Как и кого можно назначать исполняющим обязанности на время отсутствия руководителя организации

Из этого материала вы узнаете:

• какие правовые формы оформления временного заместительства руководителя организации существуют?
• можно ли при наличии в организации штатного заместителя возложить обязанно­сти временно отсутствующего руководителя на другого работника?
• каковы особенности оформления и оплаты труда работника, замещающего временно отсутствующего руководителя организации?
• как правильно подписывать документы при исполнении обязанностей временно отсутствующего руководителя?

Исполнение обязанностей руководителя штатным заместителем

На заместителя руководителя организации (структурного (обособленного) подразделения) возлагаются должностные обязанности по руководству и управлению определенным направлением (видом) деятельности организации (структурного (обособленного) подразделения), а также выполнению обязанностей руководителя при его отсутствии в случаях, предусмотренных законодатель­ством (трудовой отпуск, болезнь, командировка и др.) (часть восьмая п. 10 Общих положений ЕКСД).

Документ:
постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 «Об утверждении Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих» (далее – Общие положения ЕКСД).

Должностные обязанности между заместителями руководителя организации, как правило, распределяются на основании приказа (распоряжения) нанимателя.

Должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации заместителей руководителей организации (структурных (обособленных) подразделений) определяются на основании квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей.

Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя организации определяются в соответствующих учредительных документах, а руководителей структурных (обособленных) подразделений – в положениях об этих подразделениях (п. 10 Общих положений ЕКСД).

Справочно:
ЛНПА – локальный нормативный правовой акт.

На руководителей организаций (структурных (обособленных) подразделений) должностные инструкции, как правило, не разрабатываются.

Отсюда делаем вывод, что порядок замены руководителя на время его отсутствия определяется в ЛНПА (уставе организации, Положении о руководителе, должностных инструкциях).

Справочно:
легального определения термина «исполнение обязанностей» в действующем законодательстве не существует. Нет и сроков, на которые лицо может быть назначено исполняющим обязанности.
Это понятие пришло к нам с советских времен, когда им активно пользовались при временном заместительстве руководителя. Также активно его продолжают использовать и сегодня.

Труд штатного заместителя руководителя оплачивается по занимаемой должности в соответствии с условиями, определенными в заключенном с работником трудовом договоре (контракте).

Издание приказа о возложении обязанностей на заместителя не требуется. Исключение – когда у руководителя организации несколько заместителей. Тогда следует издать приказ с указанием, кто из них будет исполнять обязанности руководителя в данный период, либо распределить (делегировать) между заместителями полномочия руководителя на время его отсутствия.

Исполнение обязанностей руководителя иным лицом

Обязанности руководителя могут быть возложены и на иное лицо, не являющееся штатным заместителем руководителя. Однако следует понимать, при наличии в организации штатного заместителя речи об исполнении обязанностей руководителя иным лицом быть не может.

Важно!
При наличии в организации штатного заместителя руководителя возложить обязанности временно отсутствующего руководителя на иное лицо нельзя.

Поскольку действующее трудовое законодательство не содержит такой процедуры оформления временного заместительства руководителя, как «исполнение обязанностей», следует пользоваться имеющимися правовыми формами:

Срочный трудовой договор

На время отсутствия руководителя (отпуска, в т.ч. отпуска по уходу за ребенком до 3 лет, болезни, командировки) может заключаться срочный трудовой договор с другим работником (п. 4 ст. 17 ТК).

При этом следует учесть гарантии, предоставленные временным работникам. Временными признаются работники, принятые на работу на срок до 2 месяцев, а для замещения временно отсут­ствующего работника, за которым сохраняется место работы (должность), – до 4 месяцев (ст. 292 ТК).

Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Оплата труда временного работника производится по выполняемой работе в соответствии с условиями, определенными в заключенном с ним срочном трудовом договоре.

При приеме на работу временного работника необходимо учитывать квалификационные требования по занимаемой должности руководителя организации.

Обратите внимание!

Трудовой договор с временными работниками считается продолженным на неопределенный срок, когда:

– временный работник проработал свыше сроков, указанных в ст. 292 ТК, и ни одна из сторон не потребовала прекращения трудовых отношений;

– уволенный временный работник вновь принят на работу к тому же нанимателю после перерыва, не превышающего одной недели, если при этом срок его работы до и после перерыва в общей сложности соответственно превышает 2 или 4 месяца.

Перевод

Перевод – поручение нанимателем работнику работы по другой профессии, специальности, квалификации, должности (за исключением изменения наименования профессии, должности) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре, а также поручение работы у другого нанимателя либо в другой местности (за исключением служебной командировки) (ст. 30 ТК).

Переводом можно воспользоваться только в случае увольнения руководителя, т.е. когда имеется вакансия.

Поскольку при переводе с работником заключается трудовой договор, оплата труда будет производиться по занимаемой должности в соответствии с определенными в нем условиями.

Квалификация работника должна соответствовать установленным квалификационным требованиям по занимаемой должности.

Временный перевод

Временный перевод в случае производственной необходимости регулируется ст. 33 ТК.

Так, в случае производственной необходимости наниматель имеет право перевести работника на не обусловленную трудовым договором работу (по другой профессии, специальности, квалификации, должности), а также на работу к другому нанимателю.

Производственная необходимость – необходимость замещения отсутствующего работника (или заместительства).

Документ:
Декрет Президента Республики Беларусь от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций» (далее – Декрет № 5).

Временный перевод в связи с производственной необходимо­стью производится без согласия работника на срок до 1 месяца, а для замещения отсутствующего работника такой перевод не может превышать 1 месяца в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря). По соглашению сторон срок такого перевода может быть увеличен.

Условия и порядок оплаты труда при временном заместитель­стве устанавливаются нанимателем и предусматриваются в коллективных договорах, соглашениях (часть вторая ст. 68 ТК). Кроме того, при временном переводе в связи с производственной необходимостью оплата труда производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (часть пятая ст. 33 ТК).

Обратите внимание!

При временном заместительстве замещающему работнику в бюджетных организациях и иных организациях, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций (далее – бюджетные организации), оплата производится в порядке и размере, определяемых республиканским органом государственного управления, проводящим государственную политику в области труда (часть первая ст. 68 ТК).

При временном заместительстве отсутствующего работника замещающему работнику (за исключением штатного заместителя) оплата труда производится исходя из тарифной ставки (оклада) по должности замещаемого работника (подп. 1.14 п. 1 приложения 1 к постановлению Минтруда Республики Беларусь от 21.01.2000 № 6 «О мерах по совершенствованию условий оплаты труда работников бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций» (далее – постановление № 6)).

Временный перевод в связи с производственной необходимо­стью оформляется соответствующим приказом действующего руко­водителя.

При данном способе оформления временного исполнения обязанностей руководителя необходимо учитывать квалификационные требования по выполняемой работе.

Совмещение должности с должностью руководителя

Следует помнить, что возложение обязанностей руководителя, оформленное как совмещение, может являться изменением суще­ственных условий труда.

Важно!
Возложение обязанностей руководителя, оформленное как совмещение, может являться изменением существенных условий труда.

В таком случае наниматель обязан предупредить работника об изменении существенных условий труда письменно не позднее чем за 1 месяц. Руководителям организаций предоставлено право изменять существенные условия труда работника в связи с обоснованными производственными, организационными или экономическими причинами, предупредив об этом его письменно не позднее чем за 7 календарных дней (согласно подп. 3.2 п. 3 Декрета № 5).

Справочно:
изменение существенных условий труда – изменение системы оплаты труда, режима рабочего времени, включая установление или отмену неполного рабочего времени, изменение гарантий, уменьшение размеров оплаты труда, а также других условий, устанавливаемых в соответствии с ТК (ст. 32 ТК).

При отказе работника от продолжения работы с изменившимися существенными условиями труда трудовой договор прекращается по п. 5 ст. 35 ТК.

В отличие от временного перевода в связи с производственной необходимостью для замещения отсутствующего работника сроки для совмещения исполнения обязанностей руководителя законодательством не предусмотрены. Совмещение должностей может устанавливаться на определенный период или на постоянной основе. Однако устанавливать постоянное совмещение должности руководителя с должностью другого работника организации представляется нецелесообразным, поскольку в данном случае может снижаться эффективность управления организацией.

Важно!
Доплата штатному заместителю руководителя за исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя не устанавливается.

Доплата за труд лицам, на которых возложено исполнение обязанностей руководителя, регулируется нормами ст. 67 ТК. Так, работники выполняют у одного и того же нанимателя наряду со своей основной работой дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы в течение рабочего дня (смены). Им доплачивают за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Размер доплаты устанавливается нанимателем по соглашению с работником.

Обратите внимание!

Размеры доплат за совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника для бюджетных организаций устанавливает Правительство Республики Беларусь или уполномоченный им орган.

В настоящее время они регулируются постановлением № 6.

При решении вопроса об установлении совмещения наниматель должен выяснить, имеются ли у работника, которому будет установлено совмещение, необходимые образование и квалификация для совмещаемой должности руководителя организации.

Обратите внимание!

В порядке исключения на должности руководителей, специалистов и других служащих наниматель может назначить (принять на работу) лиц, образование и (или) стаж работы которых не соответствует требованиям, предусмотренным квалификационными характеристиками соответствующей должности, если иное не установлено законодательством (п. 12 Общих положений ЕКСД). При этом учитываются: уровень и профиль (направление) образования работника, его специальность и квалификация; специальные знания и деловые качества; опыт работы по соответствующему направлению деятельности; инициативное и творческое отношение к работе и другие факторы.

Формулировка приказа о назначении временно исполняющего обязанности руководителя может быть следующей.

Образец приказа об исполнении обязанностей руководителя организации

Оформление временного предоставления права подписи

Поскольку должности «исполняющий обязанности» не суще­ствует, представляется логичным при подписании документов указывать перед инициалами и фамилией исполняющего обязанности руководителя его должность согласно трудовому договору.

Например:

Заместитель директора __________ В.Р. Сидоров;

Начальник торгового отдела _____________ И.И. Петров.

В том случае, если во время временного отсутствия руководителя его полномочия осуществляет заместитель, то фактически его подпись не изменяется. При этом можно использовать сокращение «Зам.» (заместитель).

Не разрешается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности руководителя.

В том случае, если обязанности руководителя исполняются иным работником, то представляется возможным дополнительно использовать сокращение «И.О.» (исполняющий обязанности), но при этом также необходимо указать фактически занимаемую должность.

Следует помнить об оформлении временного предоставления права первой подписи документов для проведения расчетов.

Документ:
Банковский кодекс Республики Беларусь (далее – БК).

При временном предоставлении права подписи документов для проведения расчетов, а также при временной замене одного из лиц, имеющих данное право, на срок не более 2 месяцев, новая карточ­ка с образцами подписей и оттиска печати может не оформляться (часть пятая ст. 200 БК). В таком случае владелец счета представляет в банк или небанковскую кредитно-финансовую организацию носящую временный характер карточку с образцами подписей лиц, временно имеющих право подписи документов для проведения расчетов, подлинность которых свидетельствована владельцем счета.

Выводы

Итак, подведем итоги. Для грамотного оформления процедуры возложения обязанностей временно отсутствующего руководителя организации мы должны пройти следующие этапы: