Применяем метод самоописания при получении данных о времени рабочего процесса

В условиях рыночных отношений работа по формированию рациональной организации труда должна сочетать выявление наиболее эффективных условий производства, их закрепление в нормах труда и освоение этих норм, а также оценку достигнутой величины трудовых затрат, выявление путей его снижения, проверку экономического обоснования мер технического и организационного характера. Этим целям прекрасно служит одно из средств аналитически-исследовательского метода нормирования труда – так называемое самоописание (самофотография). Об особенностях применения данного метода читайте в статье.

Самоописание является методом сбора данных об организации труда, который осуществляется лицами, участвующими в производственном процессе, или средствами производства. Благодаря одновременному самоописанию на нескольких рабочих местах можно относительно просто и с небольшими затратами проводить сбор полных данных.

Помимо этого, проведение самоописания дает обширный материал для контроля и изу­чения использования рабочего времени на различных операциях и на различных производственных участках предприятия.

Важно!
Самоописание рабочего времени позволяет выявлять резервы роста производительности труда и способствует расширению изучения операций производственного процесса научными методами.

Что можно изучать самоописанием?

Самоописание используется для различных целей, связанных с организацией производственных процессов и рабочих систем. В качестве предмета изучения при самоописании могут выступать:

– виды производственных процессов, связанные с работающими или средствами производства;

– количественно выраженная производительность работающих, средств производства или рабочих систем;

– продолжительность отдельных операций производственного процесса;

– коммуникационный или информационный анализ относительно вида, частоты и продолжительности контактов между отдельными рабочими местами;

– анализ слабых сторон и «узких» мест производственного процесса;

– анализ затрат на выполнение задания (расчет соответствующих ключевых величин для определенных видов затрат);

– анализ определения профилей деятельности по виду, продолжительности и доли деятельности для самостоятельной регистрации и оценки процесса труда;

– анализ загрузки в отношении определенных видов деятельности отдельных мест или отделов, например, сопоставление производительности, расчет потребности в рабочей силе и составление планов штатного расписания;

– изучение последовательности трудового процесса в целях организации труда и упрощения труда при оптимальном распределении задач и количества;

– анализ эксплуатации средств производства с целью совершенствования премиальной оплаты труда или для расчета внутрипроизводственной производительности;

– расчет необходимого времени на дополнительные неплановые виды процессов, связанные с подготовкой и техническим обслуживанием рабочих мест.

Когда самоописание предпочтительнее других средств исследования рабочего времени?

Самоописание является более предпочтительным, чем наблюдение и описание третьими лицами, в том случае, если:

– должен проводиться учет данных в подразделениях, связанных с обслуживанием клиентов, без так называемого фактора помехи со стороны посторонних;

– принимаются во внимание виды производственных процессов, в которых постороннему наблюдателю сложно разобраться.

Это связано с тем, что трудовой процесс может иметь скрытые фазы, которые могут быть выявлены только при участии в изучении самого исполнителя;

– выполнение работы каким-либо лицом связано с постоянной переменой рабочего места.

Важно!
Хотя самофотография характеризует потери рабочего времени по организационно-техническим причинам не менее объективно, чем фотография рабочего времени (ФРВ), она не дает объективного представления о потерях рабочего времени по вине самого исполнителя. Поэтому наряду с самофото­графией нужно проводить и ФРВ.

Комментарий эксперта

Практика показывает, что метод самоописания не подходит для определения норм времени (выработки) с целью последующего обоснования сдельной заработной платы. Существующая вероятность ошибок (приписок) в записи значительно ограничивает объективность расчетных данных. Для подтверждения полученных данных времени и более точного расчета необходимого времени процесса следует использовать другие аналитические методы получения данных: хронометраж рабочего времени, отраслевые и межотраслевые нормы и нормативы трудовых затрат, микроэлементное нормирование, фотографию рабочего времени и др.

Непосредственно из опыта работы

В чем основной минус самофотографии? Поскольку работник ведет записи самостоятельно, увеличиваются затраты времени: он отвлекается от работы, теряется темп работы и возрастает вероятность появления ошибок. Поэтому, чтобы минимизировать негативные эффекты, при проведении самофотографии рабочего времени зачастую дается установка фиксировать только потери рабочего времени. Логика здесь такая, раз уж работник все равно простаивает, значит, у него есть время сделать запись в листе наблюдений.

Самоописание, осуществляемое работником

Самоописание, осуществляемое человеком, может быть связано с рабочим местом (производственным участком) или рабочим процессом (рабочей операцией).

Важно!
При подготовке к проведению самофотографии в качестве объекта наблюдения чаще всего выбирают те участки, где потери и непроизводительные затраты наиболее высоки.

Самоописание, связанное с рабочим местом

Самоописание, связанное с рабочим местом, используется для того, чтобы получить достаточную информацию в отношении видов деятельности, осуществляемых на рабочем месте.

Самоописание должно быть организационно подготовлено: карты наблюдения должны быть унифицированы и разработаны ин­струкции по их заполнению. Кроме того, должна быть обеспечена подробная консультация работников, осуществляющих самоописание, по проведению анализа данных наблюдения и использования их для повышения производительности труда.

Непосредственно из опыта работы

Практические рекомендации, которые следует учесть перед проведением самоописания:

– нужно обеспечить достаточную подготовку работника и технических средств для самоописания;

– человек, занимающийся самоописанием, должен быть освобожден от излишней и ненужной писанины, поэтому форму записей и их количество нужно установить заранее;

– проведение самоописания должно быть обговорено с руководством подразделения, в котором оно будет проводиться;

– перед началом самоописания работник должен быть проинструктирован.

Очень важно при организации самоописания правильно делить процессы на виды событий (этапы процесса).

Это действие можно проиллюстрировать на примере оптимизации времени выполнения рабочего задания, например, в машино­строительной отрасли. Для этого выполнение рабочего здания можно разделить на виды событий (процессов) следующим образом (см. схему 1):

– задание находится в выполнении, когда одна и более участвующих в нем рабочих систем находится в применении;

– задание не находится в выполнении, когда на протяжении установленного рабочего времени никакие рабочие системы не принимают участия в этом задании; то же действует и для производ­ственного бездействия;

– основное выполнение – планомерное, непосредственное выполнение задания, например, окраска изделия, сверление отвер­стия, монтаж узла;

– вспомогательное выполнение – планомерное, косвенное выполнение задания, например, заправка ленты в автомат, выбор инструмента, уборка отходов;

– о дополнительном выполнении говорят тогда, когда оно не может быть заранее запланировано или предопределено, например, замена сломанного инструмента, повторный удар пресса;

– перерыв, обусловленный процессом, ведет к ожиданию (бездействию) задания до планомерного завершения других заданий: ожидание нагревания формы до рабочей температуры, завершения сушки грунтовой покраски и др.;

– перерыв, обусловленный помехой в деятельности по организационным и техническим причинам, например, неплановое ожидание доставки полуфабрикатов, ожидание из-за недостатка информации и др.

Схема 1. Виды событий процесса выполнения рабочего задания

Далее для удобства записей и последующей обработки данных выполняется кодирование наблюдаемых операций, пример которого можно представить в виде табл. 1:

На рис. 1 представлен пример самостоятельной регистрации процессов и течения времени процессов, причем события (этапы) рабочего процесса представлены в закодированной форме.

Рис. 1. Пример оформления самостоятельной регистрации событий рабочего задания
и текущего времени процесса по закодированным этапам

Если учет выполняемых заданий должен производиться только в форме указания частоты событий, то работа может осуществляться и с помощью простых рабочих таблиц (см. пример оформления в рубрике «Полезная документация» на с. 28).

Непосредственно из опыта работы

Чтобы получить при самоописании данные с достаточной мерой надежности, следует в течение определенного промежутка времени провести повторную процедуру наблюдений. Полученные данные можно впоследствии обработать с помощью статистических методов и получить вполне объективный результат.

Что можно предпринять для нейтрализации «естественного» искушения работника исказить результаты наблюдений в свою пользу? Для компенсации возможных искажений можно порекомендовать:

1) принимать только заполненные вручную бланки листов наблюдений;

2) проводить наблюдения в 2 этапа – по 3–5 дней каждый, но с промежутком между этапами в 2–3 недели.

Даже если работники исказят результаты наблюдений, им сложно будет через некоторое время повторно исказить данные точно так же (действительно, абсолютно точно запомнить и повторить свои улучшения вряд ли кому удастся). Такие намеренные искажения обычно удается выявить при обработке результатов.

Самоописание, связанное с рабочим процессом

При самоописании рабочих процессов ход действий должен учитывать все составные этапы рабочей системы: время обработки заказов, складирование и транспортировку предметов труда. Здесь используется так называемая производственная карта (см. табл. 2).

Таблица 2

Оценка самоописания (ориентированная на адресата производственная карта)

Метод использования производственных карт может применяться с ориентацией на предмет труда или адресата. Оценка при методе производственных карт нацелена в первую очередь на исследование прохождения предмета труда через несколько производственных систем и может быть представлена, например, с помощью матрицы, причем горизонтальная шапка характеризует производственную систему, в то время как вертикальная ось дает информацию относительно отдельных операций производственного процесса и их продолжительности.

Самоописание с помощью средства производства

Получение производственных данных путем их регистрации на рабочем месте с помощью средства производства служит тому, чтобы собирать все необходимые данные о фактическом состоянии дел на предприятии и поставлять их в готовой для переработки (часто очень сжатой) форме для дальнейшей организации и управления производственными процессами, процессами технологического производства или материальными потоками.

Для получения данных на предприятии с помощью средства производства важны следующие особенности:

– получение данных должно базироваться на подробном алгоритме;

– процесс организуется децентрализованно, т.е. сбор и учет данных осуществляется большей частью автоматически и непосред­ственно у источника данных (мобильного или стационарного), как правило, в момент возникновения этих данных;

– накопленные данные в целях дальнейшей обработки передаются на центральное вычислительное устройство.

Непосредственно из опыта работы

Чаще всего в практике самоописание применяется в качестве метода выявления причин неэффективного использования рабочего времени либо простоев рабочих и направлен на вскрытие возможностей уплотнения рабочего времени. Для результатов самоописания исключительно большое значение имеют предложения работников по мероприятиям, направленным на ликвидацию причин, вызывающих потери рабочего времени.

От редакции:

Указания о порядке применения метода самоописания (самофотографии) также содержатся и в законодательстве.

Так, в Методических рекомендациях по определению трудоемкости сопровождения программных продуктов, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 23.09.2011 № 92, приводятся пояснения по проведению самофотографии рабочего дня, а также форма наблюдательного листа самофотографии рабочего дня и пример его заполнения, которые можно использовать в подготовке и проведении самоописания в вашей организации.