Составляем бюджет затрат на персонал. Основные этапы работы

Светлана Матылевич, заместитель начальника службы по работе с персоналом

Планирование и грамотное управление затратами на персонал является одной из приоритетных задач бизнеса, так как этот блок затрат занимает существенную часть в общем объеме издержек. В условиях неопределенности, в которой мы живем последние несколько лет, отнестись к составлению бюджета затрат на персонал нужно с особой ответственностью. Необходимо четко понимать, на чем можно сэкономить без вреда для организации. В связи с быстро меняющейся реальностью планирование затрат превращается в квест, поэтому составление плана бюджета на базе цифр прошлого года может привести к значительной погрешности.

В крупных компаниях каждый руководитель составляет бюджет доходов и расходов по собственному подразделению в соответствии со стратегией развития компании на планируемый период. Все показатели сводятся в единый документ, который, как правило, и называют бюджет компании.

Справочно:
бюджет – это календарный план доходов и расходов организации, сформулированный в стоимостных и количественных величинах для принятия решений, планирования и контроля в процессе управления деятельностью компании.

Служба по работе с персоналом (HR-служба) планирует свою работу в части найма персонала, адаптации, обучения, удержания, а также поддержания корпоративной культуры и др. Бюджеты всех подразделений должны коррелировать со стратегией как самого направления деятельности, так и основных целей и задач бизнеса.

Важно!
Бюджет расходов на персонал должен опираться на стратегию развития компании.

Бюджет затрат на персонал, как правило, составляется сроком на 1 год и корректируется в зависимости от складывающейся внешней и внутренней экономической ситуации (экономической политики государства, внешней политики, пандемий, изменения курса валют, стратегии компании и т.д.). Бюджет затрат на персонал позволяет планировать траты на работников компании.

План бюджета на персонал проходит несколько этапов:

1. Подготовительный этап.

2. Составление бюджета и утверждение его руководством.

3. Реализация и контроль за исполнением.

4. Подведение итогов.

Первым и важным этапом при составлении HR-бюджета является его подготовка, или подготовительный этап, который состоит:

– из сбора данных о текущем состоянии рынка труда и уровня заработных плат по необходимым должностям служащих/профессиям рабочих;

– аналитики текущего состояния укомплектованности, планов бизнеса, необходимого найма/оптимизации штата;

– поиска и подбора сотрудников для новых направлений бизнеса;

– работы над удержанием, поддержанием стабильного микроклимата внутри коллектива, улучшением благосостояния сотрудников и т.д.

Также на подготовительном этапе необходимо сформировать стратегию развития подразделения на будущий период. При написании разработки стратегии рекомендуется организовать стратегическую сессию совместно с руководителями ключевых направлений бизнеса для понимания и формирования общего вектора развития. Это в будущем поможет при защите бюджета, так как позволяет объективно сформировать бюджет без излишеств и рассчитывать на их поддержку.

После того как необходимые данные собраны, стратегия понятна и утверждена, можно приступать к оцифровке, т.е. составлению бюджета, а затем – к его утверждению у руководства.

Бюджет следует разбить на основные пункты (статьи затрат), чтобы он не выглядел раздутым...

<…>

Полный текст читайте в журнале «Нормирование и тарификация труда», № 6/2022.