по соглашению сторон, так и по инициативе нанимателя.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору при изменениях в должностной инструкции, являющейся приложением к нему, см. в приложении 2 к статье на с. 50–51.

По инициативе нанимателя изменение существенных условий труда возможно в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами. В этом случае наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 месяц (часть третья ст. 32 ТК).

Обратите внимание!

Руководителям организаций предоставлено право изменять существенные условия труда работника в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, предупредив об этом его письменно не позднее, чем за 7 календарных дней (подп. 3.2 п. 3 Декрета Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»).

При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п. 5 части второй ст. 35 ТК (часть четвертая ст. 32 ТК).

Поэтому целесообразно утверждать должностную инструкцию в качестве самостоятельного документа, но при этом в трудовом договоре с работником необходимо записать, что работник должен выполнять требования должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под подпись.

Способ 2. Поручение дополнительной работы

Нанимателю запрещено требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законодательными актами (ст. 20 ТК).

Если такая необходимость имеется, то обязанности работника изменяются через поручение ему дополнительной работы. Это может быть совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника.

При совмещении профессий (должностей) имеет место выполнение работником, наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительной работы по другой профессии (должности).

Под расширением зоны обслуживания и увеличением объема выполняемых работ понимается выполнение наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительного объема работ по той же профессии (должности) (часть первая ст. 67 ТК).

Таким образом, наличие штатной единицы (ее доли) в штатном расписании по совмещаемой профессии (должности) обязательно.

Данный способ не предполагает внесения изменений в должностную инструкцию работника, его трудовая функция остается прежней. Вместе с тем работнику наряду с начислением заработной платы по его должности в соответствии со штатным расписанием начисляется доплата.

Условия оплаты труда при выполнении дополнительной работы содержатся в ст. 67 ТК. Так, размеры доплат за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливает наниматель по соглашению с работником, а для бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, – Правительство Республики Беларусь или уполномоченный им орган (часть вторая ст. 67 ТК).

Следует помнить!

Если работник освобождается от своей основной работы и ему поручается работа другого временно отсутствующего работника, применяются правила ст. 33 ТК о переводе.

Совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) допускаются у одного и того же нанимателя в течение установленной законодательством продолжительности рабочего дня (рабочей смены).

Совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) может осуществляться только с согласия работника, т.е. по соглашению сторон трудового договора.

Соглашение о совмещении профессий (должностей), расширении зоны обслуживания (увеличении объема выполняемых работ), а также о выполнении обязанностей временно отсутствующего работника необходимо оформить приказом (распоряжением) нанимателя с указанием совмещаемой профессии (должности) или фамилии, имени, отчества отсутствующего работника, объема дополнительных функций или работ и размера доплаты.

Образец приказа об установлении работнику совмещения см. в приложении 3 к статье на с. 51.

В таком же порядке оформляются отмена или уменьшение указанной доплаты.