Практика расчета оптимального количества работников финансового отдела

Руслан Веко, директор РЦПИ г. Минска, канд. экон. наук, DipIAS

На сегодняшний день представлено достаточно много подробной информации о нормировании и определении необходимой численности работников, выполняющих физические, монотонные операции. При этом считается, что труд офисных работников, как и труд работников творческих профессий, нормировать проблематично. Имеется очень мало информации о том, как определить необходимое количество работников бухгалтерии, планово-экономического и финансового отделов. Данный вопрос приобретает все бо′льшую актуальность, поскольку, с одной стороны, экономически нецелесообразно содержать излишних специалистов, с другой – чрезмерная оптимизация может привести к ошибкам, влекущим финансовые потери. В предлагаемой статье приведен алгоритм определения необходимого количество работников на примере финансового отдела.

В целях предотвращения кадровых проблем финансовый директор либо руководитель организации должен грамотно составить штатное расписание. Для того чтобы оптимизировать штат финансового отдела, необходимо проанализировать объем работ и функциональную загруженность его работников, определить количество затрачиваемого времени для выполнения рабочих вопросов.

В связи с неоднозначностью определения стандартного набора функций финансового отдела в различных организациях отсутствует и какой-то шаблон соотношения количества сотрудников компании к числу штатных финансистов. Кроме того, штатное расписание финансового отдела внешне схожих организаций может сильно отличаться, что может быть связано в т.ч. с количеством функций контроля: чем больше контроля, тем больше трудозатраты.

Важно!
Знание времени, затрачиваемого на выполнение определенных работ, позволяет оценить эффективность работы сотрудников и помогает более рационально распределять нагрузку между ними.

Выбираем подход к определению трудозатрат

Существует несколько подходов к определению трудозатрат выполняемых операций, к которым прибегают в коммерческих организациях. Рассмотрим их кратко.

Первый подход. Можно найти необходимый норматив времени на интересующие нас операции в открытых источниках информации, результатах научных исследований, публикациях соответствующих институтов и т.д. Отрицательным фактором данного подхода является тот факт, что эти исследования зачастую проводятся на примере крупных организаций и соответственно далеко не всегда применимы к конкретной организации.

Второй подход. При помощи анализа производительности самостоятельно разработать норматив, проведя необходимые измерения. Для этого можно воспользоваться:

– специальными программами наблюдения (когда работник не знает о проведении исследования, компьютерная программа отслеживает выполняемую работу и фиксирует трудозатраты);

– хронометражом с помощью секундомера;

– самофотографией – учет рабочего времени выполняет сам сотрудник путем представления информации о затратах времени на ту или иную операцию.

Третий подход – опытно-статистический метод – норматив устанавливается исходя из личного опыта и здравого смысла разработчика.

Первых два подхода применяют для часто повторяющихся операций, например сканирование, акты сверки и обработка вводимых документов.

Важно!
Важными в расчете оптимального количества сотрудников являются:
– уровень мотивации сотрудников;
– автоматизация процессов;
– дисциплина в организации;
– количество затрачиваемого времени сотрудником на выполнение рутинных работ.

Расчет трудозатрат на выполнение часто повторяющихся операций

<…>

Полный текст читайте в журнале «Нормирование и тарификация труда», № 6/2021.