Как правильно организовать учет рабочего времени

Одна из основных обязанностей нанимателя – организовать учет явки работников на работу и ухода с нее, а также учет фактического рабочего времени каждого работника (ст. 133 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК). Специалисты знают, что под безликим словом «организовать» скрывается не просто функция, а определенный объем работы, очень важной и ответственной. Здесь и установление порядка ведения учета и отчетности, и разработка соответствующих ЛНПА, и назначение лиц, ответственных за ведение табельного учета, с определением их обязанностей, и другие вопросы.

Как это сделать так, чтобы было законно и эффективно с практической точки зрения? 

Правовая база организации учета рабочего времени

Трудовые отношения между работником и нанимателем предполагают соблюдение сторонами обязательств, предусмотренных законодательством и трудовым договором (контрактом). Обязатель­ства в отношении учета рабочего времени представлены в табл. 1:

Таким образом, учет использования рабочего времени организуется в целях:

– обеспечения контроля за своевременной явкой рабочих и служащих на работу, выявления опоздавших и неявившихся;

– контроля за нахождением персонала на рабочих местах в рабочее время, а также за своевременным уходом и приходом работников во время обеденного перерыва;

– фиксирования своевременного ухода работников с работы;

– учета фактически отработанного времени, времени простоя, болезни, отпусков и других форм использования рабочего времени;

– регистрации прогулов.

Время внутрисменных простоев учитывается начиная с 5 мин (ст. 133 ТК).

Основные правила учета использования рабочего времени определены ст. 133 ТК: учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого в соответствии с законодательством в рабочее время.

В составе неотработанного времени выделяют оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине работника, так и при отсутствии его вины.

В качестве оплачиваемого неотработанного времени признается, например, время выполнения гособязанностей, а неоплачиваемого – отпуск без сохранения заработной платы (по инициативе нанимателя либо работника).

Фактическое рабочее время учитывается с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену). Другие особенности учета фактического времени показаны на схеме ниже.

Основные моменты, которые нужно учесть при организации учета рабочего времени

1. Табель учета рабочего времени.

Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях учета использования рабочего времени (далее – табель) установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах с указанием фамилии, инициалов работника, календарных дней учетного периода, количества отработанного времени, в т.ч. в сверхурочное время, в государственные праздники, праздничные и выходные дни, и других необходимых сведений (ст. 133 ТК).

2. Разработка регламентирующего ЛНПА.

С целью систематизации процесса сбора и обработки информации о затратах рабочего времени сотрудников организации наниматель в ЛНПА устанавливает порядок организации учета использования рабочего времени.

Например, в организации может быть разработано Положение о табельном учете рабочего времени, в котором определяются основные правила ведения табеля, обязанности должностных лиц, ответ­ственных за это, устанавливается форма табеля и другие нормы.

3. Выбор способа учета рабочего времени (централизованный/децентрализованный).

Учет явки на работу и ухода с нее ведется по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям.

4. Назначение ответственного лица и наделение его полномочиями.

Для ведения учета рабочего времени в организации или в от­дельных подразделениях назначаются ответственные лица из числа сотрудников этой организации (подразделений).

Обязанность ведения табеля может быть установлена работнику и предусмотрена в его должностной инструкции или возложена на него отдельным приказом по основной деятельности.

В случае невозможности исполнять обязанности по ведению табельного учета назначенным работником руководитель организации (подразделения) своим распоряжением на этот период возлагает обязанности на другого исполнителя.

В должностных обязанностях работников, ответственных за табельный учет использования рабочего времени, предусматриваются функции учета фактического времени пребывания работников организации (подразделения) на работе и ведение табельного учета. Такие работники несут ответственность за правильное отражение учета времени в табеле и своевременность представления указанного табеля для расчета заработной платы.

5 основных функций работника, ответственного за табельный учет

1. Ведение учета списочного состава работников организации (подразделения).

2. Внесение в табель соответствующих изменений, связанных с приемом, увольнением, переводом, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т.д., на основании ЛНПА (приказов по личному составу и др.).

3. Осуществление учета своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников с извещением руководителя организации (подразделения) о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших.

4. Контроль своевременности представления и правильности оформления документов, подтверждающих право работников на отсутствие на рабочем месте: листков нетрудоспособности, справок по уходу за больными и др.

5. Поготовка списков сотрудников для издания приказов о работе в выходные дни и других документов, связанных с табельным учетом использования рабочего времени.

Практика оформления табеля учета рабочего времени

Табель – первичный документ, являющийся основным источником информации об использовании рабочего времени. В нем содержатся сведения о фактически отработанных часах и неотработанном времени работников организации (структурного подразделения).

Табель также является основанием для начисления заработной платы работникам и источником информации для составления статистических отчетов по труду.

С учетом норм ст. 133 ТК форма табеля устанавливается ЛНПА.

Табель заполняется ежедневно и составляется, как правило, в одном экземпляре, подписывается ответственным исполнителем, руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и в установленные нанимателем сроки передается в бухгалтерскую службу для ведения расчетов по заработной плате.

Табель не требует утверждения руководителем организации, поскольку не является распорядительным документом.

Обозначения, используемые в табеле, законодательно не закреплены, поэтому в ЛНПА наниматель самостоятельно утверждает перечень условных обозначений, которые будут применяться при его составлении. Примеры условных обозначений видов затрат рабочего времени для использования в табеле учета рабочего времени приведены в табл. 2.

Отметки (коды) в табеле о причинах неявки на работу, о работе в режиме неполного рабочего времени, о работе в сверхурочное время и о других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны на основании первичных документов (листок нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, об отзыве из отпуска и др.), оформленных надлежащим образом. При этом исправления в табеле не допускаются.

Выходные дни, как правило, обозначаются буквой «В». Однако если работник находится в трудовом отпуске, то кодом «О» следует отмечать не только рабочие, но и выходные дни, так как отпуск предоставляется в календарных днях.

Государственные праздники и праздничные дни, установленные и объявленные Президентом Республики Беларусь нерабочими (далее – праздничные дни), приходящиеся на период отпусков, следует учитывать, например, под кодом «П», так как они не включаются в число календарных дней отпуска.

Время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству в составе отработанного времени учитывается отдельно (ст. 133 ТК).

Пособие по временной нетрудоспособности назначается за календарные дни. В связи с этим в табеле дни временной нетрудо­способности, приходящиеся на выходные и праздничные дни, необходимо отмечать кодом, обозначающим дни временной нетрудоспособности (например, «Б»).

В табелях, наряду с буквенными обозначениями затрат рабочего времени, отмечаются количество часов пребывания на работе, количество часов сверхурочной работы, работы в государственные праздники, праздничные и выходные дни, часы работы в ночное время и т.п.

Например, отметка в табеле «Я10/С2» означает, что работник в определенный день отработал 10 ч, из них 2 ч сверхурочно.

В составе отработанного времени отдельно учитывается время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству (ст. 133 ТК).

Поскольку сверхурочное время является рабочим временем, а законодательством предусмотрены особенности оплаты труда при работе в указанное время, то при заполнении табеля необходимо учесть, что количество часов сверхурочной работы учитывается как в графе «Отработано всего», так и отдельно в соответствующих графах.

Аналогичный подход целесообразно применить и к учету ночного времени.

Непосредственно из опыта работы

Табельный номер, который, как правило, присваивается каждому работнику при трудоустрой­стве и фиксируется во всех документах по учету труда и заработной платы, должен сохраняться за работником при любых перемещениях внутри организации. В случае увольнения работника его табельный номер, как правило, не присваивается другому работнику в течение 3 лет.

При нахождении работника в служебной командировке наниматель самостоятельно определяет в табеле обозначение времени его нахождения в командировке (например, «К»). При этом в табеле указывается также количество часов рабочего времени по графику работы работника для последующего начисления доплаты до среднего заработка (ст. 95 ТК). С учетом этого день служебной командировки в табеле обозначается в виде дроби в одной графе (например, «8/К»).