Самофотография рабочего времени водителей автомобиля: пример из реальной практики

Проводили вы сами самофотографию или нет – в любом случае вам будет интересно, как этот инструмент изучения рабочего времени успешно использовал на практике другой специалист. В материале не только приведены готовые формы документов для самофотографии, но и даны конкретные рекомендации по правильной организации процесса исследования, полученные на практике. Такое в учебниках вы не прочитаете.

Ознакомившись со статьей, вы сможете:

– получить практические рекомендации по проведению самофотографии;

– позаимствовать для себя формы документов, которые оформляются при исследовании;

– узнать, как проводится анализ результатов исследования.

В данной статье рассматриваются ключевые моменты проведения самофотографии на примере водителей транспортного цеха.

Это полезно знать!

Фотография рабочего времени – давно известный и хорошо зарекомендовавший себя инструмент для исследования трудовых процессов и затрат времени на их выполнение. Впервые в СССР он начал применяться еще в 20-х гг. прошлого века. Суть метода заключается в сплошной регистрации в течение дня всех действий работника, а также определении их временной продолжительности. Она может проводиться как специально выделенным для этого работником-наблюдателем, так и самим наблюдаемым. В последнем случае сотрудник самостоятельно фиксирует все свои действия, а само исследование называют самофотографией.

Основные этапы проведения исследования

Для лучшего понимания рабочего процесса и более качественного выполнения поставленной задачи исследование необходимо разделить на составные части. Условно во всей процедуре можно выделить 3 этапа:

1. Подготовительный:

а) включает в себя опрос руководителя подразделения, а в случае необходимости и обследуемых сотрудников о содержании их работы;

б) после этого разрабатывается форма бланка самофотографии, который адаптируется под цели исследования;

в) определяется период проведения самофотографии и количе­ство необходимых замеров;

г) затем обязательно нужно провести собрание с обследуемыми сотрудниками, разъяснив им цели проведения мероприятия, порядок заполнения форм самофотографии.

2. Основной:

а) на данном этапе проводится непосредственное исполнение работниками фиксации содержания своей работы;

б) после этого собранные данные группируются в аналитиче­ские таблицы, проводятся промежуточные расчеты, подготавливается набор данных для анализа.

3. Заключительный:

а) полученная информация анализируется, на ее основе готовятся выводы и рекомендации по улучшению работы подразделения. При необходимости определяется дополнительная либо избыточная численность персонала;

б) если в задачу входил расчет норм, то проводятся дополнительные вычисления;

в) итоговые результаты передаются руководству компании для принятия окончательного решения.

Подготовительный этап – опросы, разъяснения, разработка форм отчетности

Перед началом выполнения исследования обязательно назначается совещание с начальником транспортного цеха. В результате можно сразу определиться с отдельными элементами трудового процесса водителей легковых автомобилей.

Весь трудовой день условно делится на отдельные операции:

1) в начале смены:

– получение путевого листа и прохождение медицинского осмотра;

– подтверждение исправного состояния автомобиля у механика;

– получение задания на выезд у диспетчера;

2) в течение смены:

– выезд по распоряжению перевозимого сотрудника в нужную точку города;

– ожидание сотрудника в случае необходимости;

– возвращение с заказчиком автомобиля на предприятие;

– ожидание нового задания на выезд;

– заправка автомобиля на ближайшей заправочной станции;

– фиксация маршрута, времени выезда и возвращения в путевом листе;

3) в конце смены:

– проведение чистки салона автомобиля, мойки;

– прохождение послерейсового медицинского осмотра;

– сдача заполненного путевого листа диспетчеру.

Для учета работы водителей можно применять самостоятельно разработанный бланк учета. Главное, чтобы в нем присутствовали все предусмотренные действующими нормативными актами обязательные реквизиты.

Комментарий специалиста

Представленная автором статьи форма бланка самофотографии отличается от приводимой в Методических рекомендациях по установлению норм и нормативов для нормирования труда рабочих, утвержденных постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 26.11.2004 № 134 (далее – Методические рекомендации) (гл. 4, форма 4). Основное отличие обусловлено наличием в Методических рекомендациях фразы следующего содержания: «при этом (при самофотографии. – Прим. авт.) изучаются только величины потерь рабочего времени и непроизводительной работы и причины их возникновения. Это позволяет проводить наблюдения, не мешая работе». С учетом этой рекомендации разработана и соответствующая форма бланка.

Автор же статьи предлагает учитывать при исследовании все затраты рабочего времени.

Как к этому относиться? Очень просто!

Дело в том, что упомянутые Методические рекомендации носят рекомендательный характер, поэтому не требуют обязательного применения. Если работники, труд которых вы желаете исследовать, в силу специфики своей деятельности будут способны без ущерба для работы самостоятельно фиксировать все затраты рабочего времени при проведении самофотографии (как, например, в рассматриваемом случае водители автомобиля), вы можете разработать сами нужную форму бланка либо использовать форму, предлагаемую автором статьи. При этом вы ничем не рискуете, а наоборот, в вашем исследовании появятся дополнительные данные, которые можно использовать при анализе.

Для проведения самофотографии рабочего времени была принята форма бланка следующего содержания (см. ниже):

Водитель заполняет только первые 3 колонки и графу с объемом выполненной работы, все остальное должен делать нормировщик или экономист. Под основной таблицей бланка рассчитывается баланс рабочего времени, отражающий характер его использования в течение смены. Чтобы избежать путаницы с трактовкой типа времени описываемой работы, каждому из них присваивается соответствующий индекс. Например, могут быть выбраны следующие обозначения:

1) ОП – оперативное время;

2) ПЗ – подготовительно-заключительное;

3) ВО – время обслуживания;

4) ПО – перерыв на отдых и личные надобности;

5) НП – нерегламентированные перерывы и простои по вине работника;

6) О – обеденный перерыв.

Заполнение бланка самофотографии не должно вызвать у водителей особых трудностей. На каждый автомобиль выдается отдельный бланк, который заполняется водителем. Перед тем как раздавать водителям бланки для заполнения, лучше провести с ними беседу, во время которой разъяснить задачи исследования в обследуемой группе, так как подобные мероприятия часто беспокоят сотрудников, вызывают негативную реакцию, множество противо­речивых слухов о целях исследования.

Основной этап – сбор информации

Количество проводимых исследований на практике очень сильно зависит от того времени, которое выделяется на решение задачи. Принято считать, что проведение менее 10 замеров неэффективно, поскольку дает недостаточную точность. Если есть возможность сделать больше – очень хорошо, если получается меньше, нужно понимать, что полученный результат может с большой долей вероятности дать искаженную картину. В рассматриваемом примере обследовалось 7 водителей. Чтобы сделать нужное количество замеров, каждый из них должен был заполнить бланк минимум 2 раза.

Ниже представлен заполненный бланк самофотографии одного из водителей (см. с. 11):

Как видно, сотрудники транспортного цеха работают 8 ч с 8:00 до 17:00, с перерывом на обед с 12:00 до 13:00. Время обеденного перерыва не включается в состав рабочего времени. Процент рабочего времени в общей продолжительности смены по данному конкретному сотруднику получился достаточно высоким – 93 %.

Для вычисления данного показателя сначала складываем оперативное, подготовительно-заключительное время, время обслуживания и получим:

4 ч 50 мин + 20 мин + 2 ч 15 мин = 7 ч 25 мин.

Затем делим этот показатель на общее время смены:

(7 ч 25 мин / 8 ч) × 100 % = 93 %.

Это очень хороший результат, однако в данной фотографии четко видно наличие небольшого резерва в форме нерегламентированного перерыва в 15 мин.

Непосредственно из опыта работы

Нужно отметить, что формулировки маршрутов и затрат времени при описании их наблюдаемыми встречаются самые необычные. Задача специалиста в подобной ситуации адаптировать их под свои нужды и привести полученные показатели в сопоставимый вид.

После сбора и обработки листов самофотографии рабочего времени всех водителей заполняется сводная ведомость, которая имеет следующий вид:

В ней группируются итоговые результаты по каждому автомобилю. Если замеров было несколько, то можно привести средние данные по отдельной единице транспорта. После этого по каждому виду времени вычисляется среднеарифметическая простая, которая и становится отправной точкой для обобщенного анализа. Как видно из результатов, было получено среднее рабочее время в размере 7 ч 5 мин. Хотя показатель нормируемого времени достаточно высок и равен 89 % (7 ч 5 мин / 8 ч × 100 %), остается 11 % резерва (54 мин / 8 ч × 100 %), который сложился из-за нерегламентированных простоев (на 2-м автомобиле был самый длительный про­стой по вине водителя, что должно стать поводом для истребования у него объяснений).

В целом же сложившаяся усредненная разбивка времени достаточно типична и соответствует реальному положению дел.

Заключительный этап – анализ результатов

На последнем этапе исследования необходимо проанализировать полученные результаты, выявить возможности оптимизации деятельности, провести при необходимости анализ численности. В нашем конкретном случае одной из целей проведения описанных мероприятий являлось определение необходимой численности водителей и сопоставление полученных данных с фактическим положением дел. Определим годовой фонд рабочего времени (Ф_год) на 7 автомобилей по формуле

Ф_год = t_1авт × К_р.д × N,

где t_1авт – время работы одного автомобиля в минутах;

К_р.д – количество рабочих дней в году;

N – количество автомобилей.

По производственному календарю на 2015 г. приходится 255 рабочих дней, тогда получим:

(7 × 60 + 5) × 255 × 7 = 758 625 мин.

Определим годовой фонд рабочего времени одного водителя. Для этого возьмем общее количество часов по производственному календарю на 2015 г. и разделим на коэффициент замещения:

2 032 / 1,09 × 60 = 111 853 мин.

Коэффициент 1,09 отражает процент замещения сотрудников в период отпусков, больничных и прочих неявок. Он получен расчетным путем на основе сбора статистики посещений за последний год.

Чтобы определить необходимое количество водителей для работы на имеющихся 7 автомобилях, нужно фонд времени на подвижной транспорт разделить на среднегодовое время работы 1 водителя:

758 625 / 111 853 = 6,78 чел.

Вывод: привлечение 7 водителей для управления служебным транспортом компании представляется целесообразным и оправданным.

Практические рекомендации

Данные, полученные при проведении самофотографии, позволяют также произвести расчеты, необходимые для планирования производственного процесса. В ходе анализа результатов исследования посредством деления общего пробега по городу всех машин на общее время движения автомобилей в городе можно получить значение средней технической скорости автомобиля в городе. Допустим, общий пробег составил 406,6 км, а общее время движения автомобилей в городе 15,2 ч. Тогда средняя техническая скорость автомобиля в городе будет равна:

406,6 / 15,2 = 26,75 км/ч.

При этом учитывается только время движения автомобилей по городу, без учета периодов ожидания и выездов на междугородние маршруты. Полученные таким образом показатели могут послужить диспетчеру транспортного цеха в качестве базы для планирования количества рейсов водителей в течение смены.

Как видно, описанная практика применения самофотографии достаточно проста в использовании, процесс не требует длительной подготовки, больших материальных и трудовых ресурсов. При этом перечень получаемой для анализа информации довольно обширен и предоставляет хорошие возможности для будущего планирования и организации эффективной работы в транспортном подразделении компании.