Проверяем ведение книг учета выработки

Мы привыкли бояться проверок, ведь кого еще так часто проверяют, как не экономистов и нормировщиков? Но есть и хорошая новость: знаете ли вы, что экономисты и нормировщики относятся к аппарату управления организацией? А в состав функций управления входит в т.ч. и контроль. Что же должны контролировать экономические работники? Это и соблюдение законодательства о труде, и соблюдение штатной дисциплины, и правильность расчета заработной платы, включая оформление документации для ее расчета… Поэтому сегодня мы предлагаем рассмотреть стандартную производственную ситуацию, когда экономисту поручено произвести на производственных участках проверку ведения книг учета выработки за текущий месяц. Как это правильно сделать? Читаем советы профессионала!

Основание для проведения проверки

Основанием для проведения проверки являются требования локальных нормативных правовых актов предприятия (стандартов, инструкций, должностных инструкций и т.д.), согласно которым за линейным персоналом производственных участков, т.е. мастерами, закреплена обязанность по ведению учета выработки готовой продукции и обеспечению своевременного и правильного оформления первичных документов по учету выработки. На законодательном уровне похожие требования к должности «мастер» изложены в ЕКСД и звучат так: «Обеспечивает своевременность оформления документов по учету рабочего времени, простоев, установлению норм выработки, заработной плате».

Документ: постановление Мин­труда РБ от 30.12.1999 № 159 «Об утверждении выпуска 1 Единого квалификационного справочника должно­стей служащих (ЕКСД) «Должности служащих для всех видов деятельности», выпуска 6 ЕКСД «Должности служащих, занятых в машиностроении и металло­обработке», выпуска 33 ЕКСД «Должности служащих, занятых финансами, кредитом и страхованием» и выпуска 21 ЕКСД «Должности служащих, занятых геодезией и картографией» (далее – ЕКСД).

Что необходимо проверять?

В книгах учета выработки необходимо проверить следующие моменты:

1) наличие книг учета выработки и их удовлетворительное физическое состояние. Книги должны находиться на производственных участках и быть общедоступными, чтобы любой работник в случае спорной ситуации всегда мог ознакомиться с данными о своей выработке и задать интересующие его вопросы мастеру производственного участка. Данные о выработке рабочих должны быть написаны в книге разборчиво и быть легко читаемы. Система учета выработки готовой продукции на производственном участке должна быть предельно «прозрачной», логичной и понятной работникам участка;

2) ежедневный учет выработки в книгах учета выработки. Информация о выработке каждого работника должна ежедневно вноситься в книгу учета выработки с указанием даты внесения записи. Каждая запись удостоверяется подписью мастера этого производ­ственного участка. Ниже приведены примеры правильного оформления книг учета выработки для различных производственных ситуаций.

Пример 1

Оформление книги учета выработки в случае закрепления рабочего за операцией и сдачей продукции после каждой операции производится следующим образом:

Пример 2

Книга учета выработки в случае выполнения одним рабочим различных операций заполняется следующим образом:

Пример 3

Книга учета выработки для бригад на конвейерах со сдачей продукции на последней операции оформляется так:

Мастер _________________ Талипов А.В.

3) особенное внимание необходимо уделять выработке, которая записывается на выходные дни и сверхурочную работу. Данная выработка должна соответствовать (быть пропорциональной) отработанному сверхурочно времени. Пропорции легко можно определить по выработке работника в течение основного рабочего времени. Например, если в течение смены продолжительностью 8 ч токарь изготовил 360 деталей, т.е. около 45 деталей в час, то за сверхурочную работу после окончания смены, равную 2 ч, он никак не может изготовить 170 деталей. В этом случае налицо обыкновенная приписка с целью увеличить свой заработок. Такой же принцип используется при проверке выработки за выходной день.

Комментарий специалиста

Проверка выработки по сверхурочным часам и выходным дням значительно усложняется, когда за работником закреплена не одна-две операции, а целая номенклатура различных деталей. В таком случае по книге учета выработки очень сложно проверить соблюдение принципа пропорциональности между отработанным сверхурочно временем и зарплатой. Поэтому проверка переносится на конец месяца, когда происходит закрытие нарядов и становится известной общая картина о выработке работника за месяц. При этом нормировщик или экономист подсчитывает среднечасовую зарплату работника по основному времени и по сверхурочному и, если отклонение получается значительным, производит корректировку сверхурочной выработки работника.

Как необходимо проверять

Эффект неожиданности

Состояние ведения книг учета выработки необходимо оценить объективно, чтобы предпринять правильные корректирующие действия. Для этого проверку нужно осуществлять без предупреждения, чтобы работники участка, опасаясь наказания, не могли к этому заранее подготовиться и записать в спешке в книги учета выработки заведомо неверную информацию. Если работа на участке по учету выработки организована правильно, то предупреждать о проверке нет необходимости, а если нет – то это нужно выявить и исправить.

Наличие табеля учета рабочего времени

В последнем пункте предыдущего раздела мы уже упоминали, что проверять необходимо не только факт наличия у работника ежедневной выработки, но и ее величину, особенно по сверхурочным часам и выходным дням. Для определения пропорциональности зафиксированной выработки отработанным часам под рукой у проверяющего должна быть информация о количестве отработанных часов, в т.ч. сверхурочно и в выходные дни, по каждому проверяемому работнику, т.е. табель учета рабочего времени.

Фиксирование нарушений

Все выявленные нарушения необходимо зафиксировать. Данная информация понадобится в дальнейшем для подготовки справки о проверке либо служебной записки, а также для последующего повторного контроля за состоянием ведения книг учета выработки на производственном участке.

Какие действия предпринимать после проверки

Подготовка служебной записки

После проведения проверки все полученные данные необходимо систематизировать и отразить в отчете о проведенной проверке. Данные отчета должны найти отражение в служебной записке на имя руководителя подразделения, который обязательно должен быть поставлен в известность о состоянии дел по учету выработки готовой продукции в возглавляемом им подразделении.

Комментарий специалиста

Можно предложить в качестве примера служебную записку, написанную по результатам проверки ведения книг учета выработки в начале текущего года нашим экономическим бюро. Вот она:

Служебная записка

Довожу до Вашего сведения, что 20 января 2014 г. работниками экономического бюро была проведена проверка ведения книг учета выработки на производственных участках цеха. В ходе проверки были выявлены следующие нарушения.

1. Практически на всех участках учет выработки не ведется ежедневно. Выработку пишут «пачками», не указывая даже даты внесения записи. Это обстоятельство делает невозможным проведение анализа заработной платы рабочих.

2. На некоторых участках были обнаружены приписки рабочих по 111 в/о (сверхурочные). Так, на участке № 3 слесарь МСР Зорин И.Л. записал в книге выработку за сверхурочную работу на 7 дней (даты не указаны), тогда как согласно данным табельного учета работал сверхурочно только 4 дня.

3. Наждачник участка № 6 Горецкий И.Б., работая сверхурочно по 2 ч ежедневно, записал себе выработку, доходящую порой до 100 % от выработки в плановое время.

4. На участках № 1, 5, 6 и 8 учет выработки ведется неудовлетворительно. По многим работникам информация на 16.01.2014 отсутствует вообще.

5. На участке № 7 шлифовщик Полонский А.А. 16.01.2014 записал себе выработку по сверхурочным часам, сопоставимую с дневной выработкой в основное время, причем в удлиненную смену он вообще не работал. То же самое можно сказать и о мойщике Римаре Т.В., который на 10.01.2014 записал выработку за сверхурочную работу, а на самом деле не работал.

На основании изложенного можно сделать вывод о недостаточном контроле учета выработки со стороны мастерового состава производственных участков, что впоследствии приводит к злоупотреблениям и нарушениям в оплате труда рабочих.

Прошу принять меры.

Начальник экономического бюро                                              Павлов А.Б.

Проработка служебной записки на совещании

Результаты проверки не должны просто лечь на стол руко­водителю и покрыться там пылью. Они должны быть обязательно проработаны на производственном совещании. Присутствующие на таких совещаниях линейные руководители производственных участков (мастера, старшие мастера) должны быть наказаны за допущенные нарушения. Также у них должна быть возможность задать по теме проверки интересующие их вопросы и получить от экономистов детальные разъяснения о порядке организации ведения книг учета выработки. Ведь истинная цель любой проверки – это не наказание, а выявление нарушений для последующего их устранения.

Повторная проверка

Повторная проверка необходима для того, чтобы убедиться, что работа по ведению книг учета выработки на производственных участках ведется правильно, прошлые ошибки исправлены и нарушений больше нет. Время между основной и повторной проверками не должно быть слишком большим. Обычно одной недели вполне хватает, чтобы привести все в порядок. Что касается общей периодичности проведения проверок ведения книг учета выработки, то практика показывает, что по крайней мере раз в месяц она крайне необходима, но можно проводить ее и чаще.

Для чего это нужно?

Анализ заработной платы работников

Во-первых, проведение таких проверок позволяет сделать предварительный анализ заработной платы работников, не дожидаясь конца месяца. Исходя из данных проверки, можно спрогнозировать рост и падение зарплаты, выявить «узкие» места, где по тем или иным объективным причинам (поломка оборудования, отсутствие инструмента и заготовки и т.д.) выработка работника находится на предельно низком уровне, и предпринять соответствующие меры.

Подготовка к закрытию нарядов в конце месяца

Во-вторых, проверки позволяют качественно подготовиться к закрытию нарядов в конце месяца. Своевременно внесенная в книги учета выработки информация позволяет экономическим работникам провести подготовительную работу по закрытию нарядов (так называемое разнесение по нарядам), что впоследствии, в конце месяца, отразится на быстроте и правильности их оформления и сдачи.

Предотвращение нарушений

Заработная плата – это такая сфера, где ошибки хотя и встречаются не чаще, чем в других производственных вопросах, однако наиболее болезненно переживаются людьми, которых эти ошибки коснулись. Поэтому проверки ведения книг учета выработки позволяют не только своевременно (не на этапе получения расчетных листков, а гораздо раньше) выявить нарушения по вопросам оплаты труда и устранить их, но и предотвратить множество неприятных разбирательств, которые обычно сопровождают эти нарушения и грозят экономистам лишней головой болью и испорченным настроением.