О штатном расписании для новичков и опытных. 13 популярных вопросов и ответы на них

Штатное расписание наряду с другими локальными нормативными правовыми актами (ЛНПА) определяет трудовой распорядок для работников (ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь; далее – ТК). Такая функция возводит его в ранг обязательных документов. Каждая организация должна иметь штатное расписание, и нанимателю важно знать основные принципы его составления, требования к содержанию и порядок управления.
Эта информация доступно и кратко изложена в виде вопросов и ответов в нашем специальном материале.

Наличие штатного расписания необходимо для организаций любых организационно-правовых форм. Это обусловлено прежде всего тем, что основой трудовых отношений является трудовой договор, который предусматривает соответствие штатному расписанию.

Справочно:
штатное расписание – организационно-распорядительный документ, содержащий информацию, необходимую для определения места работника в общей структуре трудового коллектива о его профессии (должности), размере тарифной ставки (оклада), и другие необходимые сведения.

Трудовой договор – соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок (ст. 1 ТК).

1. Какие работы предшествуют разработке штатного расписания?

Как правило, перед разработкой штатного расписания утверждается организационная структура предприятия, определяющая оптимальное количество структурных подразделений, распределение между ними функций, их подчиненность и взаимосвязь. Необходимость создания того или иного подразделения наниматель определяет в зависимости от различных факторов: характера выполняемых подразделением функций, поставленных целей и задач, их сложности.

Важно!
Штатное расписание устанавливает штатную численность работников, штатный состав и отражает организационную структуру.

Организационная структура может иметь характер ЛНПА (если она утверждается в установленном в организации порядке) либо иметь статус документа, не относящегося к ЛНПА.

При подготовке штатного расписания также проводятся сопутствующие мероприятия:

– расчет численности работников с учетом предполагаемых объемов работ (услуг), их трудоемкости. При этом используются утвержденные нанимателем следующие виды норм труда: нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания, нормы численности, нормы управляемости и др. Количество штатных единиц в штатном расписании необходимо для целей статистического учета персонала, а также для контроля численности работников;

Документ:
постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34 «Об утверждении Общих положений Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС)» (далее – Общие положения ЕТКС).

– установление наименований профессий рабочих и должностей служащих согласно содержанию их работ и обязанностей в соответствии с квалификационными (тарифно-квалификационными) характеристиками;

– распределение работников по структурным службам, подразделениям, рабочим местам;

– разработка и утверждение ЛНПА, определяющих формы, системы и размеры оплаты труда работников (положений о структурных подразделениях организации, должностных (рабочих) инструкций и др.);

Документ:
постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 «Об утверждении Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих» (далее – Общие положения ЕКСД).

– определение тарифных ставок (окладов) работников.

2. Какие нормативные документы используются при разработке штатного расписания?

К основным нормативным правовым актам, применяемым при составлении штатного расписания, относятся:

– Трудовой кодекс Республики Беларусь;

– Общие положения ЕТКС;

– Общие положения ЕКСД;

– межотраслевые (отраслевые) нормы труда.

3. Каковы требования законодательства к форме и содержанию штатного расписания?

Документ:
постановление Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (далее – Инструкция по делопроизводству).

С учетом норм законодательства о труде каждый наниматель самостоятельно определяет форму штатного расписания, которая соответствует принципам организации труда, принятого в организации. Что касается содержания штатного расписания, то оно также определяется нанимателем.

Однако законодательство требует включения в штатное расписание некоторых реквизитов.

Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания (п. 52 Инструкции по делопроизводству). Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Пример 1
УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Текнос»
Подпись С.Д. Шпак
10.04.2017

Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения.

Пример 2
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
выборного профсоюзного
органа ООО «Текнос»
12.04.2017 № 87

Как правило, штатное расписание утверждается в виде самостоятельного документа, распорядительный характер которого определяется грифом «УТВЕРЖДАЮ». Дополнительного оформления данного документа в виде приказа о введении в действие штатного расписания в этом случае не требуется.

Штатное расписание утверждается руководителем организации или лицом, которое в отсутствие руководителя организации исполняет его обязанности.

Справочно:
оплата труда работников производится на основе часовых и (или) месячных тарифных ставок (окладов), определяемых в коллективном договоре, соглашении или нанимателем, а в бюджетных организациях и иных организациях, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, – Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом (ст. 61 ТК).

Необходимыми реквизитами штатного расписания являются дата утверждения и дата введения его в действие (см. пример 1).

Согласование штатного расписания может быть предусмотрено специальными нормами законодательства или ЛНПА. В случае необходимости согласования оформляется соответствующий гриф (см. пример 2).

4. Почему в штатном расписании требуется указывать тарифные разряды, тарифные коэффициенты, повышения?

Данные о тарифной ставке 1-го разряда, тарифных разрядах и соответствующих им тарифных коэффициентах указываются в штатном расписании в случае, если при оплате труда в организации применяется тарифная система (например, на основании Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь (ЕТС), тарифной сетки (ТС), утвержденной в организации).

Поскольку в соответствии с законодательством при заключении трудового договора (контракта) работнику устанавливается тарифная ставка (оклад), то ее размер по каждой профессии (должности) целесообразно определить в штатном расписании.

Документ:
Декрет Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее – Декрет № 29).

С учетом того что тарифные ставки (оклады) работников могут предусматривать различного рода повышения (мера стимулирования труда в соответствии с Декретом № 29, иные повышения), в штатном расписании, как правило, указывается все составляющие тарифной части заработной платы работника.

По решению нанимателя в штатном расписании могут указываться только тарифные ставки (оклады) без учета повышений. Такое содержание штатного расписания предполагает ведение дополнительной информации о других выплатах по системам заработной платы в так называемой штатной книге.

Форма штатной книги, как ЛНПА, также подлежит утверждению нанимателем.

Справочно:
отнесение выполняемых работ к конкретным тарифным разрядам (должностям) и присвоение работникам соответствующей квалификации осуществляются в порядке, определяемом коллективным договором, соглашением или нанимателем в соответствии с ЕТКС, ЕКСД, иными квалификационными справочниками, утвержденными в установленном порядке (ст. 61 ТК).

5. По каким принципам присваиваются наименования профессий в штатном расписании?

Согласно Общим положениям ЕТКС наименования профессий рабочих устанавливаются в строгом соответствии с ЕТКС.

Не допускается включение в штатное расписание наименований профессий рабочих, содержащие какие-либо уточнения, кроме имеющихся в самом наименовании, а также применение двойных наименований профессий рабочих. Исключение – случаи, когда двойным является само наименование (например, слесарь-сантехник, укладчик-упаковщик и др.).

6. Как отразить в штатном расписании поручение работнику работы по 2 профессиям (в рамках одного контракта)?

На практике в некоторых случаях нанимателю необходимо поручить работнику трудовую функцию по 2 профессиям в рамках одного трудового договора (контракта).

В таких случаях целесообразно в штатном расписании соответствующую позицию под одним порядковым номером разбить на две составляющие с наименованиями профессий. При этом по каждой профессии устанавливаются расчетная доля тарифной ставки, а также тарифная ставка (месячный либо часовой ее размер).

Пример записи в штатном расписании:

7. В каких случаях к наименованию профессии допускается добавлять уточнения?

К наименованиям профессий рабочих допускаются уточнения, касающиеся указания вида оборудования (механизма), который закреплен за работником. Это возможно в т.ч. в случаях, когда наименования профессий работников одинаковы. Такое уточнение не образует наименование профессии.

Пример записи в штатном расписании:

Справочно:
код полного наименования должности определяется по коду ее базового наименования.

8. На какие особенности установления должностей в штатном расписании необходимо обратить внимание?

Порядок установления наименований должностей служащих регламентируется нормами Общих положений ЕКСД.

Общими положениями ЕКСД определены понятия «базовое наименование должности» и «полное наименование должности».

Базовое наименование должности – основное наименование должности служащего, которое содержится в ОКПД и определяется в соответствующей квалификационной характеристике.

Документ:
постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 22.10.2009 № 125 «Об утверждении общегосударственного классификатора Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих» (далее – ОКПД).

Полное наименование должности – конкретное наименование должности служащего, уточняющее характер выполняемой им трудовой функции, специальность, сферу деятельности, режим и (или) место работы и др. Оно устанавливается путем добавления к базовому наименованию должности дополнительных сведений, а также наименований производных должностей согласно табл. 11 ОКПД. При этом соответствующее дополнение к базовому наименованию должности может быть помещено непосредственно в нем, после него, а также перед ним.

Важно!
Установление наименований должностей служащих осуществляется в зависимости от характера выполняемых работ, составляющих содержание их труда (организационно-распорядительные, аналитико-конструктивные, исполнительские).

Если работнику поручаются обязанности по 2 должностям с установлением двойного наименования должности, то условием для этого является наличие составляющих этого наименования (производного наименования) должности в ОКПД. При этом поручаемые работнику обязанности по каждой из должностей должны быть родственными по содержанию, равными по сложности и по уровню квалификации работника (например, заместитель начальника управления – начальник отдела).

В соответствии с Общими положениями ЕКСД наименование должности с применением производной «главный» может устанавливаться для должности руководителя при условии, если он имеет в подчинении структурное подразделение (структурные подразделения), подчиненных работников по определенному наименованием должности виду (направлению) деятельности организации (главный механик, главный энергетик, главный экономист и т.д.). Исключение составляют должности «главный инженер», «главный бухгалтер».

В связи с этим недопустимо введение в штатное расписание должностей главных специалистов в качестве специалистов и введение указанных должностей в состав структурных подразделений.

9. Допускается ли «сдельщиков» не включать в штатное расписание?

На практике встречаются случаи, когда в штатное расписание не включаются профессии рабочих, которым установлена сдельная оплата труда. Это признается нарушением законодательства о труде, поскольку согласно ст. 1 ТК в штатное расписание включаются все профессии рабочих (должности служащих), с которыми заключаются трудовые договоры (контракты).

10. Какую дополнительную информацию допускается вносить в штатное расписание?

Справочно:
надбавки за сложность и напряженность труда определяются ЛНПА, регламентирующим порядок и условия оплаты труда, а их размер устанавливается приказом нанимателя.

При необходимости штатное расписание может включать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Например, в графе «Примечание» может указываться, на какой период вводится та или иная профессия (должность), факт нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет и т.п.

По мнению автора, в штатном расписании целесообразно также указать фамилии работников. Однако во всех случаях решение принимает наниматель.

11. Вносятся ли в штатное расписание сведения об установленных работникам надбавках и премиях?

В штатном расписании, как правило, указывается только тарифная часть заработной платы, а выплаты, носящие переменный характер, предусматриваются в других ЛНПА.

Не указываются в штатном расписании также премии, поскольку этот вид выплат является вознаграждением по итогам финансовохозяйственной деятельности и выплачивается с установленной периодичностью (месяц, квартал) в зависимости от выполнения определенных показателей на основании приказа нанимателя.

Справочно:
квалификационная характеристика должности «экономист по труду» предусматривает выполнение работ по составлению штатного расписания в соответствии с утвержденной структурой управления, действующими нормативами, внесению в него изменении.

12. Кто в организации должен быть ответственным за разработку штатного расписания?

Штатное расписание составляет в организации специально уполномоченное лицо нанимателя. Как правило, это экономист по труду. При отсутствии в штате организации экономиста по труду эту работу могут выполнять другие работники экономической службы с участием кадровой, юридической служб.

В небольших организациях при отсутствии в их организационной структуре экономической службы вопросами разработки штатного расписания могут заниматься главный бухгалтер, юрисконсульт либо другое уполномоченное нанимателем лицо.

В целях недопущения спорных вопросов нанимателю необходимо включить в перечень должностных обязанностей работника функции по ведению штатного расписания.

Важно!
В целях упорядочения делопроизводства применительно к ведению штатного расписания, рекомендуется все изменения и дополнения вносить одновременно, по мере накопления (например, в конце отчетного месяца).

13. В каких случаях и как в штатное расписание вносятся изменения, а в каких оно переутверждается?

В силу организационных, экономических или производственных причин штатное расписание нанимателя может изменяться: вводятся или исключаются новые должности, изменяются тарификация работников, условия и размеры оплаты их труда и др.

В этих случаях в штатное расписание необходимо вносить соответствующие изменения. Их можно оформить путем утверждения перечня изменений с соответствующим грифом.

Например:

УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Текнос»
Подпись С.Д. Шпак
10.04.2017

Изменения и дополнения в штатное расписание ООО «Текнос»

Внести в штатное расписание следующие изменения и дополнения:

1. <…>

2. <…>

Штатное расписание, как правило, составляется на календарный год. В случаях, когда наниматель принимает решение об увеличении тарифных ставок (окладов) работников, изменении организационной структуры, иных существенных изменений, штатное расписание подлежит переутверждению.