Проводим кадровую диагностику персонала организации

Когда необходимо проводить кадровую диагностику?

Кадровую диагностику рекомендуется проводить:

– при диспропорции между значениями показателей объема производства и реализации продукции, товаров (работ, услуг);

– росте запасов готовой продукции и уровня дебиторской задолженности;

– увеличении затрат на производство продукции, в т.ч. затрат труда;

– снижении производительности труда;

– росте потерь рабочего времени, наличии отпусков по инициативе нанимателя;

– наличии задолженности по заработной плате;

– снижении основных финансовых показателей;

- проведении реструктуризации и модернизации организации (до их проведения и после) и др.

Справочно:
Методические рекомендации по проведению кадровой диагностики организаций в целях выявления потенциально избыточной численности работников, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 15.12.2016 № 72 (далее – Методические рекомендации).

Наниматель сам определяет необходимость проведения кадровой диагностики.

Справочно:
Методические рекомендации опубликованы в издании «Бюллетень Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь». Вступили в силу с 1 января 2017 г.

Как проводится кадровая диагностика?

Методические рекомендации предлагают 2 метода расчета потенциально избыточной (недостаточной) численности работников:

– 1-й метод основан на данных о трудоемкости выполняемых работ в условиях нормирования труда работников;

– 2-й метод – на данных об использовании рабочего времени в условиях отсутствия нормирования труда работников.

При этом иные подходы (методы) анализа эффективности использования трудового потенциала организации, планирования необходимой численности работников, а также расчета потенциально избыточной (недостаточной) их численности, установленные законодательными и локальными нормативными правовыми актами, применять не запрещается.

Справочно:
Методические рекомендации предназначены для оказания методической помощи руководителям и специалистам организаций независимо от формы собственности и видов экономической деятельности.

Расчет численности работников по трудоемкости выполняемых работ

Четыре необходимых условия для применения метода

Данный метод используется, если в организации выполняются следующие условия:

1) труд рассчитываемых работников полностью нормируется (по нормам времени, нормам выработки);

2) действующие нормы труда являются напряженными и технически обоснованными (средний уровень выполнения норм не выше 130 % и не ниже 100 %);

3) обеспечены учет фактической и планирование нормативной трудоемкости;

4) обеспечено планирование уровня выполнения норм труда на основе показателей плановых объемов работ и численности работников.

Справочно:
Методические рекомендации позволяют проводить кадровую диагностику как в целом по организации, так и по отдельным структурным подразделениям, в т.ч. по аппарату управления, категориям работников, а также отдельным профессионально-квалификационным группам работников.

При несоблюдении данных условий рекомендуется применять метод расчета, основанный на данных об использовании рабочего времени.

Исходные данные для расчета

Исходные данные для расчета представлены в табл. 1.

Таблица 1

Исходные показатели для расчета избыточной
(недостаточной) численности работников
на основе трудоемкости выполняемых работ

Потенциально избыточная (недостаточная) численность по профессионально-квалификационным группам, категориям работников и структурным подразделениям (Ч_изб.i) рассчитывается по следующей формуле:

где К_пл. – планируемый коэффициент выполнения норм труда, рассчитываемый по формуле:

РН_{пл.скор} – расчетная норма рабочего времени одного работника, скорректированная на процент плановых потерь рабочего времени, определяемая по формуле:

і – порядковый номер подразделения, профессионально-квалификационной группы или категории работников, для которых рассчитывается избыточная (недостаточная) численность.

При получении отрицательного значения Ч_изб.i данная численность признается потенциально недостаточной.

Справочно:
если уровень выполнения норм отчетного периода больше или равен уровню выполнения норм планового периода (УВН_ф > УВН_пл.), необходимо предусмотреть работы по совершенствованию норм труда (нормированных заданий), применяемых в организации, которые следует провести до расчета потенциально избыточной (недостаточной) численности работников.

Общая потенциально избыточная численность работников определяется как сумма избыточной численности по всем подразделениям (профессионально-квалификационным группам, категориям) работников:

где n – общее количество подразделений (профессиональноквалификационных групп, категорий работников) в организации.

Справочно:
рекомендуется округлять полученную общую потенциально избыточную численность по правилам округления штатной численности до 0,25 ставки:
– итоговая численность менее 0,13 не учитывается;
– численность от 0,13 до 0,37 округляется до 0,25;
– численность от 0,38 до 0,62 округляется до 0,5;
– численность от 0,63 до 0,87 округляется до 0,75;
– численность свыше 0,87 округляется до 1.

Пример 1. Расчет потенциально избыточной численности работников по трудоемкости выполняемых работ

В организации действует 5-дневный режим работы с выходными днями в субботу и воскресенье.

Показатели для расчета избыточной (недостаточной) численности работников представлены в табл. 2.

Таблица 2

Расчетная норма рабочего времени одного работника, скорректированная на процент плановых целодневных потерь рабочего времени, равна:

Тогда избыточная (недостаточная) численность работников подразделения составит:

Таким образом, потенциально избыточная численность подразделения составит 3,5 чел.

Справочно:
методы проведения фотографий рабочего времени представлены в Методических рекомендациях по уста­новлению норм и нормативов для нормирования труда рабочих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 26.11.2004 № 134.

Расчет численности работников на основе данных об использова­нии рабочего времени

Данный метод позволяет рассчитать потенциально избыточную численность на основании выявленных потерь рабочего времени. Для этих целей могут использоваться такие методы изучения затрат рабочего времени, как:

– фотография рабочего времени с использованием метода моментных наблюдений;

– групповая фотография рабочего времени;

– индивидуальная фотография рабочего времени.

Процесс обработки полученных данных включает:

1) группировку затрат рабочего времени по категориям затрат;

2) выявление суммарных затрат (количества моментов) по каждой категории за все время наблюдения;

3) определение сводной структуры затрат рабочего времени (пример формы представлен в табл. 3) для каждой наблюдаемой группы работников.

В сводной структуре указываются:

– фактически отработанное время в мин (при индивидуальной или групповой фотографии рабочего времени);

– количество зафиксированных моментов (при методе моментных наблюдений).

Таблица 3

Пример сводной структуры затрат рабочего времени

При проведении анализа сводной структуры затрат рабочего времени определяется удельный вес каждой категории затрат рабочего времени в общей продолжительности наблюдений (общем количестве моментов).

Определив удельный вес потерь рабочего времени (У_прв.), можно укрупненно рассчитать потенциально избыточную численность работников (Ч_изб.і) по следующей формуле:

Пример 2. Расчет потенциально избыточной численности работников на основании выявленных потерь рабочего времени

Среднесписочная численность производственно-диспетчерского бюро – 7 чел. Продолжительность рабочей смены (ПРС) без учета обеда – 480 мин.

Исследования проведены методом моментных наблюдений (по 3 наблюдения в начале, середине и конце месяца, фиксация категории затрат происходила каждые 10 мин, всего 48 моментов в смену).

По результатам составлена сводная структура затрат рабочего времени (см. табл. 4):

Таблица 4

На основе представленной сводной структуры затрат рабочего времени рассчитываем удельный вес потерь рабочего времени (У_прв.) в общем количестве зафиксированных моментов:

Используя формулу (5), рассчитываем потенциально избыточную численность работников:

Таким образом, с учетом округления потенциально избыточная численность составит 0,75 чел.

Справочно:
при наличии несвойственных работ либо при превышении нормативов по категориям затрат рабочего времени необходимо пересмотреть рабочие (должностные) инструкции и (или) тех­нологический процесс с целью корректировки перечня профессиональных (должностных) обязанностей работников.

Если при проведении наблюдений были выявлены отклонения от регламентированной продолжительности рабочего времени (смены), для расчета потенциально избыточной численности используется формула:

где ∑ППРВ – общая продолжительность (количе­ство моментов) потерь рабочего времени по всем работникам подразделения;

∑РВ – общая фактическая продолжительность рабочего времени (зафиксированное количество моментов) по всем работникам подразделения;

∑ПРС – общая регламентированная продолжительность рабочей смены по всем работникам подразделения (при проведении моментных наблюдений – выраженная количеством моментов);

Ч_сп. – среднесписочная численность работников исследуемого подразделения (категории, профессионально-квалификационной группы).

Обратите внимание!

В качестве альтернативы проведению фотографий рабочего времени с целью изучения фактических затрат рабочего времени может применяться метод, основанный на анализе статисти­ческих данных учета рабочего времени. Данный метод предназначен, в первую очередь, для ор­ганизаций (подразделений), работники которых большую часть рабочей смены заняты работой на компьютере (руководители, специалисты, другие служащие), так как необходимая статистическая информация фиксируется и аккумулируется автоматически с помощью программного обеспечения – автоматизированных систем учета (контроля) рабочего времени.

Использование данного метода позволяет сделать расчет потенциально избыточной (недостаточной) численности более статистически достоверным и объективным, чем при использовании данных фотографий рабочего времени.

При наличии проблем с реализацией продукции (для сферы производства) по решению нанимателя может осуществляться корректировка потенциально избыточной численности на коэффициент реализации произведенной продукции (К_рпп.), обеспечивая при этом сопоставимость периодов их производства и реализации.

В данном случае общая потенциально избыточная численность работников, скорректированная на коэффициент реализации продукции (Ч_{изб.общ.скорр} ), рассчитывается по формуле:

где К_рпп. – отношение стоимости реализованной продукции к объему ее производства в стоимостном выражении.

Справочно:
если после принятия необходимых мер по повышению эффективности использования труда в подразделениях организации сохраняется избыток работников, они подлежат сокращению.

Какие решения могут приниматься после проведения кадровой диагностики?

При выявлении потенциально избыточной численности работников необходимо рассмотреть все возможности для повышения эффективности использования труда имеющихся работников:

1) перевод отдельных работников на гибкие формы занятости;

2) сокращение продолжительности рабочего времени некоторых категорий работников (подразделений);

3) перераспределение работников внутри организации (между подразделениями);

4) вовлечение работников организации в поиск решений по повышению рационализации труда;

5) сокращение числа трудовых договоров с временными работниками.

При выявлении в подразделении потенциально недостаточной численности работников следует рассмотреть возможность укрепления кадрового потенциала за счет подразделений, из которых планируется высвободить потенциально избыточную численность работников. Если такой возможности нет, принимается решение о необходимости найма дополнительных работников.