Оптимизация работы и расчет численности сотрудников, занимающихся организацией закупок, и работников склада

Руслан Веко, экономист

Одним из способов снижения затрат торговой компании является грамотная организация условий работы складского персонала и сотрудников, занимающихся закупкой товаров.

В статье рассмотрены примеры определения количества таких сотрудников с учетом номенклатурных категорий товаров на складе и способы организации пространства в складском помещении как составляющие процесса сокращения затрат.

В деятельности каждого торгового предприятия заработная плата сотрудников, занимающихся организацией закупок, и работников склада – это значительная статья расходов. Содержать оптимальный штат сотрудников данной категории – одна из базовых задач, стоящих перед руководством организации.

Рассмотрим на практических примерах методы, позволяющие объективно рассчитать численность таких работников.

Расчет численности операционных логистов

Оптимальное число сотрудников, необходимых для организации процессов закупок и снабжения, рассчитывается на основании нормирования трудозатрат по налаживанию управленческих процессов и контролю товарного потока (работа по аналитике, разработке плановых задач, подготовка и организация отправок заказов и др.).

К сожалению, четко выделить нормы трудозатрат в сфере закупок удается далеко не всегда. Вот каким образом их рассчитать, если операционному логисту приходится многократно звонить менеджеру поставщика для уточнения различных нюансов по отгрузке или характеристикам некоторых видов продукции? Как вариант, можно увеличить базовые трудозатраты на 10 %, чтобы учесть дополнительное время на отдельные направления. Но, безусловно, идеальный вариант для расчета численности – когда нормативы одинаковы по всем позициям.

Рассмотрим 2 подхода при расчете численности операционных логистов.

Ситуация 1

Cотрудники коммерческой организации уделяют одинаковое количество времени по всем товарным позициям на планирование закупок, формирование заявок поставщику и поддержание их доступности.

Проанализировав хронометраж фактических трудозатрат, подсчитали, что в месяц одному сотруднику требуется 9–14 мин, чтобы эффективно управлять товарными потоками по одной позиции.

В ассортименте организации насчитывается около 3 000 товарных позиций. Это значит, что нужно от 27 тыс. (3 000 × 9) до 42 тыс. человеко-минут (3 000 × 14) для обслуживания всех товарных потоков.

Для расчета численности один рабочий час принимаем за 55 мин (полезное время). В качестве месячного бюджета возьмем 21 рабочий 8-часовой день.

Определяется оптимальное число сотрудников в штате следующим образом:

27 000 / 55 / 8 / 21 = 2,92 ед.

42 000 / 55 / 8 / 21 = 4,55 ед.

Таким образом, для выполнения указанного объема работ необходимо от 3 до 5 операционных логистов.

Это достаточно условный расчет численности. На самом деле на обслуживание высокомаржинальных товарных позиций приходится выделять больше времени. Ограничения во времени чреваты допущением ошибок, что может грозить потерей клиентов, которых не удовлетворит качество сервиса.

Диверсификация норм трудозатрат операционных логистов также возможна путем анализа АВС-аналитики запасов. По его результатам можно также разработать и утвердить нормативы, но уже с учетом различных категорий товаров.

Важно!
При принятии решения о целесообразности сокращения штата конкретного отдела или перевода части сотрудников на другие направления (перепрофилирование) всегда следует просчитывать расход времени на обслуживание по максимальному количеству товарных позиций, лучше – по каждой...

<…>

Полный текст читайте в журнале «Нормирование и тарификация труда», № 12/2021.