Три обязательных требования к содержанию штатного расписания организации

Наличие штатного расписания обязательно для организаций любых организационно-правовых форм и индивидуальных предпринимателей.

Законодательство не дает определения штатного расписания и не содержит требований к его форме, однако определенные ссылки на данный вид документов все же в нем есть. Анализируя нормы законодательства, можно выделить 3 основных требования к содержанию штатного расписания.

1. Штатное расписание определяет структуру организации

Штатное расписание устанавливает внутренний трудовой распорядок, поскольку отражает структуру внутреннего управления организацией, т.е. ее организационную структуру.

Документ:
Трудовой кодекс Республики Беларусь (далее – ТК).

Из штатного расписания следует систематизированная, иерархически упорядоченная совокупность частей, структурных подразделений организации и управляющих ими органов или лиц. В ней определены области управления, полномочия, ответственность, подчинение и соподчинение участников управления. Работников группируют по признаку вхождения в состав подразделения организации.

Справочно:
штатное расписание определяет трудовой распорядок для работников (ст. 194 ТК).

Справочно:

структурное подразделение организации – это официально выделенный орган управления определенной частью организации с самостоятельными целями, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач. Задачи, функции, ответственность, а также права и обязанности руководителя структурного подразделения организации должны быть закреплены в положении о соответствующем структурном подразделении.

Различают структурные подразделения организации:

1) обособленные (вне территории организации) – филиалы и представительства (ст. 51 ГК);

2) внутренние – управления, отделы, бюро и др.

Целесообразность и обоснованность создания того или иного структурного подразделения, введение в штат той или иной должности руководителя подразделения должны увязываться с нормативами его численности (нормами управляемости). При отсутствии таких норм – закрепляться решением руководителя организации (уполномоченного органа).

Документ:
Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК).

Справочно:

руководствуясь п. 10 Общих положений ЕКСД, наниматель может устанавливать следующие нормы управляемости при создании структурных подразделений, если иное не установлено законодательством:

• управление (служба) – при наличии в его штате не менее 7 штатных единиц, включая должность руководителя;

• отдел – при наличии в его штате не менее 4 штатных единиц, включая должность руководителя;

• сектор (бюро, группа) – при наличии в его штате не менее 3 штатных единиц, включая должность руководителя.

Указанные наименования и нормы управляемости структурных подразделений носят рекомендательный характер для коммерческих организаций.

Нормы управляемости при создании производственных структурных подразделений (цех, участок, производство, база, склад, магазин и др.) устанавливает наниматель.

Обратите внимание!

При определении структуры аппарата управления коммерческих организаций государственной формы собственности и организаций с долей собственности государства в их уставных фондах более 50 % следует руководствоваться Рекомендациями по разработке примерных структур и штатных нормативов численности работников аппарата управления, утвержденными постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 09.03.2004 № 25 (далее – Рекомендации № 25).

Данный документ носит рекомендательный характер. Коммерческие организации при желании могут применять его положения.

Наименования структурных подразделений организации в штатном расписании следует указывать полностью (без сокращений) – в единственном числе, именительном падеже, согласно утвержденной нанимателем организационной структуре управления (см. пример 1).

По общему правилу в штатном расписании должны быть отражены все штатные единицы организации. В противном случае оно не будет соответствовать действительности.

Документ:
Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1 (далее – Общие положения ЕКСД).

Штатное расписание может отражать общую структуру организации. Возможно выделение частей этой структуры в отдельные разделы (штатные расписания):

– разделы, определяющие структуру обособленного подразделения (например, сеть магазинов (филиалов) и в каждом из них свое штатное расписание: филиал «Росинка», филиал «Росинка 2»);

– разделы работников со сдельной и повременной формами оплаты труда;

– разделы работников, которым установлены фиксированные или плавающие оклады, часовые тарифные ставки (оклады);

– разделы рабочих и руководителей, специалистов и других служащих одной организации.

Пример 1. Фрагмент штатного расписания, отражающий организационную структуру организации

2. Штатное расписание определяет штат работников

Штат работников коммерческой организации определяется штатным расписанием организации в зависимости от ее хозяйственных и организационных функций.

Важно!
Трудовые договоры с работниками заключаются только по включенным в штатное расписание должностям служащих и профессиям рабочих.

Наименования должностей служащих (профессий рабочих) в штатном расписании устанавливаются в точном соответствии с квалификационными справочниками (ст. 19 и 61 ТК).

В соответствии с законодательством квалификационные справочники (ЕТКС и ЕКСД) являются обязательными для применения в организациях любых организационно-правовых форм.

При применении ЕТКС и ЕКСД необходимо руководствоваться Общими положениями ЕТКС и ЕКСД.

Численность рабочих определяется по утвержденным нормам труда, нормативам численности и нормам обслуживания в зависимости от объемов производства и количества обслуживаемого оборудования.

Численность служащих определяется по нормативам численности, установленным законодательством. При их отсутствии разрабатываются собственные нормы затрат труда, по которым в зависимости от планируемого объема работ рассчитывается количество необходимых специалистов.

Обратите внимание!

Законодательством разработаны нормативы численности, например, для работников:

– кадровых служб – постановление Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 27.12.2005 № 187 «Об утверждении Межотраслевых нормативов численности работников кадровых служб коммерческих организаций»;

– служб охраны труда – ст. 16 Закона Республики Беларусь от 23.06.2008 № 356-З «Об охране труда».

Численность состава руководящих работников коммерческих организаций может быть установлена в качестве обязательного требования в определенных законодательством случаях (например, для получения специального разрешения или сертификата). Общего правила формирования руководства коммерческой организации законодательством не установлено.

Документ:
Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника профессий рабочих (ЕТКС), утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты Республики Беларусь от 30.03.2004 № 34  (далее – Общие положения ЕТКС).

Численность заместителей руководителя организации обычно устанавливается в зависимости:

– от количества осуществляемых видов и направлений деятельности структурных подразделений;

– списочной численности работников;

– выполняемых работниками функций.

Справочно:

должность заместителя начальника структурного подразделения  вводится при численности работников в его штате из расчета не менее 5 человек, подчиненных одному заместителю (п. 14 Рекомендаций № 25).

Нормы управляемости для введения заместителей соответствующих структурных подразделений могут быть определены в локальных нормативных актах организации.

Должность «менеджер» относится к категории руководителей и при необходимости может предусматривать наличие подчиненных работников (п. 6 Общих положений ЕКСД).

Штатное расписание организации устанавливает ее структуру, штат и численность работников, трудовой распорядок и в большинстве случаев – размер оплаты труда.

При этом в штатном расписании подчиненные менеджеру работники могут быть указаны как непосредственно после него, так и отдельно. Структурно данное подчинение может быть не обозначено, поскольку состав рабочих групп (подчиненного персонала) менеджера может меняться от проекта к проекту (от задачи к задаче).

Вместе с тем согласно нормам Общих положений ЕКСД менеджер может не иметь подчиненных работников.

3. Штатное расписание определяет размер тарифной части заработной платы

В штатном расписании отдельными графами таблицы могут быть отражены следующие сведения о заработной плате:

• тарифные разряды и соответствующие им тарифные коэффициенты;

• коэффициенты по технологическим видам работ;

• размеры тарифных ставок и окладов работников без учета повышений;

• повышения тарифных ставок и тарифных окладов по различным основаниям;

• размеры тарифных ставок и окладов работников с учетом повышений.

Можно отразить и другие элементы оплаты труда (при их применении): надбавки, доплаты, регулярные премии и бонусы. Наниматель самостоятельно принимает решение о целесообразности указания этих сведений.

Документ:
Декрет Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 № 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (далее – Декрет № 29).

Обратите внимание!

С 1 июня 2011 г. Указом Президента Республики Беларусь от 10.05.2011 № 181 «О некоторых мерах по совершенствованию государственного регулирования в области оплаты труда» коммерческим организациям и индивидуальным предпринимателям предоставлено право самостоятельно принимать решение о применении Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь (далее – ЕТС) при определении условий оплаты труда работников.

При этом тарифные разряды по ЕТС, повышения по различным основаниям и иные элементы оплаты труда могут как содержаться, так и не содержаться в штатном расписании вне зависимости от того, применяет или не применяет коммерческая организация ЕТС.

Работникам, с которыми заключен контракт, наниматель обязан предусмотреть повышение тарифной ставки в размере до 50 %, если больший размер увеличения не установлен законодательством (подп. 2.5 п. 2 Декрета № 29).

Указанное повышение распространяется в т.ч. на оклады работников и должно предусматриваться, даже если наниматель полностью отказывается от применения ЕТС.

Справочно:

в штатном расписании повышение тарифных ставок (окладов) по Декрету № 29 могут не отражаться в случаях, когда:

– наниматель не применяет контрактную форму найма;

– тарифная ставка (оклад) работника в штатном расписании сразу указывается с учетом этого повышения.

В отношении работников со сдельной формой оплаты труда данное повышение учитывается в составе тарифной части заработной платы, но рассчитывается отдельно от сдельных расценок, обычно пропорционально отработанному времени.

Перечень доплат и надбавок компенсирующего и стимулирующего характера, включаемых в штатное расписание, определяет наниматель. Как правило, это выплаты, размер которых в абсолютной сумме или в процентном отношении имеет постоянную величину и выплачивается ежемесячно. Например:

– надбавки сложность и напряженность работы (служащим);

– надбавки за стаж работы;

– надбавки за профессиональное мастерство (рабочим);

– надбавки за классность (водителям автомобилей);

– доплаты за совмещение профессий (должностей), увеличение объема работ;

– доплаты за работу с тяжелыми (вредными) или особо тяжелыми (особо вредными) условиями труда (см. пример 2).

По просьбе налоговых органов наниматели указывают в реквизите утверждения штатного расписания: общую штатную численность работников и размер заработной платы, начисленной по всем элементам оплаты труда, отраженным в штатном расписании.

Справочно:

типовая форма штатного расписания и порядок составления установлены, например:

1) приказом Минздрава Республики Беларусь от 28.12.1994 № 273 «О введении форм штатных расписаний учреждений здравоохранения»;

2) приказом Минсоцзащиты Республики Беларусь от 07.12.1995 № 50 «О введении форм штатных расписаний учреждений социальной защиты»;

3) постановлением Минспорта Республики Беларусь от 14.04.2008 № 14 «Об утверждении Инструкции об особенностях регулирования труда работников, осуществляющих педагогическую деятельность в сфере физической культуры и спорта».

Пример 2. Содержание штатного расписания