Проверяем учет рабочего времени

Ведение табельного учета – это головная боль почти всех современных предприятий. Опоздания, прогулы, «отпрашивания», уходы раньше времени, отгулы и прочие личные обстоятельства некоторых работников доставляют много хлопот табельщикам: ведь все нужно правильно учесть и отразить в документах. Что касается экономических работников, то они должны проконтролировать правильность организации процесса табельного учета, выявить недостатки и упущения и помочь их устранить. Итак, сегодня мы займемся проверкой правильности ведения учета рабочего времени. Как это правильно сделать? Читаем советы профессионалов!

При проверке учета рабочего времени в подразделении (организации) необходимо обратить внимание на следующие моменты:

1. Как осуществляется учет фактической явки работника на работу.

Вариантов может быть несколько. Учет может осуществляться по пропускам, сданным в табельную (табельщику). Табельщик проставляет время прихода работника на работу (ухода с нее) в бумажный табель либо вносит в компьютер. Также учет может осуществляться электронным способом, когда работник, приходя на работу (уходя с нее), прикладывает свой электронный пропуск к специальному считывающему устройству, которое фиксирует факт появления (ухода) работника на работе (с работы). Затем данная информация поступает на сервер, где и хранится до востребования (до конца месяца). Нередки случаи, когда для подстраховки используется комбинированный вариант.

Проверяющий должен установить способ ведения табельного учета, а также осуществить выборочную проверку учета рабочего времени, выбрав при этом до 5 % от общего количества работающих в подразделении на момент проверки. Такой процент выборки позволяет объективно оценить состояние учета рабочего времени.

Комментарий специалиста

В современных условиях наниматели все чаще внедряют у себя в организации электронный табельный учет. Это удобно и позволяет несколько сократить штат табельщиков организации, а значит, и сэкономить фонд заработной платы. Однако не стоит забывать, что данный способ табельного учета может быть связан с первоначальными значительными финансовыми вложениями на закупку необходимого оборудования и материалов, разработкой программного обеспечения, изготовлением электронных пропусков, оснащением компьютеризированных рабочих мест табельщиков. Но дороговизна – это не единственная причина, по которой предприятия отказываются от электронного табельного учета. Иногда это просто нецелесообразно или технически невозможно: например, при незначительном штате сотрудников, удаленности подразделений от центрального офиса или в случае постоянной смены места дислокации сотрудников (как на стройке).

Следует также упомянуть и недостатки электронного табельного учета. В первую очередь это технический фактор. Если система программного обеспечения вдруг даст сбой и информация о явках-уходах работников исчезнет, то восстановить по памяти общую картину табельного учета в организации будет весьма затруднительно. А это ведь зарплата всех сотрудников. Придется либо всем заплатить как за полностью отработанное время, либо все же попытаться выяснить, кто и как работал в «утерянный» период, а значит, скандалов и выяснения отношений не избежать. Кроме того, электронные пропуска могут по тем или иным причинам перестать считываться. Вот почему, особенно на первоначальном этапе внедрения электронного табельного учета, в организациях стараются вести двойной учет: и в электронном виде, и на бумажном носителе. Второй недостаток электронного табельного учета – человеческий фактор. Известны случаи, когда работники умышленно выводили из строя свой электронный пропуск, чтобы иметь возможность безнаказанно нарушать режим работы, установленный в организации. Когда нарушителя впоследствии начинали в чем-то подозревать, у него всегда было железное алиби – неисправный электронный пропуск.

2. Как оформляется отсутствие работников по уважительным причинам. Под уважительными причинами понимается уход работника с рабочего места при отсутствии работы. Например, простои оборудования по причине поломок, отсутствия заготовок и т.д. Такие уходы с работы должны быть обоснованы и санкционированы руководством подразделения с обязательным оформлением соответствующей документации.

Комментарий специалиста

Большой ошибкой табельщика является ситуация, когда по просьбе администрации подразделения, которое он обслуживает, по причине отсутствия работы он отпускает рабочих домой, выдает пропуска, не имея при этом ни одного официального документа, разрешающего уход работников. Проверяющим необходимо обращать на это очень пристальное внимание, поскольку при малейших проблемах именно табельщика могут обвинить в необоснованном отпуске работников с рабочего места, нарушении режима рабочего времени и никто не будет слушать, что он отпустил рабочих по устному указанию администрации. Поэтому мы советуем табельщикам предлагать администрации оформить служебную записку по простоям и отпускать работников только при наличии такой служебной записки.

3. Как предоставляются работникам дополнительные дни отдыха (отгулы). Согласно законодательству дополнительные дни отдыха предоставляются работнику за работу в сверхурочное время или в выходные дни. При этом за часы работы в сверхурочное время один неоплачиваемый день отдыха предоставляется из расчета 8-часового рабочего дня (один день отдыха за 8 ч работы в сверхурочное время) (ст. 147 Трудового кодекса РБ). Кроме перечисленных причин дополнительные дни отдыха могут предоставляться работнику за неиспользованные дни отпуска.

Чтобы оформить отгул, работник должен написать соответствующее заявление с указанием причины предоставления отгула (за сверхурочную работу, за работу в выходной день, за неиспользованные дни отпуска) и даты или периода, за который предоставляется отгул. Заявление необходимо подписать у своего руководства (мастера, начальника).

Комментарий специалиста

Практика показывает, что «обезличенные» заявления на отгулы, т.е. заявления, в которых не указаны конкретно и четко обстоятельства и дата, когда этот отгул был заработан, часто ведут к конфликтам и злоупотреблениям в учете рабочего времени. Например, недобросовестный работник может, единожды уже воспользовавшись заработанным отгулом, претендовать на него снова, уверяя табельщика, что он его еще не потратил. А табельщику, если заявления оформлены без необходимой конкретики, нечего ответить…

Поэтому как учет заработанных отгулов, так и заявления на них должны содержать конкретные и однозначные факты: дату и обстоятельства получения.

4. Как осуществляется учет дополнительных дней отдыха.

Учет дополнительных дней отдыха должен вестись на основании организационно-распорядительных документов. Такими документами могут быть распоряжения о работе в выходные дни, распоряжения о сверхурочной работе, распоряжения об отзыве работника из отпуска. Информация из организационно-распорядительной документации должна быть подтверждена данными из табеля (из электронной проходной системы, если в организации внедрен электронный табельный учет).

Комментарий специалиста

Как правило, для организации ведения дополнительных дней отдыха используют соответствующие журналы и дополнительные табели. Например, на сверхурочные работы принято вести отдельный табель, из которого информация вносится в Журнал учета дополнительных дней отдыха.

Хорошо иметь для учета несколько различных журналов. Например, кроме Журнала учета дополнительных дней отдыха за сверхурочную работу, работу в выходные и праздничные дни, вести отдельный Журнал учета дополнительных дней отдыха для доноров.

5. Как осуществляется учет времени отсутствия работника по личным вопросам.

Учет времени отсутствия работников по личным вопросам (кратковременное отсутствие) должен вестись на основании заявления работника о предоставлении отгула за ранее отработанное время. На основании подписанного заявления работнику выдается «увольнительная записка», в которой указывается время отсут­ствия. Этот разрешительный документ позволяет работнику беспрепятственно пройти проходную и вернуться назад на рабочее место. Если же речь идет о небольших организациях, в которых проходная отсутствует, то никакой «увольнительной записки», естественно не нужно, работника отпускают на основании оформленного заявления.

Учет времени отсутствия работников по личным вопросам ведется в журналах и, если необходимо, в табелях. Следует помнить, что часы отсутствия по личным обстоятельствам, если у работника нет отгулов, должны быть «сняты» с общего рабочего времени. Если же у человека отгулы имеются, то часы отсутствия должны быть отняты от общего количества отгулов.

Комментарий специалиста

На реальном производстве ситуации, связанные с отсутствием работника по личным вопросам, особенно кратковременные, решаются достаточно просто. Вне зависимости от того, есть у него отгулы или нет, работник пишет стандартное заявление на несколько часов отгула, руководитель подписывает заявление – и на этом процедура заканчивается. Обычно никто не снимает часы отсутствия с табельного учета. Логика здесь такова, что все мы люди, иногда очень нужно отлучиться на несколько часов, если будет нужно, работник отработает эти часы в другое время. Таким образом, проблема решается по устной договоренности с непосредственным руководителем. Как правило, табельщики относятся к этому с пониманием и не препятствуют, если такие ситуации, разумеется, не носят систематический характер.

Что касается учета времени отсутствия работника по личным вопросам, то это можно делать в журнале произвольной формы. Неплохо было бы также вести Журнал учета времени отсутствия работников по служебным вопросам.

Сам учет необходимо осуществлять обязательно, поскольку отсутствие работника на рабочем месте в рабочее время – это уже само по себе неправильное явление. А если в данный период с работником еще что-нибудь случится, например он будет травмирован, то при отсутствии оправдательных документов, такая травма будем считаться производственной, со всеми вытекающими последствиями (проверки, штрафы, судебные разбирательства и т.д.). И даже, если впоследствии выяснится, что работник на работе отсутствовал, администрации от этого легче не станет: ее обвинят в отсутствии контроля за соблюдением трудовой дисциплины, а значит, в ненадлежащем уровне исполнения своих должностных обязанностей.

6. Как осуществляется учет нарушений трудовой дисциплины, связанных с табельным учетом.

По нарушениям трудовой дисциплины, связанным с табельным учетом, должны издаваться соответствующие распоряжения, например о прогуле. На основании такого распоряжения табельщик должен проставлять в табеле на указанный период прогулы.

Кроме того, в обязанности табельщика входит проведение выборочных проверок соблюдения режима работы установленного в организации работниками курируемого подразделения. Это могут быть выборочные проверки присутствия работника на рабочем месте либо проверки своевременности прихода и ухода с рабочего места.

Комментарий специалиста

Проведение выборочных проверок присутствия работника на рабочем месте не менее важно, чем контроль за опозданием и своевременным уходом. Практика показывает, что на отечественных предприятиях и в организациях нередки случаи использования рабочего времени в личных целях без ведома нанимателя. Так, недобросовестный работник отдает свой пропуск в табельную и идет на свое рабочее место. Спустя какое-то время он незаметно «отлучается на минуточку» и… пропадает на 3 часа! Пропуск – в табельной, рабочее время идет, а работник тем временем решает свои личные вопросы или просто отдыхает вдали от шумного цеха. Конечно же, такое недопустимо, пусть даже на территории предприятия. Когда у нас на производстве вплотную занялись этим вопросом и стали контролировать правильность использования работником своего рабочего времени, были обнаружены просто вопиющие нарушения производственной дисциплины. Некоторые «умельцы» умудрялись по полдня отсутствовать на работе, разгуливая по территории завода и общаясь со знакомыми. А их пропуска тем временем мирно лежали на полочке в табельной.

Обо всех выявленных нарушениях табельщик обязан доложить в письменной форме администрации подразделения для последующего принятия мер.

Комментарий специалиста

Проверяющим очень важно проконтролировать, какие меры принимаются к нарушителям трудовой дисциплины по вопросам табельного учета. Табельщик обязан осуществить проверку и сообщить о нарушениях руководству. Руководство же обязано принять адекватные меры к нарушителям, иначе всякие проверки становятся просто бессмысленными – трудовую дисциплину не исправишь. Принятыми мерами воздействия на нарушителя являются и объявление замечания (оформленное распоряжением), и депремирование, и претензия по качеству работы, выставленная по системе АСУКП (автоматизированная система управления качеством продукции).