Семь ситуаций применения суммированного учета: как избежать ошибок

При применении в организации суммированного учета рабочего времени часто возникают затруднительные ситуации. Их причина в том, что законодательство не содержит прямых указаний по его использованию, а те формулировки, которые можно найти в текстах нормативных документов, довольно расплывчаты.

В данном материале мы продолжаем рассматривать самые злободневные вопросы использования суммированного учета.

Ситуация 1

В организации принят следующий режим рабочего времени:

1-я смена – с 08:00 до 20:00;

2-я смена – с 20:00 до 08:00.

Каким образом в этом случае отражать в табеле учета рабочего времени время работы?

Как планировать и соотносить с расчетной нормой рабочего времени данный режим рабочего времени?

Учет явок на работу и ухода с нее ведется в табелях использования рабочего времени, годовых табельных карточках или иных документах с указанием календарных дней учетного периода (ст. 133 ТК). Можно сделать вывод, что учет рабочего времени ведется в календарных днях с указанием количества отработанного в этот день времени.

Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Часто при оформлении графика сменности пользуются условными обозначениями, принятыми в организации, например:

Такое оформление графика имеет право на существование: работник понимает, как он будет работать, что и является главной целью графика – донести до работника его режим рабочего времени, время начала и окончания работы, а также перерыва для отдыха и питания. Однако следует понимать, что учет запланированного рабочего времени ведется в календарных днях.

Ошибкой будет вести учет рабочего времени, не отражающий количество рабочего времени в календарных днях. Такой расчет запланированного количества рабочего времени неверен, поскольку необходимо планировать и в дальнейшем отражать количество отработанного времени в календарных днях. Расчетная норма рабочего времени за учетный период рассчитывается путем умножения продолжительности ежедневной работы (смены) на количество рабочих дней учетного периода, которое определяется как разница между календарными днями, выходными и государственными праздниками и праздничными днями. Данная норма заложена в Разъяснении № 133.

Документ:
постановление Минтруда Республики Беларусь от 18.10.1999 № 133 «Об установлении расчетной нормы рабочего времени на 2000 год и утверждении Разъяснения о порядке определения расчетной нормы рабочего времени и часовой тарифной ставки в Республике Беларусь» (далее – Разъяснение № 133).

Пример ошибочного расчета графика приведен ниже:

Правильный расчет графика будет выглядеть так:

Таким же образом необходимо отражать отработанное время и в табеле учета рабочего времени.

Ситуация 2

Последний день трудового отпуска (23-е число) выпадает на начало ночной смены (2-я смена с 20:00 до 08:00), а вторая ее половина приходится уже на 24-е число – первый рабочий день после отпуска (см. график сменности ниже).

Когда работник должен приступить к работе?

Трудовой и социальный отпуска исчисляются в календарных днях (часть первая ст. 151 ТК). Поэтому если последний день трудового отпуска (23-е число) выпал на начало ночной смены, то работник должен приступить к работе в 00:00 следующего за отпуском дня, т.е. 24-го числа.

Для того чтобы работнику не нужно было выходить на работу в окончание ночной смены (тем более что рабочий день не может начаться с перерыва для отдыха и питания (с 00:00 до 01:00)), рекомендуем предоставить работнику трудовой отпуск так, чтобы он захватывал и окончание 2-й смены, либо оформить на этот день социальный отпуск без сохранения заработной платы.

Во втором случае табель учета рабочего времени будет иметь вид:

Если же работник желает отработать окончание ночной смены, то перерыв для отдыха и питания ему должен быть предоставлен в другое время по его заявлению. Для этого следует издать приказ об изменении режима рабочего времени на этот день. Примеры заявления работника и приказа об изменении режима работы приведены ниже.

Ситуация 3

Работник по личным обстоятельствам не может выйти во 2-ю смену (с 20:00 до 8:00).

Каким образом это оформить?

Вторая смена затрагивает 2 календарных дня: с 20:00 до 00:00 одного дня и с 00:00 до 08:00 следующего дня. Таким образом, несмотря на то что работник не может выйти в одну смену, ему необходимо предоставить социальный отпуск без сохранения заработной платы на 2 календарных дня.

Некоторые работники, а также специалисты ошибочно полагают, что раз смена одна, то и социальный отпуск необходимо брать на один день, чаще всего день начала ночной смены. Однако, как мы выяснили выше, социальный отпуск исчисляется в календарных днях. Поэтому необходимо оформить предоставление социального отпуска на 2 календарных дня (начало и окончание 2-й смены).

Пример табеля учета рабочего времени с социальным отпуском на 23–24-е числа приведен ниже:

Ситуация 4

Работник после окончания 2-й смены (с 20:00 до 08:00) почувствовал недомогание и обратился в медицинское учреждение, где ему был открыт листок нетрудоспособности.

Каким образом отразить этот день в табеле учета рабочего времени и оплатить его работнику?

Днем возникновения права на пособие является первый день освобождения от работы согласно листку нетрудоспособности (п. 4 Положения о порядке обеспечения пособиями по временной нетрудоспособности и по беременности и родам, утвержденного постановлением № 569 (далее – Положение)). Пособие по временной нетрудоспособности не назначается за период, за который начислялась заработная плата (подп. 9.5 п. 9 Положения).

Документ:
постановление Совета Министров Республики Беларусь от 28.06.2013 № 569 «О мерах по реализации Закона Республики Беларусь «О государственных пособиях семьям, воспитывающим детей» (далее – постановление № 569).

Решение о назначении (отказе в назначении) пособия по временной нетрудоспособности работникам в соответствии с п. 9 Положения принимает комиссия по назначению пособий плательщика (п. 32 Положения). В связи с тем что работник отработал полный рабочий день и ему за этот день должна быть начислена заработная плата, комиссия должна вынести решение об отказе в назначении пособия по временной нетрудоспособности за день, за который начислена заработная плата.

Таким образом, за первый день временной нетрудоспособности работнику начисляется заработная плата, а пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается.

По мнению автора, при неполной отработке смены в табеле учета рабочего времени должно быть указано фактически отработанное сотрудником время и начислена заработная плата пропорционально отработанному в этот день времени. Пособие за этот день также не начисляется. Однако на практике может возникнуть ситуация, когда заработная плата, начисленная за фактически отработанное в день открытия листка нетрудоспособности время, меньше, чем сумма пособия, назначенного за этот день. В данной ситуации комиссия по назначению пособий может вынести решение о назначении пособия по временной нетрудоспособности с первого дня открытия больничного. В таком случае заработная плата за этот день не начисляется.

Ситуация 5

Работник работает по следующему графику сменности:

Работник был на больничном с 7 по 15 августа. В листке нетрудоспособности сделана отметка: «К труду – 16 августа».

Когда он должен выйти на работу?

В соответствии с листком нетрудоспособности работник должен выйти на работу в 00:00 16 августа.

В связи с тем что по графику сменности перерыв для отдыха и питания установлен в начале второй половины ночной смены, по мнению автора, обед должен быть перенесен на другое время по согласованию работника и его руководителя. Данное изменение должно быть оформлено письменно, например по заявлению работника. Очевидно, что приказ об изменении времени перерыва для отдыха и питания будет издан позже. В приказе необходимо отразить конкретное начало и окончание перерыва для отдыха и питания для того, чтобы правильно отразить время работы в табеле учета рабочего времени и рассчитать заработную плату работника (в т.ч. оплату ночного времени).

Ситуация 6

Можно ли планировать в графике работ (сменности) отпуск (трудовой или социальный)?

При составлении графика работ (сменности), особенно на небольшие периоды времени, например месяц или квартал, можно отражать запланированные периоды отсутствия работников (например, трудовой отпуск). Это удобно тем, что можно составить график работ остальных работников с учетом временного отсутствия одного или нескольких работников.

Очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем (ст. 168 ТК). Однако в графиках отпусков не всегда указываются точное начало и окончание отпуска, а только месяц начала отпуска. Законодательством это не запрещено. Но в графике работ (сменности) начало и окончание отпуска следует отразить обязательно, потому что расчетная норма рабочего времени должна быть скорректирована на период отсутствия работника.

Уточненная норма рабочего времени в таком случае определяется исходя из расчетной нормы рабочего времени для 5-дневной рабочей недели с выходными днями в субботу и воскресенье (с продолжительностью рабочего времени 8 ч или 7 ч в предпраздничный день) или 6-дневной рабочей недели с выходным днем в воскресенье (с продолжительностью работы с понедельника по пятницу 7 ч, в субботу 5 ч).

Составим графики работ сотрудника на август 2017 г. (расчетная норма рабочего времени – 184 ч) при обычном режиме работы и с учетом отпуска. Учетный период – месяц. Пример графиков работ приведен ниже.

Обычный режим работы (без трудового отпуска):

С учетом трудового отпуска с 5 по 18 августа (нормы рабочего времени рассчитаем исходя из 5-дневной рабочей недели и продолжительности рабочего времени 8 ч (7 ч в предпраздничный день)):

В данном случае расчетная норма времени должна быть скорректирована на 80 ч (период временного отсутствия работника, рассчитанный по производственному календарю для 5-дневной рабочей недели). Таким образом, уточненная норма рабочего времени составит 104 ч (184 – 80).

Также удобно составлять графики работ (сменности) с учетом трудовых отпусков в случае, описанном в ситуации 2 (когда окончание трудового отпуска выпадает на середину ночной смены). В таком случае в графике можно исключить разбивание ночной смены на день отпуска (23-е число) и день работы (24-е число), запланировав выходной день. Тогда график будет иметь следующий вид:

Ситуация 7

Работнику установлен суммированный учет рабочего времени. Время начала и окончания работы, а также перерывы для отдыха и питания устанавливаются в графике работ. Чаще всего работник ходит на работу по графику «2 через 2» с продолжительностью рабочего времени 11 ч (с 08:00 до 20:00, перерыв для отдыха и питания с 13:00 до 14:00). Но в отдельные периоды с целью доработки до расчетной нормы рабочего времени сотруднику в графике ставят рабочие дни продолжительностью 3 ч (с перерывом для отдыха и питания 20 мин). Работник просит убрать перерыв для отдыха и питания, так как он ему не нужен и он хочет уходить с работы пораньше.

Может ли наниматель пойти навстречу работнику и не предоставлять перерыв для отдыха и питания?

Работникам предоставляется в течение рабочего дня перерыв для отдыха и питания продолжительностью не менее 20 мин и не более 2 ч, который используется работником по своему усмотрению и в рабочее время не включается (ст. 134 ТК). Время предоставления перерыва и его конкретная продолжительность устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка или графиком работ (сменности) либо по соглашению между работником и нанимателем.

Из этого правила нет исключений. Таким образом, наниматель обязан предоставить работнику перерыв для отдыха и питания, даже если работник не желает его использовать. По мнению автора, данная норма трудового законодательства нуждается в корректировке, а именно: у нанимателя и работника должна быть возможность прийти к соглашению об отсутствии перерыва для отдыха и питания, например, в дни (смены) с небольшой продолжительностью рабочего времени.

В качестве альтернативы можно воспользоваться нормой части третьей ст. 134 ТК и включить время, необходимое для приема пищи, в рабочее время. Однако это возможно только на тех работах, где по условиям производства перерыв установить нельзя. Если все же принято решение о включении перерыва для отдыха и питания в рабочее время, то он должен быть включен в рабочее время при любой продолжительности рабочего дня. Таким образом, в рассматриваемой ситуации при работе с 08:00 до 20:00 и включенном в рабочее время перерыве для отдыха и питания продолжительность рабочего времени составит 12 ч. Перечень таких работ, порядок и место приема пищи устанавливаются только в коллективном договоре (соглашении) либо в правилах внутреннего трудового распорядка.