«Селфи» вам в помощь. Как выявить потери рабочего времени простым и дешевым способом?

Светлана Матылевич, заместитель начальника службы по работе с персоналом розничной торговой сети

Руководители подразделений часто сталкиваются с ситуацией, когда сотрудники нерационально используют время: одни чрезмерно себя нагружают и поэтому делают много ошибок, а другие, наоборот, слишком много отвлекаются и в итоге ничего не успевают. Самофотография рабочего дня (в заголовке статьи мы шутливо назвали ее «селфи») – один из способов проанализировать, на что уходит рабочее время сотрудников, и помочь правильно им распоряжаться. Как организовать данную работу, читайте ниже.

Описание затрат рабочего времени в течение рабочей смены путем наблюдения и последовательной фиксации всех данных в рабочих листах называют фотографией рабочего времени. Считается, что фотография рабочего времени, выполняемая сторонним наблюдателем (нормировщиком), является более объективной, чем та, которую составляет сам работник (самофотография). Однако лучше знает проблемы рабочего места именно сам сотрудник, который на нем работает. Поэтому самофотография, при условии честного исследования, позволяет вскрыть то, что недоступно взгляду стороннего наблюдателя.

Справочно:
самофотография – метод изучения трудовых процессов, при котором сами исполнители кроме полезных затрат рабочего времени регистрируют также продолжительность и причины потерь рабочего времени на специальных бланках.

Основная цель проведения самофотографии сводится к оптимизации трудовой деятельности работников. С ее помощью происходят выявление и устранение потерь рабочего времени. К данным потерям относятся все затраты рабочего времени, которые не направлены на решение производственных задач. Это могут быть объективные причины, к примеру простой из-за не зависящих от сторон обстоятельств. Однако чаще всего потери происходят именно из-за нерационального использования рабочего времени.

Используя данные самофотографии сотрудника, руководитель получает подробную информацию о его загрузке, ритме работы и начинает лучше понимать, на какие задачи уходит время сотрудника. Также на основе полученных данных руководитель может получить общее представление о том, какой период, к примеру, нужен на выполнение взятого заказа.

В свою очередь, сотрудники, анализируя данные собственных наблюдений, учатся тайм-менеджменту и стараются правильно расставлять приоритеты по задачам, чтобы быть продуктивными.

Справочно:
составление карт самофотографии может осуществляться сотрудником на основе собственной инициативы или по назначению руководителя структурного подразделения.

Этапы проведения самофотографии

Этап 1. Определение целей самофотографии и согласование действий с руководством. Сюда входит в т.ч. и назначение ответственного в коллективе за проект «Самофотография рабочего времени», который будет помогать участникам, контролировать процесс, собирать бланки и потом их анализировать.

Этап 2. Формирование перечня видов работ для проведения исследования. Каждому виду работ присваивается индекс или номер для того, чтобы стандартизировать обозначения и упростить обработку результатов. При этом важно помнить, что учету, кроме затрат на выполнение производственных заданий, подлежат также различные перерывы в работе, подготовительно-заключительная работа и т.д.

Этап 3. Определение временного промежутка наблюдения. Отзывы экспертов и личный опыт автора говорят о том, что в среднем на данное исследование должно приходиться не менее 1 месяца. Это время необходимо, чтобы отдельные виды работ, характеризующиеся не частой повторяемостью, могли быть выполнены 12–15 раз для обеспечения репрезентативности исследования.

<…>

Полный текст читайте в журнале «Нормирование и тарификация труда», № 10/2020.