Проводим анализ эффективности использования рабочего времени

Сегодня грамотное выполнение анализа трудовых показателей является как никогда раньше важнейшей функцией экономической службы предприятия.

Настоящая статья посвящена анализу эффективности использования рабочего времени. В ней предложена апробированная методика анализа, проиллюстрированная сквозным примером, основанным на данных реального предприятия.

Проведя анализ использования рабочего времени по данной методике, вы сможете:

– узнать объективные данные об эффективности использования рабочего времени;

– определить потери рабочего времени;

– выявить резервы повышения производительности труда;

– получить дополнительную экономию фонда заработной платы;

– определить количество работников, условно подлежащих высвобождению из производства;

– определить резерв увеличения производства продукции, не требующего дополнительных капитальных вложений.

Что будем анализировать?

Анализ эффективности использования фонда рабочего времени следует проводить как в целом по предприятию, так и по отдельным его подразделениям, категориям или профессионально-квалификационным группам работников. При этом обязательным является подробный анализ использования фонда рабочего времени по тем подразделениям, категориям или группам работников, где наблюдается напряженность в обеспеченности предприятия кадрами (это выявляется на основе анализа обеспеченности предприятия кадрами), а также по категории рабочих.

Информационная база для проведения анализа

Осуществляется анализ на основании изучения планового и фактического баланса рабочего времени. Источниками информации являются:

1) план по труду;

2) данные табельного учета рабочего времени;

3) форма статистической отчетности 1-т (фонд времени) «Отчет об использовании календарного фонда времени».

Этапы проведения анализа

Выполнение анализа эффективности использования фонда рабочего времени предполагает наличие 2 этапов.

Справочно:
под непроизводительными понимаются затраты рабочего времени, связанные с изготовлением забракованной продукции, исправлениями брака, отклонениями от технологического процесса.

Этап 1. Анализ использования календарного фонда рабочего времени

Анализ использования календарного фонда рабочего времени проводят по категории или группе работников, отдельному подразделению или предприятию в целом. При анализе использования календарного фонда рабочего времени (см. схему на с. 28) наибольший интерес представляет суммарная величина потерь рабочего времени (это сумма целодневных и внутрисменных потерь рабочего времени), а также непроизводительных затрат рабочего времени. Особое внимание уделяется потерям рабочего времени, имевшим место по вине предприятия (проблемы с организацией производства и труда, неполная занятость, низкий уровень трудовой дисциплины и др.).

Сокращение потерь рабочего времени равнозначно высвобождению работников для оптимизации численности персонала и является резервом увеличения производства продукции, не требующим дополнительных капитальных вложений.

Сокращение потерь рабочего времени является резервом увеличения производства продукции, не требующим дополнительных капитальных вложений.

Условное высвобождение численности работников (Ч_св) определяют делением общей суммы потерь рабочего времени (ΣТ_п) на плановый бюджет рабочего времени одного работника (рабочего) (Т_пб1):

Ч_св = ΣТ_п / Т_пб1.

Резерв увеличения производства продукции (работ, услуг) (Пр) определяется как произведение общей суммы потерь рабочего времени (ΣТп) на плановую среднечасовую выработку продукции (В_ср):

П_р = ΣТ_п × В_ср.

Помимо потерь рабочего времени на этом этапе следует анализировать затраты времени, связанные с дополнительными непланируемыми выплатами из фонда заработной платы, в частности время, отработанное сверхурочно, а также в выходные и праздничные дни, не предусмотренные графиком работы. Как известно, сокращение указанных выплат, а также непроизводительных затрат рабочего времени позволяет получить экономию фонда заработной платы и соответственно уменьшить фонд заработной платы либо улучшить структуру фонда заработной платы путем сокращения доли выплат компенсирующего характера и увеличения доли тарифной части либо доли выплат стимулирующего характера.

Этап 2. Анализ структуры фонда рабочего времени

На этом этапе каждый вид потерь рабочего времени и их причины изучаются более подробно. С этой целью анализируются удельные веса различных затрат рабочего времени.

Особое внимание следует уделить изучению потерь рабочего времени, связанных:

– с отпусками без сохранения заработной платы;

– отпусками, предоставляемыми по инициативе нанимателя;

– неотработанными днями при переводе работников по инициативе нанимателя на работу в режиме неполного времени;

– прогулами и другими неявками из-за нарушения трудовой дисциплины;

– целодневными простоями.

Величина фактических потерь рабочего времени является основным резервом улучшения использования рабочего времени.

Кроме отмеченного выше, на этом этапе следует анализировать удельный вес затрат рабочего времени, связанных с дополнительными непланируемыми выплатами из фонда заработной платы, в частности удельный вес времени, отработанного сверхурочно, а также в выходные и праздничные дни, не предусмотренные графиком работы. Величина этих затрат времени является одним из показателей эффективности использования рабочего времени, и предприятие должно стремиться ее минимизировать.

Практические рекомендации

В процессе анализа использования рабочего времени необходимо изучить также динамику неявок по болезни в расчете на 1 работника.

Рост неявок по болезни может свидетельствовать об ухудшении условий труда на предприятии организации. Стабильно высокий уровень неявок по болезни свидетельствует о неблагоприятных условиях труда, а также о том, что в организации не реализуются мероприятия, направленные на улучшение условий труда.

Сокращение числа неявок по болезни также является резервом улучшения использования рабочего времени. Вывод о возможности использования этого резерва должен опираться на результаты исследования условий труда и результаты социологического опроса работников, предусматривающего изучение их мнения по поводу условий труда на предприятии и возможности их улучшения.

Как подводить итоги анализа

Анализ баланса рабочего времени завершается расчетом показателей:

1) использования времени:

– средняя продолжительность рабочего периода;

– средняя продолжительность рабочего дня;

– средняя урочная продолжительность рабочего дня;

– среднее число часов работы одного рабочего;

2) характеризующих эффективность использования рабочего времени:

– коэффициент использования продолжительности рабочего периода;

– коэффициент использования рабочего дня.

Схема. Структура календарного фонда рабочего времени

При работе предприятия в многосменном режиме рассчитывают также среднюю продолжительность смены, коэффициент сменности, коэффициент использования сменного режима.

Эффективное использование рабочего времени – один из важнейших факторов роста производительности труда.

Рассмотрим проведение анализа эффективности использования рабочего времени на данных конкретного предприятия.

Анализ эффективности использования рабочего времени на примере УП «Альфа»

В таблице на с. 32–33 представлен фактический баланс рабочего времени рабочих в отчетном и предыдущем году, дающий представление об использовании календарного фонда рабочего времени на УП «Альфа».

Данные таблицы свидетельствуют о том, что на предприятии сократилась доля отработанных человеко-дней в календарном фонде рабочего времени рабочих с 61,45 % в предыдущем году до 61,00 % в отчетном, в т.ч. доля человеко-дней, отработанных в выходные и праздничные дни, с 1,24 % до 1,21 % соответственно. Доля выходных и праздничных дней увеличилась с 26,83 % до 26,88 %, тогда как в соответствии с производственным календарем на 2014 г. она составляла 30,7 % (112 / 365). Более низкая доля выходных и празд­ничных дней свидетельствует о привлечении рабочих к работе в выходные и праздничные дни.

Вопрос по теме

Вопрос: Зачем данные о рабочем времени сравниваются сначала с КФВ, а потом с БРВ? Почему нельзя привязаться к чему-то одному? В чем особенность?

Ответ: Дело в том, что календарный фонд рабочего времени (КФВ) принято исчислять в человеко-днях. Данные анализа КФВ представляют интерес при планировании и оптимизации численности работников, например, для установления планового процента невыходов и др., а также обеспечивают сопоставимость со статистикой. Сама аналитическая таблица опирается на формы статистической отчетности по труду.

Что касается бюджета рабочего времени (БРВ), то он исчисляется уже в человеко-часах и его анализ дает более подробное представление об использовании рабочего времени с учетом его внутрисменных потерь, что позволяет разработать адресные мероприятия по улучшению использования рабочего времени. Табельный учет рабочего времени в организация ведется как в человеко-днях, так и человеко-часах.

Возросла доля неявок по уважительным причинам с 11,46 % до 11,87 % (среднестатистический процент неявок по уважительным причинам в промышленности не превышает 11 %). При этом удельный вес очередных отпусков увеличился с 7,38 % до 7,73 %, учебных отпусков с 0,5 % до 0,59 %, других неявок, разрешенных законом, с 0,26 % до 0,27 %, тогда как удельный вес неявок по болезни сократился с 3,32 % до 3,28 %. Вместе с тем число неявок по болезни остается значительным – 20 200 человеко-дней. Поскольку в организации в отчетном периоде было занято 1 608 рабочих, то что в расчете на 1 среднесписочного рабочего неявки по болезни составляли в среднем 12,56 человеко-дней в год, что требует исследования причин временной нетрудоспособности и изучения условий труда. Как было ранее замечено, стабильно высокий уровень неявок по болезни свидетельствует о неблагоприятных условиях труда, а также о том, что в организации недостаточными являются мероприятия, направленные на улучшение условий труда.

Положительным фактом является сокращение целодневных потерь рабочего времени с 0,26 % до 0,25 % на фоне среднестатистических 1,5 %. Вместе с тем сумма этих потерь в отчетном году составляла 1 540 человеко-дней и включала в себя кроме отпусков без сохранения заработной платы целодневные простои (302 человека-дня) и прогулы (68 человеко-дней) – 0,19 %, 0,049 % и 0,011 % от календарного фонда времени (среднестатистические данные – 0,91 %, 0,22 % и 0,16 % соответственно).

Помимо целодневных потерь рабочего времени в отчетном году на предприятии имели место внутрисменные простои, составившие 3 209 человеко-дней (0,52 % от календарного фонда рабочего времени), или 2 человека-дня на одного среднесписочного рабочего. Следует отметить, что доля внутрисменных простоев возросла по сравнению с предыдущим годом на 0,35 процентных пункта.

Положительным является сокращение доли сверхурочных часов с 0,16 % до 0,15 % в бюджете рабочего времени, а также уменьшение доли часов, отработанных в выходные и праздничные дни, с 1,58 % до 1,52 %. На фоне отмеченных изменений имело место сокращение средней продолжительности рабочего дня, которая в отчетном году составила 7,91 ч против 7,95 ч в предыдущем году, тогда как в соответствии с планом она должна была составлять 7,98 ч.

Общие потери рабочего времени увеличились в отчетном году с 0,43 % от календарного фонда времени до 0,77 %. Общая сумма потерь в отчетном году составляла 37 889 чел.-ч, что эквивалентно занятости 21 среднесписочного рабочего (37 889 / ((253^* / 1,1146^**) × 7,98)), которые условно могли бы быть высвобождены из производства. Сокращение (ликвидация) потерь рабочего времени является для предприятия резервом увеличения уровня производительности труда и наращивания объемов производства в условиях имеющейся нехватки рабочей силы, который не требует при этом дополнительных капитальных вложений. Так, при полном устранении потерь рабочего времени исходя из среднечасовой выработки 158 тыс. руб. могло бы быть дополнительно получено продукции на 5 986 млн. руб. (37 889 × 0,158^***).
__________________________
^* Количество рабочих дней по производственному календарю 2014 г.

^** Процент плановых невыходов на работу, взятый по факту предыдущего года.

^*** Плановая среднечасовая выработка рабочего.

В целом же, несмотря на то что отдельные показатели использования рабочего времени в организации лучше среднестатистических по промышленности, необходимо констатировать ухудшение в этой области – коэффициент использования продолжительности рабочего периода сократился с 0,602 ((344 512 – 6 952) / 560 638) в предыдущем году до 0,598 ((375 664 – 7 452) / 615 843) в отчетном или на 0,4 процентных пункта, а коэффициент использования рабочего дня снизился с 0,996 (7,95 / 7,98) до 0,991 (7,91 / 7,98), т.е. также на 0,4 процентных пункта.

Выводы

Таким образом, анализ показал наличие резервов улучшения использования рабочего времени. Для разработки адресных меро­приятий по мобилизации этих резервов необходимо углубиться в изучение причин:

– привлечения работников к работе в выходные и праздничные дни, а также к сверхурочной работе (нехватка персонала, низкий уровень организации труда, отсутствие своевременно сформированного портфеля заказов и др.);

– увеличения отпусков (в большей степени речь идет о дополнительных отпусках);

– неявок по болезни (влияние условий и состояния охраны труда на профессиональные или иные заболевания, производственный травматизм, их частота и длительность);

– целодневных и внутрисменных простоев (проблемы в организации производства и труда, форс-мажорные обстоятельства и др.);

– прогулов (контингент работников, их мотивация, контроль за трудовой дисциплиной и меры воздействия за ее нарушение).

Улучшение использования рабочего времени в результате реализации запланированных мероприятий обеспечит соответствующий рост производительности труда, и, как следствие, повышение заработной платы работников организации.