Можно ли в табелях учета рабочего времени и в графиках сменности ставить факсимиле подписи?
Да, можно, но только в табелях учета рабочего времени. В графике сменности допускается только собственноручная подпись.
Законодательство допускает подписание первичных учетных документов (далее – ПУД) на бумажном носителе – собственноручно или с использованием факсимиле (с помощью средств механического или другого копирования).
Факсимильное воспроизведение собственноручной подписи допускается с помощью средств механического или другого копирования, электронной цифровой подписи или другого аналога собственноручной подписи, обеспечивающих идентификацию соответствующего лица (соответствующих лиц) (часть третья п. 2 ст. 10, часть вторая п. 3 ст. 11 Закона № 57-З).
Документ: Закон Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З).
Пока факсимиле не получило подробного регулирования в трудовом законодательстве, организации целесообразно разработать внутренний порядок его применения, в т.ч. утвердить перечень документов, на которых могут использоваться факсимиле.
Важно!
При подписании ПУД и регистров бухучета разрешается использование средств связи и иных технических средств, компьютерных программ, информационных систем или информационных сетей, если такой способ подписания позволяет достоверно установить, что этот документ подписан лицом (лицами), ответственным (ответственными) за совершение хозяйственной операции и (или) правильность ее оформления.
При принятии решения об использовании факсимиле необходимо установить порядок его использования в приказе или локальном правовом акте организации, отразив следующие вопросы:
1) порядок учета факсимиле в организации;
2) место хранения факсимиле и лицо, ответственное за его сохранность;
3) перечень работников, имеющих право проставлять факсимиле подписи руководителя на документах;
4) перечень документов, которые могут быть подписаны с помощью факсимиле. Этот перечень должен быть исчерпывающим, без возможности расширенного понимания.
В определенных случаях законодательство прямо указывает на необходимость собственноручной подписи. К таким документам относятся документы, которые подлежат утверждению (п. 52 Инструкции по делопроизводству). В нашем случае это графики сменности (ст. 123 ТК).
Документ: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).
Таким образом, факсимиле допускается использовать на документах согласно перечню, утвержденному в организации, за исключением документов, на которых прямо запрещено использовать факсимиле или предусмотрено законодательством проставление собственноручной подписи.
Ознакомьтесь с подборкой материалов на тему "Табели и графики работ":
.png)
