Как нанимателю выгоднее заменить временно отсутствующего работника?

Довольно часто нанимателю приходится сталкиваться с необходимостью замены временно отсутствующего работника. Особенно летом, когда начинается отпускной сезон. Кому поручить исполнение обязанностей отсутствующего работника? Как оформить эти трудовые отношения? Какой способ замены будет предпочтительнее в финансовом и организационном плане? В каждом конкретном случае следует выбирать свой вариант.

Рассмотрим эти варианты, чтобы вы могли выбрать тот, который подходит именно вам!

Причины временного отсутствия работника

Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Причинами временного отсутствия на работе основного работника могут быть следующие:

– нахождение в служебной командировке (ст. 95 ТК);

– выполнение государственных или общественных обязанностей, если в соответствии с законодательством эти обязанности осуществлялись в рабочее время (ст. 101 ТК);

– повышение квалификации, переподготовка, профессиональная подготовка и стажировка по направлению нанимателя (ст. 102 ТК);

– нахождение в трудовом или социальном отпуске (ст. 150 ТК);

– прохождение подготовки к военной службе с отрывом от производства на время обучения, включая проезд к месту учебы (сборов) и обратно, если это связано с выездом с места жительства (ст. 338 ТК);

– временная нетрудоспособность и др.

Справочно:
одним из обязательных условий трудового договора является условие о трудовой функции работника: работа по одной или нескольким профессиям, специальностям, должностям с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием нанимателя, функциональными обязанностями, должностной инструкцией (п. 3 части второй ст. 19 ТК).

Во всех рассмотренных случаях за работником сохраняется место работы (должность).

Иногда наниматель может обойтись и без замены временно отсутствующего работника, а в некоторых случаях такая замена просто необходима, поскольку даже непродолжительное отсут­ствие работника может вызвать негативные последствия для производственного процесса. При этом определяющее значение имеет то, какая именно работа была закреплена за временно отсутствующим работником.

Итак, какие же основные способы замещения работника на период его временного отсутствия предоставляет нанимателю трудовое законодательство?

Способы замены временно отсутствующего работника

Для замены сотрудника на период его временного отсутствия наниматель может использовать как собственных работников, так и привлеченных со стороны.

Для наглядности возможные способы замены представим на следующей схеме.

Рассмотрим особенности каждого из перечисленных способов.

Способ 1. Совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника

Для исполнения обязанностей временно отсутствующего работника дополнительная работа как по другой, так и по такой же профессии (должности) может быть поручена другому работнику с его письменного согласия. В этой ситуации дополнительная работа поручается без освобождения от основной работы, определенной трудовым договором.

Если работа поручена:

– по другой профессии (должности), то она будет осуществляться в порядке совмещения профессий (должностей);

– по такой же профессии (должности), то путем расширения зоны обслуживания или увеличения объема выполняемых работ.

Справочно:
совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) может быть установлено при наличии у нанимателя вакансии либо при временном отсутствии основного работника, а также на неопределенной срок либо на определенный период времени.

Выполнение же обязанностей временно отсутствующего работника возможно как по другой профессии (должности), так и по той же профессии (должности), по которой замещающий сотрудник работает на основной работе. Это происходит исключительно при замене работника, отсутствующего в связи с болезнью, отпуском и в других случаях, когда за ним сохраняется место работы.

Все или часть обязанностей временно отсутствующего работника наниматель может поручить одному работнику или распределить их между несколькими сотрудниками.

Оплата труда в обязательном порядке должна производиться путем установления соответствующей доплаты (ст. 67 ТК). Размеры доплат наниматель устанавливает по соглашению с работником. Конкретный размер доплат определяют исходя из сложности выполняемой работы, ее объема, занятости работника по основной и совмещаемой работе. Доплаты устанавливают как в абсолютном размере, так и в процентах к тарифной ставке (окладу) по совмещаемой профессии или должности.

Оформляется данный способ замещения приказом (распоряжением) нанимателя с указанием совмещаемой профессии (должности) отсутствующего работника, объема дополнительных функций или работ, размера доплаты, а также периода, на который они уста­навливаются (если срок известен). С этим приказом (распоряжением) работник должен быть ознакомлен под роспись.

В случае отмены выполнения обязанностей временно отсутствующего работника до истечения установленного срока наниматель также обязан издать соответствующий приказ (распоряжение) и ознакомить с ним работника под роспись.

Способ 2. Временный перевод на другую работу

Часть вторая ст. 33 ТК допускает перевод в порядке производ­ственной необходимости для замещения отсутствующего работ­ника.

Временный перевод в данном случае можно определить как временное поручение нанимателем работнику работы по другой профессии (должности) по сравнению с обусловленными в трудовом договоре с сохранением прежней работы.

При таком варианте работник освобождается от своей основной работы для выполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

Временный перевод для замещения отсутствующего работника производится без согласия работника и не может превышать 1 месяца в течение календарного года (с 1 января по 31 декабря). В случае необходимости срок такого перевода может быть увеличен с согласия работника.

Справочно:
расчет среднего заработка осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке исчисления среднего заработка, сохраняемого в случаях, предусмотренных законо­дательством, утвержденной постановлением Минтруда Республики Беларусь от 10.04.2000 № 47.

Следует отметить, что временный перевод работника для замещения отсутствующего работника в другую местность возможен только с согласия работника.

При данном способе оплата замещающему работнику производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе (часть пятая ст. 33 ТК).

Временный перевод для замещения отсутствующего работника оформляют приказом (распоряжением) нанимателя с указанием профессии (должности), на которую осуществляется перевод, основания временного перевода, срока перевода, условий оплаты труда замещающего работника. С приказом (распоряжением) работник должен быть ознакомлен под роспись.

Способ 3. Временное заместительство

Временное заместительство можно определить как исполнение должностных обязанностей временно отсутствующего работника с освобождением или без освобождения от своей основной работы.

Справочно:
под рабочим местом понимается место постоянного или временного пребывания работника в процессе трудовой деятельности (часть вторая ст. 31 ТК).

Условия и порядок оплаты труда при временном заместитель­стве устанавливаются нанимателем и предусматриваются в коллективных договорах, соглашениях (часть третья ст. 68 ТК). Наниматель может установить замещающему работнику оплату труда в размере должностного оклада (с учетом повышений) замещаемого или замещающего работника либо иные условия оплаты труда.

Вместе с тем нанимателю необходимо учитывать, что временное заместительство с освобождением от выполнения прежней работы, обусловленной заключенным с ним трудовым договором, является разновидностью временного перевода в связи с производственной необходимостью. В связи с этим, если оплата труда работника по замещаемой должности ниже, чем средний заработок работника по прежней работе, то наниматель обязан произвести работнику доплату до среднего заработка по прежней работе (часть пятая ст. 33 ТК).

Справочно:
не допускается перемещение работника, в т.ч. с его согласия, в случаях, когда такой запрет установлен законодательством (запрет привлечения к труду отдельных категорий работников, в частности женщин и несовершеннолетних, – ст. 262, 274 ТК) (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда Республики Беларусь от 29.03.2001 № 2 «О некоторых вопросах применения судами законодательства о труде»).

Временное заместительство без освобождения работника от основной работы оформляют приказом (распоряжением) нанимателя с ознакомлением работника под роспись.

Способ 4. Перемещение

При перемещении работнику поручается прежняя работа, т.е. сохраняется его трудовая функция, обусловленная трудовым договором, но меняется рабочее место как в том же, так и в другом структурном подразделении, механизм или агрегат, на котором выполняется работа (часть первая ст. 31 ТК).

Поскольку перемещение должно быть обосновано производ­ственными, организационными или экономическими причинами (часть четвертая ст. 31 ТК), то полагаем, что для замены временно отсутствующего работника наниматель может временно переместить на его место другого работника, если данная работа не противопоказана ему по состоянию здоровья (часть пятая ст. 31 ТК).

Согласие работника при перемещении не требуется (часть третья ст. 31 ТК).

Срок перемещения трудовым законодательством не определен.

В тех случаях, когда в результате перемещения работника уменьшается заработок по не зависящим от него причинам, производится доплата до прежнего среднего заработка в течение 2 месяцев со дня перемещения (часть вторая ст. 72 ТК).

Перемещение оформляют приказом (распоряжением) нанимателя с указанием срока такого перемещения.

Важно!
В трудовом договоре, заключаемом с совместителем, обязательно указывается, что работа является совместитель­ством (часть вторая ст. 343 ТК).

Способ 5. Внутреннее совместительство

При внутреннем совместительстве наниматель должен заключить с работником отдельный трудовой договор о выполнении им другой постоянно оплачиваемой работы в свободное от основной работы время.

Поскольку отдельный трудовой договор необходимо заключить на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы (п. 4 части первой ст. 17 ТК), то надо говорить о заключении срочного трудового договора.

При приеме на работу по совместительству необходимо обратить внимание на ограничения, установленные ст. 255 и 348 ТК. Если будущий совместитель не подпадает под указанные ограничения, то с ним можно заключать срочный трудовой договор с обязательным указанием на то, что работа является совместительством.

Продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не может превышать половины нормальной продолжительности рабочего времени, установленной ст. 111–114 ТК (часть первая ст. 345 ТК). В дни, когда по основному месту работы работник свободен от исполнения трудовых обязанностей (нахождение в отпуске без сохранения или с частичным сохранением заработной платы, предоставляемом по инициативе нанимателя в случаях необходимости временной приостановки работ или уменьшения их объема) он может работать по совместительству полный рабочий день (смену) (часть вторая ст. 345 ТК).

Важно!
Заключение срочного трудового договора на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы, может иметь место только в случаях, когда штатная единица (ее доля) не является вакантной.

На основании изложенного полагаем, что наниматель может принять по совместительству на место временно отсутствующего работника одного или нескольких совместителей.

Оплата труда производится пропорционально отработанному времени, а при установлении работающим с повременной оплатой труда совместителям нормированных заданий оплату производят по конечным результатам за фактически выполненный объем работ (ст. 346 ТК).

На основании заключенного срочного трудового договора с совместителем на время выполнения обязанностей временно отсут­ствующего работника наниматель издает приказ о приеме на работу совместителя, с которым работник знакомится под роспись.

Способ 6. Внешнее совместительство

Справочно:
временными признаются работники, принятые на работу на срок до 2 месяцев, а для замещения временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы (должность), – до 4 месяцев (часть первая ст. 292 ТК).

При внешнем совместительстве наниматель должен заключить с работником из другой организации срочный трудовой договор на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника в свободное от основной работы время. При этом надо помнить об ограничениях и особенностях, установленных при работе по совместительству, о которых мы говорили выше.

Порядок действий нанимателя при приеме внешнего совместителя не отличается от порядка действий при приеме внутреннего совместителя (составление срочного трудового договора на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, издание приказа о приеме на работу и ознакомление с ним работника под роспись).

Способ 7. Срочный трудовой договор

При приеме на работу работника на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы, заключается срочный трудовой договор (п. 4 части первой ст. 17 ТК).

Справочно:
прекращается срочный трудовой договор с работником, принятым на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, в связи с истечением его срока (п. 2 части второй ст. 35 ТК) в день, предшествующий дню выхода на работу временно отсутствующего работника (часть третья ст. 38 ТК).

Отметим, что заключение срочного трудового договора на указанных условиях возможно только в случаях, когда рабочее место (должность) не является вакантным.

Срочный трудовой договор в качестве обязательного должен содержать условие о его сроке (ст. 19 ТК). При этом целесообразно в срочном трудовом договоре на указанных условиях определять срок не календарной датой, а истечением периода времени (например, периодом временного отсутствия основного работника, за которым сохраняется место работы).

Следует учесть, что наниматель вправе принять на работу на условиях срочного трудового договора на время выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с ТК сохраняется место работы, временного работника. При выборе данного варианта наниматель должен четко знать дату выхода на работу основного работника.

Оформление заключения с работником срочного трудового договора на указанных выше условиях производится приказом (распоряжением) с ознакомлением работника под роспись.

Прекратить указанный трудовой договор необходимо путем издания соответствующего приказа (распоряжения) нанимателя либо написания соответствующего заявления работником.

Какой способ является наиболее выгодным для нанимателя?

Ключевыми факторами выбора способа замены временно отсутствующего работника являются:

– приемлемый вариант оплаты труда. Доплаты до среднего заработка являются непроизводительными выплатами, негативно влияющими на экономическую ситуацию предприятия;

– освобождение от основной работы. Нередко производственная необходимость требует выполнения замещающим работником и дополнительной, и основной работы;

– место основной работы замещающего работника. Использование собственных работников организации предпочтительнее найма персонала со стороны и по экономическим, и по организационным причинам.

Справочно:
запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных законо­дательными актами (например, перевод на другую работу в случае производственной необходимости) (ст. 20 ТК).

В связи с этим наиболее предпочтительными из предложенных выше способов замены являются совмещение профессий (должностей), расширение зоны обслуживания (увеличение объема выполняемых работ) или выполнение обязанностей временно отсутствующего работника и внутреннее совместительство. Они предлагают объективную схему оплаты труда (доплату заранее оговоренного размера) и не отрывают работника от его основной работы, что при наличии загрузки очень важно для нанимателя. Кроме того, они позволяют нанимателю использовать трудовые ресурсы своего предприятия, ресурсы, которые он знает и в которых может быть уверен, и таким образом избежать рискованного поиска кадров на стороне и финансовых затрат, связанных с этим.

На место отсутствующего сотрудника можно временно перевести работника организации, выполняющего схожие трудовые функции, либо осуществить перемещение в случае выполнения одинаковой работы, что исключает требование дополнительных квалификационных навыков. Однако такие способы предпочтительнее только тогда, когда замещающие работники не загружены по основной работе.

А если осуществить замену с помощью работников самой организации не получается и (или) отсутствие работника будет слишком продолжительным по времени (например, тяжелая травма, длительная командировка, отпуск по уходу за ребенком до достижения им 3 лет и пр.), то можно решить проблему более кардинально: осуществить прием на работу сотрудника по срочному трудовому договору. Наиболее значительный минус этого решения: проблемы в подборе работника, который бы согласился работать такой незначительный срок. Вместе с тем в ряде случаев этот вариант себя оправдывает.