Планируем фонд оплаты труда детализированным методом

В 11-м номере журнала мы рассмотрели упрощенный вариант бюджетирования фонда оплаты труда. Он применяется при крайне ограниченных сроках бюджетирования, когда отсутствует в должном объеме необходимая аналитическая информация, а также если расчеты осуществляют неопытные сотрудники.

Сегодня мы предлагаем вам орешек покрепче – детализированный бюджет – подробный и доскональный расчет фонда оплаты труда на следующий год, основанный на графиках работ, штатном расписании, статистических данных и данных перспективных планов развития.

Детализированный метод следует применять, если на составление бюджета дается хотя бы неделя. Связано это с тем, что при численности сотрудников свыше 1 000 человек потребуется достаточно длительное время на проведение необходимых основных и вспомогательных расчетов.

Алгоритм детализированного метода расчета

Описывать данный метод будем поэтапно.

1. Определяем графики работ на следующий год. Если в компании только «пятидневка» – очень хорошо, расчеты минимизируются. А вот если сменные или «скользящие» режимы работы, нужно приготовиться к длительным подсчетам.

В качестве примера сменный график может выглядеть так (см. табл. 1):

По отдельности графики работ нам мало полезны. Для расчетов нам понадобятся итоговые данные помесячно по отработанному времени и сумме ночных часов в каждом месяце.

Их можно представить в виде таблицы, например, как табл. 2:

Таблица для ночных часов может выглядеть вот так (см. табл. 3):

Теперь максимальный плановый фонд рабочего времени у нас есть.

Комментарий

Резонно задать вопрос: почему мы в своих расчетах не учли отпуска и больничные? Дело в том, что, отправляясь в отпуск, сотрудник, в сущности, получает ту же сумму денежных средств, что и за время работы (отпускные). Особенно заметно это при применении повременных систем оплаты. Больничные, хотя и оплачиваются за счет средств соответствующих фондов, являются нежелательным для компании фактором, поэтому в наших расчетах будем все же исходить из максимального фонда (т.е. допущения, что все наши сотрудники – добросовестные ударники производства).

2. Создаем базу должностей (профессий) для расчета ФОТ.

При этом можно пойти одним из следующих путей:

а) самостоятельно составить сводный список должностей с их количеством по каждому отделу (в произвольной форме). Подобный подход позволяет создавать менее объемные и удобные для прочтения исходные расчетные таблицы. Однако при наличии графиков, отличных от 5-дневных, все равно придется выделять по каждой должности количество сотрудников с разными графиками. При этом механизм подсчета немного усложняется;

б) использовать в качестве основы штатное расписание (штатную расстановку). Подобным способом пользуется автор и, несмотря на трудоемкость обработки данных, рекомендовал бы именно его. Пример (см. табл. 4):

Это будет заготовка для будущего бюджета. Именно она поможет создать детализированный расчет.

3. Добавляем слева к таблице штатного расписания (табл. 3) колонки по видами выплат, предусмотренным для каждого конкретного сотрудника. Это могут быть оклад (месячная ставка), премия, доплата за ночные, доплата за выслугу, доплата за сменность, доплата за профмастерство и т.д. При этом у каждой доплаты будут свои особенности начисления. Например, доплата за работу в ночное время при повременной оплате труда считается так:

оклад / 164,5 (среднемесячное количество часов
по производственному календарю) × 56 (среднее количество ночных часов) ×
× 20 % (доплата за ночные смены)

После всех описанных преобразований наша «базовая» таблица может принять следующий вид (см. табл. 5):

Ежемесячную премию берем максимально возможную по положению, поскольку некорректно сразу полагать, что сотрудники будут работать плохо и не выполнят план. У кого-то премиальные составляют 100 % от оклада, у кого-то только 40 %. В итоге справа в крайнем столбце получаем среднемесячный доход путем суммирования всех сумм начислений.

4. Добавляем новые штатные единицы, которые планируем ввести в новом году. Для этого вставляем снизу таблицы строки с должностями, а в графе «ФИО» добавляем пометку «Новая». Например, нужно принять еще 5 бухгалтеров и 4 инженеров. Оклады (месячные тарифные ставки) нам известны. Они составляют 570 руб. и 600 руб. соответственно. Премии у новых сотрудников нет, в ночную смену они работать не будут, выслугу они еще не заработали (см. табл. 6).

Расчет детализированного бюджета с помощью таблиц Excel

Далее порядок расчетов попробуем проиллюстрировать на основе электронных таблиц Excel.

На листе 2 файла Excel размещаем данные по рабочему времени по графикам сменности и времени работы в ночные смены. Например, так (см. скриншот 1).

Скриншот 1

Теперь попробуем, используя эти данные, составить бюджет.

При ведении суммированного учета могут быть 2 подхода к расчету оплаты труда при полном отработанном месяце:

1) при отработке всех дней по графику работнику выплачивается полный оклад, а соответственно и все доплаты, начисляемые на него;

2) почасовая оплата труда. Стоимость часа работы определяется делением оклада на среднее количество часов производственного календаря за год, а затем для расчета месячной зарплаты умножается на количество отработанных в месяце часов. Таким образом, зарплата будет зависеть от количества часов в полном отработанном месяце.

В наших расчетах мы будем исходить из второго подхода. Результат расчета может выглядеть как на скриншоте листа «Бюджет» (см. скриншот 2).

Скриншот 2

Как видно, для работников, работающих по основному 5-дневному графику, мы во все месяцы будущего года «перетащили» среднемесячный доход. Он будет неизменным.

Для работников, работающих по графикам сменности, применили более сложный расчет, чтобы рассчитать заработную плату за фактически отработанные часы. Рассмотрим его на примере ячейки Q9, в которую записана следующая формула:

=(I9+J9+K9+L9+N9)*ВПР(P9;Лист2!$B$3:$N$7;ПОИСКПОЗ(Бюджет!$Q$4;Лист2!$B$2:$O$2;0);ЛОЖЬ)/164,5+I9/164,5*ВПР(Бюджет!P9;Лист2!$Q$3:$AC$7;ПОИСКПОЗ(Бюджет!$Q$4;Лист2!$Q$2:$AC$2;0);ЛОЖЬ)*0,2,

где (I9+J9+K9+L9+N9) – оклад и другие элементы начислений (кроме доплаты за ночные часы). Доплаты, премии и бонусы привязаны процентом к окладу, а значит, будут меняться пропорционально количеству отработанных часов;

ВПР(P9;Лист2!$B$3:$N$7;ПОИСКПОЗ(Бюджет!$Q$4;Лист2!$B$2:$O$2;0);ЛОЖЬ) – функция, которая возвращает нам значение часов соответствующего графика с листа 2 в январе (P9 – ссылка на название графика на текущем листе; Лист2!$B$3:$N$7 – ссылка на массив на листе 2 с часами, в котором ищем нужное нам значение по названию графика).

Вложенной функцией ПОИСКПОЗ() задаем номер колонки поиска на листе 2, в которой будем искать. Опишем ее аргументы: Бюджет!$Q$4 – название месяца в шапке таблицы, Лист2!$B$2:$O$2 – верхняя строка с названиями месяцев на листе 2; 0 – ищем точное совпадение названия месяца. Слово «ЛОЖЬ» относится к функции ВПР и показывает, что мы ищем данные в упорядоченном массиве.

Что в итоге делает эта функция? Перемножает все начисления (кроме доплат за ночные) на часы работы по графику и делит на среднемесячную норму часов.

Вторая часть формулы:  I9/164,5*ВПР(Бюджет!P9;Лист2!$Q$3:$AC$7;ПОИСКПОЗ(Бюджет!$Q$4;Лист2!$Q$2:$AC$2;0);ЛОЖЬ)*0,2 вычисляет сумму доплат за ночные часы: сначала делит оклад на среднемесячную норму часов, затем умножает на ночные часы по графику и умножает на 0,2 (20 %).

В итоге мы получили максимально возможные месячные начисления по каждому сотруднику. Внизу считаем итог – и вот он наш бюджет ФОТ!

Комментарий

Еще раз напомним, все изложенное – иллюстрация самой идеи детализированного метода. Это только вариант того, как можно реализовать составление бюджета. У автора на практике строк гораздо больше, формулы бывают сложнее и изощреннее. Форма реализации метода зависит от уровня подготовки специалиста по работе с Excel.

Частные случаи при составлении бюджета ФОТ

1. Допустим, прием новых сотрудников запланирован не на 1-й месяц будущего года, а на 6-й или 7-й (июнь, июль). Тогда просто обнуляем ячейки по строке с вакансиями до июня или июля, оставляя только ту часть, когда сотрудник ориентировочно будет работать.

2. Если планируется индексация зарплаты – опять же самое простое решение: умножить итоговые суммы по месяцам на процент увеличения заработной платы с того месяца, когда она предусмотрена, и «протащить» эти формулы вниз по каждой колонке.

3. В бюджете также можно запланировать сверхурочную работу и работу в выходной день.

Комментарий

Когда это необходимо сделать и откуда возьмутся плановые сверхурочные или работа в выходной? При соблюдении всех требований законодательства график сменности по итогам учетного периода (пусть это будет год) должен по сумме часов совпадать с нормой по производственному календарю. Допустим, мы подогнали график под норму. Но непрерывности производственного цикла это не отменило. И мы знаем, что по факту все равно будем привлекать работника к работе в выходной или сверхурочно, причем даже можем по каждому графику посчитать количество таких часов.

Для этого создаем таблицу, аналогичную сводной таблице, для часов, отработанных по графику, и ночных часов, и помещаем ее туда же, в расчетный файл Excel (на лист 2).

Допустим, получилось так (см. табл. 7):

Далее можно скопировать на отдельный лист в файле Excel нашу штатную расстановку с окладами, назвать его «Работа в выходной» и рассчитать начисления для выходных и сверхурочных аналогично тому, как было сделано до этого (см. скриншот 3).

Скриншот 3

Как видно, мы использовали тот же принцип, что и в первый раз, только в данном случае за работу в выходные и сверхурочно посчитали двойной оклад (оплату + компенсацию).

Формула, которую использовали в расчетах, показана на скриншоте в ячейке J6:

=ВПР(I6;Лист2!$Q$13:$AC$24;ПОИСКПОЗ('Работа в выходной'!$J$2;Лист2!$Q$12:$AC$12;0);ЛОЖЬ)*H6/164,5*2.

Что заключается в этой формуле? Сначала мы ищем значение часов работы в выходной в соответствующем месяце на листе 2. После этого умножаем на оклад, деленный на среднемесячную норму времени, и полученное умножаем на 2 (оплата + компенсация).

Следующий этап: по листу «Работа в выходной» нужно посчитать итоги по каждому подразделению и добавить их к расчетной таблице в лист «Бюджет». Добавляем их снизу отдельной строкой по каждому отделу, помечая, какой вид доплат добавляем.

Примерно это должно выглядеть вот так (см. скриншот 4):

Скриншот 4

Составление сводных отчетов по бюджету

Теперь нам осталось собрать аналитический сводный файл. Для этого можно использовать инструмент Excel «Сводные таблицы» или воспользоваться функцией СУММЕСЛИ или СУММЕСЛИМН. В нашем примере мы применим сводные таблицы (см. скриншоты 5 и 6).

Скриншот 5

Скриншот 6

Приведены как итоговая таблица, так и скриншот всего листа. Возможно, так читателю проще будет понять механизм построения отчета.

Бюджет ФОТ готов. К нему, как и в предыдущем упрощенном методе, остается только добавить 34,9 % – страховые взносы в ФСЗН и Белгосстрах.

Как проверить правильность составления бюджета ФОТ

После окончания подсчетов нужно обязательно сопоставить полученные данные со структурой начислений и доплат за предыдущий год. Для сравнения сначала нужно вычесть из бюджета суммы, предназначенные на прием новых специалистов и на повышение зарплаты, а затем сравнить данные с прошлогодними итогами без этих сумм. Если в нашем бюджете получилось существенное повышение, требуется изучить количество вакантных единиц по году, возможно, за счет них получалась «экономия». Стоит также проанализировать получившуюся сумму за работы в выходной день и сверхурочно. При существенном отклонении допускается немного «срезать» полученную сумму.

Используя приведенный метод, можно составить достаточно точный прогноз денежных выплат по ФОТ на следующий год. Главное – не бояться ошибок и анализировать исполнение бюджета регулярно. Критерий оценки его качества:

– отклонение от факта до ±10 % – план качественный;

– если отклонения превышают этот порог – значит, еще есть над чем работать.